Thủ tục xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam | Update 2026 bởi Trung tâm dịch vụ di trú và thị thực Việt Nam – SenElite Law Firm

---

I. Thủ tục xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam (Vietnam Work Permit) 

Giấy phép lao động (Work Permit/Employment Permit/Job Permit) là điều kiện pháp lý bắt buộc để người nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Đây là cơ sở để Nhà nước quản lý hoạt động lao động nước ngoài, đồng thời bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động khi làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam.

Từ năm 2026, theo chủ trương sắp xếp tinh gọn bộ máy hành chính, thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy phép lao động đã được chuyển từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sang Sở Nội vụ tại các tỉnh/thành phố. Việc thay đổi cơ quan thẩm quyền này nhằm thống nhất đầu mối quản lý và cải thiện hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực lao động nước ngoài.

Dưới đây là nội dung chi tiết, đã được chuẩn hóa theo các quy định pháp lý hiện hành để hướng dẫn người lao động nước ngoài, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động nước ngoài, và các đơn vị có liên quan nắm rõ:

• Giấy phép lao động là gì và vai trò của nó trong quan hệ lao động;

• Ai phải xin cấp Work Permit và ai được miễn;

• Các bước thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động từ năm 2026;

• Các thuật ngữ tương đương dùng trong pháp lý như Work Permit, Employment Permit, Job Permit, Vietnam Work Permit;

• Sự khác biệt giữa Work Permit (giấy phép làm việc) và Work Visa (thị thực lao động);

• Điều kiện, hồ sơ và quy trình xử lý tại Sở Nội vụ theo cơ chế một cửa và Cổng Dịch vụ công.

Nội dung được thiết kế theo chuẩn chuyên môn của Trung tâm Dịch vụ Di trú và Thị thực Việt Nam – SenElite Law Firm, giúp doanh nghiệp và người lao động dễ dàng tra cứu, áp dụng vào thực tế, đồng thời phù hợp với yêu cầu tuân thủ pháp luật lao động và xuất nhập cảnh trong giai đoạn hiện tại.

---

1. Giấy phép lao động là gì? (Work Permit Definition)

1.1 Khái niệm pháp lý

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan nhà nước Việt Nam cấp, ghi nhận quyền làm việc hợp pháp của người lao động nước ngoài tại một doanh nghiệp hoặc tổ chức cụ thể trong thời hạn tối đa 02 năm. GPLĐ thể hiện các thông tin: người sử dụng lao động, chức danh, vị trí việc làm, trình độ chuyên môn, địa điểm làm việc và thời hạn được phép làm việc.

Đây là yêu cầu bắt buộc đối với đa số trường hợp người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, trừ các trường hợp nằm trong danh mục miễn theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

1.2 Vai trò của Giấy phép lao động đối với người nước ngoài

Giấy phép lao động là căn cứ pháp lý quan trọng trong quá trình làm việc và cư trú tại Việt Nam:

• Chứng minh tính hợp pháp của việc làm: Giúp người lao động tránh rủi ro vi phạm pháp luật và nguy cơ trục xuất.

• Là cơ sở để bảo vệ quyền lợi: Người có GPLĐ được tham gia BHXH, BHYT và được hưởng đầy đủ quyền lợi theo hợp đồng lao động và pháp luật Việt Nam.

• Điều kiện để xin các giấy tờ khác: GPLĐ là yêu cầu bắt buộc khi xin Visa lao động (LĐ1, LĐ2) hoặc Thẻ tạm trú (TRC) để cư trú dài hạn tại Việt Nam.

• Công cụ quản lý nhà nước: Giúp cơ quan quản lý kiểm soát thị trường lao động nước ngoài, đảm bảo người lao động có trình độ và chuyên môn phù hợp.

1.3 Phân biệt Work Permit và Work Visa

Mặc dù thường được nhắc cùng nhau, Work Permit và Work Visa là hai thủ tục khác nhau:

Như vậy:

• Work Permit = Giấy phép làm việc

• Work Visa = Giấy phép nhập cảnh và cư trú để làm việc

Hai thủ tục này bổ sung cho nhau và thường được thực hiện theo trình tự: Xin GPLĐ → Xin Visa/Thẻ tạm trú.

1.4 Thuật ngữ tương đương trong tiếng Anh – tiếng Trung

• Tiếng Anh:

  • Work Permit

  • Vietnam Work Permit

  • Employment Permit

  • Job Permit

• Tiếng Trung:

  • 工作许可证 (Gōngzuò xǔkězhèng)

Các thuật ngữ này đều dẫn chiếu tới “Giấy phép lao động” trong hệ thống pháp luật Việt Nam.

---

2. Đối tượng phải xin Giấy phép lao động tại Việt Nam

2.1 Các nhóm người lao động thuộc diện phải xin GPLĐ

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc một trong các hình thức sau phải xin GPLĐ:

• Làm việc theo hợp đồng lao động

• Giữ vai trò nhà quản lý, giám đốc điều hành

• Là chuyên gia

• Là lao động kỹ thuật

• Tham gia cung cấp dịch vụ, thực hiện hợp đồng, chào bán dịch vụ

• Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh, tổ chức quốc tế, phi chính phủ tại Việt Nam

• Người tham gia thực hiện dự án thuộc các lĩnh vực kinh tế – kỹ thuật – văn hóa – giáo dục

2.2 Điều kiện về thời gian làm việc

Người nước ngoài phải xin GPLĐ nếu:

• Làm việc trên 30 ngày liên tục; hoặc

• Làm việc trên 90 ngày lũy kế trong 12 tháng.

2.3 Điều kiện để được cấp Work Permit

Người lao động nước ngoài phải đáp ứng đồng thời:

• Có sức khỏe theo quy định

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ

• Có trình độ chuyên môn/kinh nghiệm phù hợp với vị trí việc làm

• Được doanh nghiệp Việt Nam đề nghị và được Sở Nội vụ chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

---

3. Các trường hợp được miễn Giấy phép lao động (19 trường hợp theo Nghị định 152/2020)

Một số người lao động nước ngoài được miễn GPLĐ nhưng vẫn phải xin Văn bản xác nhận miễn GPLĐ (trừ các trường hợp được miễn cả thủ tục xác nhận).

Các trường hợp phổ biến được miễn GPLĐ

• Nhà đầu tư, chủ sở hữu công ty

• Thành viên Hội đồng quản trị

• Chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc dưới 30 ngày và không quá 03 lần/năm

• Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp

• Người kết hôn với công dân Việt Nam

• Người tham gia dự án ODA

• Tình nguyện viên

• Chuyên gia vào xử lý tình huống khẩn cấp

• Người thực tập, học nghề

• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng

Lý do vẫn phải xin xác nhận miễn GPLĐ

• Chứng minh tư cách làm việc hợp pháp

• Phục vụ thủ tục xin visa, thẻ tạm trú

• Tránh rủi ro xử phạt khi thanh tra lao động

---

4. Quy trình 4 bước xin Work Permit tại Việt Nam 

Quy trình xin Work Permit (Giấy phép lao động) tại Việt Nam thường gồm 4 bước chính: (1) Xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài từ cơ quan chức năng (Sở LĐTBXH hoặc Bộ LĐTBXH), (2) Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ (hồ sơ cá nhân, hồ sơ công ty, giấy tờ chứng minh chuyên môn), (3) Nộp hồ sơ xin GPLĐ tại cơ quan có thẩm quyền (Sở LĐTBXH), và (4) Nhận kết quả Work Permit (hoặc văn bản miễn GPLĐ), sau đó ký hợp đồng lao động & xin thị thực phù hợp.

Bước 1: Xác định người lao động thuộc diện cấp hoặc miễn Giấy phép lao động (GPLĐ)

Việc xác định một người lao động nước ngoài (NLĐNN) có thuộc diện cấp hay miễn Giấy phép lao động là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình xin Work Permit. Doanh nghiệp phải rà soát hồ sơ, đối chiếu với Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi để xác định đúng nhóm pháp lý, từ đó chuẩn bị hồ sơ theo đúng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền (từ năm 2026 là Sở Nội vụ).

Việc phân loại dựa trên:

• Quốc tịch và tình trạng cư trú;

• Vị trí công việc và chức danh;

• Hình thức làm việc;

• Thời gian làm việc tại Việt Nam;

• Loại hình tổ chức/doanh nghiệp sử dụng lao động.

Dưới đây là hướng dẫn chuẩn hóa để doanh nghiệp xác định đúng nhóm thuộc diện cấp hoặc miễn GPLĐ.

---

1. Người lao động thuộc diện phải xin Giấy phép lao động (Cấp GPLĐ)

Người lao động nước ngoài không thuộc các trường hợp miễn thì phải xin GPLĐ để làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Các nhóm phổ biến cần xin GPLĐ gồm:

1.1 Nhóm người làm việc theo hợp đồng hoặc bổ nhiệm

• Thực hiện hợp đồng lao động với doanh nghiệp Việt Nam.

• Giữ vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật tại tổ chức/doanh nghiệp.

• Người được doanh nghiệp nước ngoài điều động sang làm việc tại Việt Nam.

1.2 Nhóm cung cấp dịch vụ và thực hiện dự án

• Người thực hiện hợp đồng kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học – kỹ thuật, văn hóa, giáo dục, y tế.

• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

• Người thực hiện chào bán dịch vụ tại Việt Nam.

1.3 Nhóm đại diện tổ chức nước ngoài

• Người đứng đầu hoặc đại diện tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài, chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam.

1.4 Điều kiện chung để được cấp GPLĐ

Người lao động thuộc diện phải xin GPLĐ cần đáp ứng các điều kiện:

• Có đủ năng lực hành vi dân sự và sức khỏe theo quy định;

• Không có tiền án, tiền sự hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

• Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với vị trí;

• Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài do Sở Nội vụ cấp (từ 2026).

---

2. Người lao động thuộc diện miễn Giấy phép lao động

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, có 19 trường hợp NLĐNN được miễn GPLĐ. Dưới đây là các nhóm phổ biến nhất:

2.1 Nhà đầu tư – Chủ sở hữu doanh nghiệp

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH với tỷ lệ vốn góp theo quy định.

• Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT của công ty cổ phần có vốn góp theo quy định.

2.2 Các chức danh đặc thù và đại diện tổ chức quốc tế

• Trưởng văn phòng đại diện, trưởng dự án của tổ chức quốc tế hoặc tổ chức phi chính phủ.

• Luật sư nước ngoài đã có Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam.

2.3 Trường hợp chuyên gia ngắn hạn

• Người vào Việt Nam < 03 tháng để:

  • Chào bán dịch vụ;

  • Xử lý sự cố kỹ thuật, công nghệ phức tạp mà chuyên gia trong nước không thể giải quyết.

2.4 Trường hợp vì lý do nhân thân hoặc điều ước quốc tế

• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam.

• Trường hợp miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

• Thân nhân của thành viên cơ quan đại diện nước ngoài được phép làm việc tại Việt Nam.

2.5 Sinh viên – Thực tập sinh

• Sinh viên, học viên đang học tại các trường ở nước ngoài thực tập tại Việt Nam theo thỏa thuận.

---

3. Lưu ý quan trọng: Vẫn phải xin “Xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ”

Mặc dù thuộc diện miễn, doanh nghiệp vẫn phải làm hồ sơ xin:
Văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp GPLĐ.

Cơ quan tiếp nhận từ năm 2026 là:

• Sở Nội vụ đối với NLĐ làm việc tại doanh nghiệp/tổ chức trên địa bàn;

• Hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đối với trường hợp đặc thù.

Tại sao phải xin xác nhận này?

• Để chứng minh tư cách làm việc hợp pháp của NLĐ;

• Bắt buộc khi xin visa lao động (LĐ1/LĐ2) hoặc thẻ tạm trú;

• Tránh xử phạt hành chính khi thanh tra lao động;

• Là hồ sơ bắt buộc trong quản lý lao động nước ngoài trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Bước 1 là nền tảng quyết định toàn bộ quá trình xin Work Permit. Nếu doanh nghiệp xác định sai diện cấp hoặc miễn, hồ sơ sẽ bị từ chối hoặc NLĐ sẽ bị coi là làm việc không hợp pháp. Vì vậy, việc rà soát hồ sơ và đối chiếu quy định cần được thực hiện cẩn trọng hoặc thông qua đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như SenElite Law Firm.

---

Bước 2: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu 01/PLI)

Từ năm 2026, theo chủ trương sắp xếp hệ thống cơ quan chuyên môn, thủ tục xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được nộp và giải quyết tại Sở Nội vụ (thay cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội). Đây là bước bắt buộc trước khi doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài.

Thủ tục này giúp cơ quan quản lý xác định nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, đảm bảo chỉ sử dụng lao động nước ngoài trong những vị trí mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được.

---

1. Mục đích và vai trò của thủ tục xin chấp thuận nhu cầu

1.1 Xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp phải giải trình rõ:

• Tại sao cần tuyển lao động nước ngoài;

• Vị trí công việc, chức danh, mô tả công việc;

• Tiêu chuẩn, trình độ chuyên môn của NLĐNN;

• Lý do lao động Việt Nam chưa đáp ứng yêu cầu.

1.2 Điều kiện tiên quyết để xin Giấy phép lao động

Doanh nghiệp không thể nộp hồ sơ xin Work Permit nếu chưa có văn bản chấp thuận này. Văn bản chấp thuận là căn cứ xác nhận doanh nghiệp được phép sử dụng NLĐNN tại vị trí đã đăng ký.

1.3 Tuân thủ pháp luật về quản lý lao động nước ngoài

Thủ tục này giúp:

• Cơ quan quản lý nắm bắt tình hình sử dụng NLĐNN;

• Bảo đảm minh bạch trong tuyển dụng;

• Kiểm soát chất lượng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

---

2. Mẫu biểu và thời hạn nộp hồ sơ

2.1 Mẫu biểu

Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 01-PLI theo Phụ lục I Nghị định 70/2023/NĐ-CP, áp dụng thống nhất toàn quốc từ năm 2023.

2.2 Thời hạn nộp hồ sơ

Hồ sơ phải được nộp ít nhất 15–30 ngày trước ngày dự kiến người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

---

3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ 

• Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi NLĐNN dự kiến làm việc (thẩm quyền mới).

• Hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) đối với trường hợp đặc thù theo phân cấp.

Việc nộp hồ sơ được thực hiện:

• Trực tiếp;

• Qua đường bưu chính;

• Hoặc nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng quản lý lao động nước ngoài.

---

4. Quy trình xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

4.1 Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ gồm:

• Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu 01/PLI);

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép hoạt động;

• Báo cáo tuyển dụng lao động Việt Nam (xem mục 4.2).

4.2 Nghĩa vụ thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam (bắt buộc từ 2024)

Trước khi xin chấp thuận, doanh nghiệp phải:

• Đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam cho vị trí dự kiến sử dụng NLĐNN trên:

  • Cổng thông tin việc làm của Bộ LĐTB&XH (Cục Việc làm), hoặc

  • Trung tâm dịch vụ việc làm cấp tỉnh.

• Sau khi đăng tuyển, doanh nghiệp phải báo cáo kết quả tuyển dụng trong hồ sơ gửi cơ quan thẩm quyền.

Quy định này nhằm bảo đảm ưu tiên lao động Việt Nam trước khi tiếp nhận lao động nước ngoài.

4.3 Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp Mẫu 01/PLI và hồ sơ kèm theo đến:

• Sở Nội vụ, hoặc

• Cục Việc làm đối với trường hợp toàn quốc/phạm vi đặc thù.

4.4 Thời hạn giải quyết

• 15 ngày làm việc đối với hồ sơ thông thường;

• 10 ngày làm việc đối với hồ sơ nộp trực tuyến hợp lệ.

Cơ quan thẩm quyền sẽ ban hành:

• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, hoặc

• Văn bản từ chối, nêu rõ lý do.

4.5 Tiếp theo sau khi có văn bản chấp thuận

Doanh nghiệp mới được phép:

• Chuẩn bị hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động (Mẫu 11/PLI);

• Thực hiện bước tiếp theo trong quy trình xin Work Permit.

---

5. Lưu ý quan trọng khi xin chấp thuận nhu cầu (Mẫu 01/PLI)

• Phải sử dụng đúng biểu mẫu mới nhất của Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

• Không được sao chép mô tả công việc giữa các vị trí — phải mô tả rõ ràng, sát thực tế.

• Mọi thông tin về số lượng, vị trí, chức danh phải khớp hoàn toàn với hồ sơ xin GPLĐ sau này.

• Nếu có thay đổi (số lượng, vị trí, hình thức làm việc), doanh nghiệp phải nộp Mẫu 02-PLIít nhất 15 ngày trước khi thay đổi có hiệu lực.

• Hồ sơ thiếu báo cáo tuyển dụng lao động Việt Nam sẽ bị từ chối.

• Cần lưu ý thời gian: hồ sơ xin chấp thuận thường kéo dài → lập kế hoạch từ sớm.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit)

Sau khi doanh nghiệp đã nhận được Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài ở Bước 2, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ xin cấp Work Permit theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

Hồ sơ xin cấp Work Permit bao gồm hai nhóm chính: (1) Hồ sơ của người lao động nước ngoài (NLĐNN) và (2) Hồ sơ của doanh nghiệp sử dụng lao động (NSDLĐ).

---

1. Hồ sơ phía người lao động nước ngoài (NLĐNN)

1.1 Mẫu đơn đề nghị cấp Giấy phép lao động (Form 11/PLI)

Sử dụng đúng Mẫu số 11-PLI ban hành kèm theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Doanh nghiệp hoặc NLĐNN phải điền đầy đủ thông tin: chức danh, vị trí việc làm, thời gian làm việc, hình thức làm việc,…

1.2 Hộ chiếu

• Bản sao hộ chiếu còn hạn theo quy định (thông thường còn hạn tối thiểu 02 năm đối với hợp đồng dài hạn).

• Bản sao phải được chứng thực và dịch thuật sang tiếng Việt nếu có yêu cầu.

1.3 Ảnh thẻ

• 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, chụp trong vòng 06 tháng gần nhất.

1.4 Giấy khám sức khỏe

• Được cấp trong 12 tháng gần nhất.

• Do bệnh viện Việt Nam hoặc bệnh viện nước ngoài được công nhận cấp.

• Nếu cấp ở nước ngoài: bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

1.5 Lý lịch tư pháp

• Lý lịch tư pháp nước ngoài hoặc Việt Nam (nếu NLĐNN đã cư trú tại Việt Nam).

• Có thời hạn không quá 06 tháng.

• Nếu cấp từ nước ngoài → phải hợp pháp hóa lãnh sự + dịch công chứng.

1.6 Bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm

Tài liệu chứng minh NLĐNN đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn cho vị trí đăng ký:

• Bằng đại học, cao đẳng hoặc chứng chỉ nghề;

• Giấy xác nhận kinh nghiệm 3–5 năm (tùy loại vị trí: chuyên gia, quản lý, kỹ thuật viên).

Lưu ý:
Tất cả tài liệu nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng trước khi nộp.

1.7 Hợp đồng lao động / Quyết định bổ nhiệm (nếu có)

• Hợp đồng lao động dự kiến ký sau khi được cấp GPLĐ; hoặc

• Quyết định cử/điều động đối với trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp.

---

2. Hồ sơ phía doanh nghiệp sử dụng lao động (NSDLĐ)

2.1 Văn bản đề nghị cấp Giấy phép lao động

Doanh nghiệp lập văn bản theo mẫu quy định nhằm đề nghị cơ quan nhà nước cấp Work Permit cho NLĐNN.

2.2 Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

• Do Sở Nội vụ cấp;

• Là hồ sơ bắt buộc, được chuẩn bị tại Bước 2.

2.3 Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép hoạt động

• Bản sao chứng thực;

• Trường hợp là chi nhánh/văn phòng đại diện thì nộp bản sao Giấy phép hoạt động tương ứng.

---

3. Lưu ý quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ

3.1 Hợp pháp hóa lãnh sự

Các tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp như:

• Bằng cấp;

• Giấy xác nhận kinh nghiệm;

• Lý lịch tư pháp;

• Giấy khám sức khỏe;

→ Phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi quốc gia đó có điều ước quốc tế miễn hợp pháp hóa với Việt Nam.

3.2 Dịch thuật công chứng

Tất cả giấy tờ nước ngoài sau khi hợp pháp hóa phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam.

3.3 Thời điểm chuẩn bị hồ sơ

Các giấy tờ có thời hạn như:

• Lý lịch tư pháp (06 tháng)

• Giấy khám sức khỏe (12 tháng)

→ Doanh nghiệp cần tính toán thời gian để tránh quá hạn khi nộp hồ sơ.

3.4 Địa điểm nộp hồ sơ 

Từ năm 2026, hồ sơ xin cấp Work Permit được nộp tại:

• Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi NLĐNN làm việc;

• Hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) trong trường hợp đặc biệt.

Nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công.

3.5 Thời gian giải quyết

Thông thường trong vòng:

• 03–05 ngày làm việc (hồ sơ đầy đủ, hợp lệ);

• Trường hợp từ chối: cơ quan cấp phép sẽ trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.

---

II. Cách chuẩn bị hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu 01/PLI)

Thủ tục xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là bước bắt buộc trước khi doanh nghiệp thực hiện hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit). Từ năm 2026, hồ sơ được nộp và giải quyết tại Sở Nội vụ, thay cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trước đây.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP và các quy định quản lý lao động nước ngoài hiện hành.

1. Ai cần thực hiện thủ tục này?

Tất cả doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đều phải xin chấp thuận nhu cầu, ngoại trừ một số trường hợp miễn theo quy định (ví dụ: tổ chức quốc tế có cơ chế tuyển dụng riêng, một số diện miễn theo điều ước quốc tế…).

Doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu chế xuất cũng phải thực hiện bước này.

---

2. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các thành phần:

2.1 Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu 01/PLI hoặc 02/PLI)

• Mẫu 01/PLI: sử dụng cho trường hợp đăng ký lần đầu.

• Mẫu 02/PLI: sử dụng khi thay đổi nhu cầu (số lượng, vị trí, chức danh…).

Nội dung giải trình phải nêu rõ:

• Tình hình sử dụng lao động hiện tại;

• Lý do cần tuyển người lao động nước ngoài;

• Mô tả công việc, vị trí, chức danh;

• Giải thích vì sao lao động Việt Nam chưa đáp ứng yêu cầu.

2.2 Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp

• Bản sao chứng thực:

  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; hoặc

  • Giấy phép hoạt động/giấy phép đầu tư (đối với tổ chức, dự án đầu tư).

2.3 Tài liệu chứng minh nhu cầu tuyển dụng

Tùy vị trí, doanh nghiệp có thể kèm:

• Bằng chứng về tuyển dụng lao động Việt Nam nhưng không đáp ứng yêu cầu;

• Mô tả công việc chi tiết;

• Cơ cấu tổ chức và lý do vị trí cần chuyên gia nước ngoài.

---

3. Quy trình nộp hồ sơ và cơ quan xử lý

3.1 Thời điểm nộp

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc.
Nếu nộp trực tuyến, thời hạn có thể rút còn 20 ngày.

3.2 Nơi nộp hồ sơ (cập nhật theo thẩm quyền mới)

• Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi NLĐNN dự kiến làm việc (từ 2026).

• Ban Quản lý Khu công nghiệp/Khu chế xuất đối với doanh nghiệp nằm trong KCN/KCX.

• Trường hợp đặc thù: nộp tại Bộ LĐTB&XH (Cục Việc làm).

3.3 Hình thức nộp

• Nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ;

• Nộp qua dịch vụ bưu chính;

• Nộp online qua Cổng Dịch vụ công:
  https://dvc.vieclamvietnam.gov.vn.

3.4 Thời hạn giải quyết

• 10–15 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Đối với hồ sơ trực tuyến: thường xử lý nhanh hơn (khoảng 10 ngày).

Cơ quan xử lý sẽ ban hành văn bản:

• Chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, hoặc

• Văn bản từ chối và nêu rõ lý do.

---

4. Lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp thường bị từ chối hồ sơ vì các lý do sau:

4.1 Mô tả vị trí công việc không rõ hoặc không phù hợp

Mô tả công việc không khớp với tiêu chí “chuyên gia – quản lý – điều hành – kỹ thuật” dẫn đến hiểu sai về nhu cầu.

4.2 Chức danh không thống nhất

Chức danh trong Mẫu 01/PLI không khớp với chức danh dự kiến trong hồ sơ xin Giấy phép lao động ở bước 3.

4.3 Thiếu hoặc sai giấy tờ pháp lý doanh nghiệp

Giấy phép kinh doanh hết hạn, thiếu giấy phép đầu tư hoặc thông tin doanh nghiệp không nhất quán.

4.4 Không chứng minh nhu cầu tuyển lao động nước ngoài

Không đưa ra được lý do hợp lý hoặc thiếu bằng chứng tuyển dụng lao động Việt Nam nhưng không đáp ứng.

4.5 Nộp sai cơ quan thẩm quyền

Từ 2026, hồ sơ phải nộp cho Sở Nội vụ, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn nộp về Sở LĐTBXH (không còn thẩm quyền).

---

5. Lưu ý quan trọng

• Hồ sơ giải trình nhu cầu là tiền đề bắt buộc để được xin cấp GPLĐ.

• Thông tin trong Mẫu 01/PLI phải trùng khớp với hồ sơ xin cấp Work Permit (Mẫu 11/PLI).

• Việc nộp hồ sơ đúng thời hạn (trước 30 ngày) là yêu cầu bắt buộc theo luật.

• Mọi tài liệu nước ngoài kèm theo (nếu có) phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

• Khi có thay đổi nhu cầu (số lượng, vị trí, chức danh), doanh nghiệp phải lập Mẫu 02/PLI ít nhất 15 ngày trước thời điểm thay đổi.

Hồ sơ gồm:

• Mẫu 01/PLI hoặc 02/PLI;

• Giấy phép kinh doanh;

• Tài liệu giải trình nhu cầu;

• Bằng chứng tuyển dụng lao động Việt Nam (nếu có).

Thời hạn giải quyết:

10–15 ngày làm việc.

Cơ quan xử lý:

Sở Nội vụ (từ 2026) hoặc BQL KCN/KCX.

---

III. Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ xin Giấy phép lao động chi tiết (Work Permit Application Dossier)

Sau khi doanh nghiệp đã được chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Bước 2), bước tiếp theo là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) cho người lao động nước ngoài (NLĐNN). Bộ hồ sơ gồm hai phần: hồ sơ phía người lao động và hồ sơ phía doanh nghiệp.

Các giấy tờ nước ngoài bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật sang tiếng Việt, và công chứng, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.

---

1. Hồ sơ phía người lao động nước ngoài (NLĐNN)

Đây là nhóm giấy tờ quan trọng nhất, quyết định tính hợp lệ của hồ sơ xin GPLĐ. Bao gồm:

1.1 Hộ chiếu và visa

• Hộ chiếu còn hạn theo quy định (thông thường còn ít nhất 6 tháng).

• Bản sao công chứng hộ chiếu.

• Visa phù hợp mục đích nhập cảnh (nếu đã có mặt tại Việt Nam).

1.2 Giấy khám sức khỏe (hiệu lực 12 tháng)

• Cấp bởi bệnh viện tuyến tỉnh trở lên tại Việt Nam, hoặc cơ sở y tế hợp pháp ở nước ngoài.

• Nếu cấp ở nước ngoài: phải hợp pháp hóa lãnh sự + dịch công chứng.

• Giá trị sử dụng: 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

1.3 Lý lịch tư pháp (ở Việt Nam hoặc nước ngoài)

• Lý lịch tư pháp số 1 (nếu cư trú tại Việt Nam).

• Hoặc lý lịch tư pháp nước ngoài (nếu chưa cư trú lâu dài tại Việt Nam).

• Hiệu lực: không quá 6 tháng.

• Nếu cấp ở nước ngoài: bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự + dịch thuật công chứng.

1.4 Bằng cấp – chứng chỉ – giấy tờ chứng minh kinh nghiệm

• Bằng đại học/thạc sĩ/tiến sĩ hoặc chứng chỉ nghề tùy vị trí.

• Xác nhận kinh nghiệm làm việc (2–5 năm tùy nhóm chức danh: chuyên gia – quản lý – kỹ thuật).

• Tất cả tài liệu nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng.

• Phải phù hợp với tiêu chuẩn được định nghĩa tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

1.5 02 ảnh 4×6 nền trắng

• Mặt nhìn thẳng, đầu để trần, phông nền trắng.

• Ảnh chụp không quá 6 tháng.

1.6 Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang Việt Nam

Tùy trường hợp:

• Hợp đồng lao động dự kiến ký sau khi được cấp GPLĐ;

• Quyết định cử/điều động nội bộ doanh nghiệp;

• Văn bản chứng minh việc cung cấp dịch vụ, thực hiện hợp đồng thương mại (nếu thuộc nhóm này).

---

2. Hồ sơ phía doanh nghiệp sử dụng lao động

2.1 Mẫu tờ khai đề nghị cấp GPLĐ – Form 11/PLI

• Do doanh nghiệp lập theo Mẫu 11/PLI của Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

• Thể hiện đầy đủ: chức danh, vị trí, thời hạn làm việc, hình thức làm việc.

2.2 Hợp đồng lao động dự kiến ký

• Bản dự thảo hợp đồng (nếu cấp GPLĐ theo hình thức lao động hợp đồng).

• Nội dung phải khớp 100% với vị trí ghi trong Form 11/PLI.

2.3 Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

• Văn bản đã được cấp tại Bước 2.

• Phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ GPLĐ.

2.4 Giấy phép kinh doanh / Giấy phép hoạt động

• Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép hoạt động hợp pháp.

• Trường hợp là chi nhánh/văn phòng đại diện: nộp giấy phép tương ứng.

---

3. Yêu cầu bắt buộc đối với hồ sơ

3.1 Hợp pháp hóa lãnh sự

Áp dụng cho các giấy tờ do nước ngoài cấp:

• Lý lịch tư pháp

• Bằng cấp

• Chứng chỉ

• Xác nhận kinh nghiệm

• Giấy khám sức khỏe (nếu khám ở nước ngoài)

Ngoại lệ: quốc gia có điều ước quốc tế miễn hợp pháp hóa với Việt Nam.

3.2 Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt

Sau khi hợp pháp hóa, tất cả giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng tại Việt Nam.

3.3 Tiêu chuẩn “chuyên gia – quản lý – kỹ thuật”

Doanh nghiệp phải xác định đúng nhóm chức danh theo Điều 3 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, ví dụ:

Sai tiêu chuẩn → hồ sơ bị từ chối.

---

4. Hồ sơ cho trường hợp cấp lại, gia hạn Giấy phép lao động

4.1 Hồ sơ cấp lại

Áp dụng khi GPLĐ:

• Bị mất, hỏng

• Thay đổi thông tin như hộ chiếu mới, địa điểm làm việc mới, doanh nghiệp mới (trường hợp điều chuyển)…

Hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị cấp lại (Mẫu 11/PLI)

• GPLĐ cũ hoặc thông báo mất GPLĐ

• Giấy tờ chứng minh lý do cấp lại

• Hộ chiếu mới (nếu thay đổi)

• Ảnh 4×6

4.2 Hồ sơ gia hạn GPLĐ

Giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần, tối đa thêm 02 năm.

Hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị gia hạn GPLĐ

• GPLĐ còn hạn

• Giấy khám sức khỏe

• Lý lịch tư pháp (nếu cần)

• Hợp đồng lao động hoặc quyết định kéo dài thời hạn làm việc

• Các tài liệu chứng minh vị trí công việc không thay đổi