Giấy phép lao động là gì? Hồ sơ, thủ tục xin Work Permit| Update 2026 bởi Trung tâm dịch vụ di trú và thị thực Việt Nam – SenElite Law Firm

Giấy phép lao động là gì? Work Permit là gì?

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp theo đúng vị trí, chức danh và thời hạn được phê duyệt trong giấy phép. Đây là điều kiện bắt buộc để ký hợp đồng lao động, xin thẻ tạm trú LĐ, gia hạn thị thực và làm việc dài hạn tại Việt Nam. Từ năm 2026, việc cấp Work Permit được quản lý theo Nghị định 152/2020 và các quy định sửa đổi mới nhất.

CÁC THUẬT NGỮ PHÁP LÝ TƯƠNG ĐƯƠNG:

• Giấy phép lao động tiếng Anh là “Work Permit”. Đây là văn bản do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp theo đúng vị trí và thời hạn được phê duyệt. Work Permit là điều kiện bắt buộc để ký hợp đồng lao động, xin visa lao động (LĐ1, LĐ2) hoặc thẻ tạm trú dài hạn. Từ 2026, quy trình cấp phép tuân thủ Nghị định 152/2020 và các quy định sửa đổi.
• Employment Permit là cách gọi khác của Giấy phép lao động (Work Permit) tại Việt Nam, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp theo chức danh và vị trí được doanh nghiệp đăng ký. Đây là điều kiện bắt buộc để ký hợp đồng lao động và xin thẻ tạm trú diện lao động. Employment Permit được cấp tối đa 2 năm và phải đáp ứng đầy đủ hồ sơ theo Nghị định 152/2020.
• Vietnam Work Permit là giấy phép lao động do Việt Nam cấp cho người nước ngoài đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại doanh nghiệp hoặc tổ chức trong nước. Giấy phép này yêu cầu các giấy tờ như lý lịch tư pháp, bằng cấp, kinh nghiệm, sức khỏe và văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động. Work Permit là cơ sở để xin visa LĐ và thẻ tạm trú dài hạn.
• Giấy phép lao động tiếng Trung là “工作许可证” (Gōngzuò xǔkězhèng). Đây là giấy tờ bắt buộc dành cho người nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Work Permit ghi rõ vị trí, chức danh, thời hạn làm việc và là cơ sở để xin visa lao động hoặc thẻ tạm trú. Quy trình cấp tuân theo Nghị định 152/2020 và các quy định sửa đổi mới nhất.
• Work Permit là giấy phép lao động do Việt Nam cấp cho người nước ngoài khi họ đáp ứng điều kiện về chuyên môn, kinh nghiệm, sức khỏe và hồ sơ pháp lý. Giấy phép cho phép làm việc hợp pháp theo vị trí được phê duyệt, thời hạn tối đa 2 năm và là điều kiện bắt buộc để xin visa lao động hoặc thẻ tạm trú tại Việt Nam.

---

I. Giấy phép lao động là gì? Work Permit là gì?

1. Định nghĩa theo Nghị định 152/2020 và các văn bản sửa đổi 

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản pháp lý do Sở Nội vụ (cơ quan kế thừa chức năng quản lý lao động sau khi sáp nhập Sở Lao động) cấp, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong thời hạn nhất định. Work Permit ghi rõ thông tin cá nhân, chức danh, vị trí công việc, doanh nghiệp sử dụng lao động và thời hạn làm việc.
Theo Nghị định 152/2020 và quy định sửa đổi 2026, giấy phép lao động là điều kiện bắt buộc đối với hầu hết người lao động nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam.

---

2. Vai trò của giấy phép lao động đối với người nước ngoài và doanh nghiệp

Đối với người lao động nước ngoài:

• Xác lập tư cách hợp pháp để làm việc tại Việt Nam.

• Là cơ sở để ký hợp đồng lao động, hưởng đầy đủ quyền lợi (BHXH, BHYT, nghỉ phép…).

• Đảm bảo được bảo vệ quyền lợi theo pháp luật Việt Nam.

Đối với doanh nghiệp:

• Chứng minh việc sử dụng lao động nước ngoài tuân thủ quy định pháp luật.

• Tránh rủi ro bị xử phạt hành chính, bị đình chỉ sử dụng lao động nước ngoài.

• Là căn cứ để xin visa LĐ và thẻ tạm trú LĐ cho nhân sự nước ngoài.

---

3. Trường hợp bắt buộc phải có Work Permit

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam trên 3 tháng (trừ trường hợp miễn) thuộc một trong các nhóm sau phải xin giấy phép lao động:

• Nhà quản lý, giám đốc điều hành.

• Chuyên gia, lao động kỹ thuật.

• Người làm việc theo hợp đồng lao động.

• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

• Người tham gia dự án, thực hiện gói thầu.

• Tình nguyện viên quốc tế.
  Trong các trường hợp miễn giấy phép lao động, người lao động phải làm thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit.

---

4. Thông tin trên Giấy phép lao động (Work Permit)

Giấy phép lao động tại Việt Nam ghi nhận đầy đủ các thông tin về người lao động, người sử dụng lao động, vị trí công việc, địa điểm làm việc và thời hạn được phép làm việc, nhằm bảo đảm người nước ngoài làm việc đúng chức danh, đúng phạm vi và hợp pháp theo quy định của Việt Nam.

Dưới đây là các nhóm thông tin chính được thể hiện trên một Giấy phép lao động:

---

4.1. Thông tin người lao động

• Ảnh chân dung (nền trắng, chụp thẳng, rõ mặt).

• Họ và tên (in hoa, không dấu hoặc theo quy định từng tỉnh).

• Giới tính.

• Ngày, tháng, năm sinh.

• Quốc tịch.

• Số hộ chiếu và ngày hết hạn.

Mục đích: Xác thực danh tính và xác định đối tượng được phép làm việc.

---

4.2. Thông tin người sử dụng lao động

• Tên doanh nghiệp/tổ chức bảo lãnh.

• Địa chỉ trụ sở.

• Mã số doanh nghiệp (nếu có).

Mục đích: Xác định trách nhiệm pháp lý của đơn vị tiếp nhận lao động nước ngoài.

---

4.3. Thông tin liên quan đến công việc

• Vị trí công việc: Nhà quản lý – Giám đốc điều hành – Chuyên gia – Lao động kỹ thuật.

• Chức danh công việc được phê duyệt.

• Địa điểm làm việc cụ thể (tỉnh, cơ sở, chi nhánh).

• Trình độ chuyên môn/chuyên ngành đào tạo (nếu được yêu cầu để chứng minh vị trí).

Mục đích:

• Đảm bảo người lao động được bố trí đúng chức danh đã khai báo.

• Cơ quan quản lý dễ dàng kiểm tra tính phù hợp với hồ sơ giải trình nhu cầu.

---

4.4. Thời hạn và trạng thái của giấy phép

• Thời hạn làm việc được phép (từ ngày… đến ngày…).

• Trạng thái giấy phép: Cấp mới – Gia hạn – Cấp lại.

Mục đích:

• Xác định thời gian người lao động được phép làm việc hợp pháp.

• Là căn cứ để làm Visa LĐ/Thẻ tạm trú (TRC) và báo cáo định kỳ.

---

4.5. Mục đích của hệ thống thông tin trên Work Permit

• Xác thực danh tính: Đảm bảo đúng người, đúng đối tượng được phép làm việc.

• Pháp lý hóa quan hệ lao động: Là cơ sở để ký hợp đồng, nhận lương và hưởng quyền lợi hợp pháp.

• Quản lý lao động nước ngoài: Giúp cơ quan Nhà nước giám sát vị trí, địa điểm và số lượng lao động nước ngoài, bảo đảm tuân thủ Nghị định 152/2020 và quy định sửa đổi 2026.

---

5. Quan hệ pháp lý: Work Permit – Visa LĐ – Thẻ tạm trú lao động (TRC LĐ)

Đối với người lao động nước ngoài, ba loại giấy tờ gồm Giấy phép lao động (Work Permit), Visa lao động (LĐ1, LĐ2) và Thẻ tạm trú lao động (TRC LĐ) có mối quan hệ pháp lý chặt chẽ và vận hành theo một chuỗi thống nhất. Cụ thể:

---

5.1. Giấy phép lao động (Work Permit)

• Là điều kiện tiên quyết để người nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

• Xác định rõ vị trí, chức danh, doanh nghiệp sử dụng lao động và thời hạn làm việc.

• Work Permit là căn cứ để xin visa và thẻ tạm trú theo diện lao động.

---

5.2. Visa lao động (LĐ1, LĐ2)

• Là thị thực nhập cảnh cấp cho người nước ngoài đến Việt Nam làm việc.

• Được cấp khi người lao động đã có giấy phép lao động hoặc có văn bản xác nhận thuộc diện miễn.

• Visa LĐ cho phép người lao động nhập cảnh và lưu trú trong thời hạn được phê duyệt.

Mối quan hệ:
Work Permit → điều kiện để cấp Visa LĐ.

---

5.3. Thẻ tạm trú lao động (TRC LĐ)

• Cấp cho người lao động nước ngoài có Work Permit còn hiệu lực.

• Cho phép lưu trú dài hạn tại Việt Nam và xuất nhập cảnh không giới hạn trong thời hạn thẻ.

• Thời hạn TRC LĐ không vượt quá thời hạn Work Permit.

Mối quan hệ:
Work Permit → điều kiện để cấp TRC LĐ.

---

5.4. Quan hệ ràng buộc về hiệu lực

• Khi Giấy phép lao động hết hiệu lực, người lao động không còn cơ sở pháp lý để tiếp tục lưu trú hoặc làm việc theo Visa LĐ/TRC LĐ.

• Doanh nghiệp phải tiến hành gia hạn hoặc xin cấp mới Work Permit để duy trì trạng thái hợp pháp.

• Nếu không gia hạn đúng hạn, Visa LĐ và TRC LĐ phải điều chỉnh, đồng thời người lao động có thể bị buộc xuất cảnh.

---

Kết luận pháp lý

Chuỗi pháp lý luôn theo thứ tự:

Work Permit → Visa LĐ → TRC LĐ

Bất kỳ sự thay đổi nào về thời hạn, doanh nghiệp sử dụng lao động, vị trí công việc đều kéo theo nghĩa vụ điều chỉnh Work Permit, và theo đó phải điều chỉnh visa hoặc thẻ tạm trú để tránh tình trạng lưu trú và làm việc trái phép.

---

6. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động 

Từ năm 2026, theo chủ trương sắp xếp lại các cơ quan hành chính nhà nước ở nhiều địa phương, chức năng quản lý lao động được chuyển về Sở Nội vụ. Theo đó, thẩm quyền tiếp nhận, thẩm định và cấp Giấy phép lao động (Work Permit) cũng được điều chỉnh theo mô hình mới.

---

6.1. Sở Nội vụ – Cơ quan có thẩm quyền cấp Work Permit

• Sở Nội vụ là cơ quan chủ trì tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tính hợp pháp và ký cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài.

• Giám đốc Sở Nội vụ hoặc người được ủy quyền là người ký cấp giấy phép.

---

6.2. Phòng Lao động & Việc làm – Đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ

• Phòng Lao động & Việc làm thuộc Sở Nội vụ là bộ phận chuyên môn tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tham mưu quyết định cấp phép.

• Đây là đơn vị tương đương với bộ phận “Việc làm – Lao động nước ngoài” trước đây thuộc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

---

6.3. Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế

Tại một số tỉnh, thành phố:

• Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế vẫn có thể được ủy quyền tiếp nhận và cấp Work Permit cho người lao động làm việc trong phạm vi các khu này.

• Mức độ ủy quyền tùy thuộc quyết định của UBND cấp tỉnh và mô hình quản lý từng địa phương.

---

6.4. Thời hạn giấy phép lao động

• Work Permit có thời hạn tối đa 02 năm.

• Được gia hạn 01 lần, tối đa 02 năm.

• Hết thời hạn gia hạn, người lao động phải xin cấp mới, không được gia hạn thêm lần thứ hai.

---

6.5. Ý nghĩa của việc thay đổi cơ quan cấp phép

• Tập trung mô hình quản lý về một đầu mối (Sở Nội vụ) giúp thống nhất quy trình và giảm chồng chéo.

• Tăng khả năng liên thông dữ liệu giữa lao động – cư trú – bảo hiểm.

• Yêu cầu doanh nghiệp cập nhật kịp thời để tránh nộp sai cơ quan, kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.

---

II. Các trường hợp phải xin Giấy phép lao động (Work Permit) tại Việt Nam

(Cập nhật theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP – hiệu lực từ 07/8/2025)

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải xin Giấy phép lao động (GPLĐ) nếu thuộc một trong các hình thức làm việc và vị trí công việc được quy định tại Điều 2 và Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đây là điều kiện pháp lý bắt buộc để làm việc hợp pháp, ký hợp đồng lao động và xin Thẻ tạm trú (TRC) diện LĐ.

---

1. Người lao động theo hợp đồng lao động

Bao gồm công dân nước ngoài ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam và làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian.
Đây là nhóm phổ biến nhất và bắt buộc phải xin GPLĐ trước khi ký hợp đồng chính thức.

---

2. Chuyên gia nước ngoài (Experts)

Theo Nghị định 219/2025, tiêu chuẩn chuyên gia được nới theo hướng linh hoạt hơn:

• Tốt nghiệp đại học trở lên và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm, hoặc

• Trường hợp thuộc ngành ưu tiên (tài chính, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số…), chỉ cần 1 năm kinh nghiệm phù hợp.

Nhóm này bắt buộc xin GPLĐ nếu làm việc cho doanh nghiệp tại Việt Nam từ 30 ngày trở lên/lần hoặc tổng cộng 90 ngày/năm.

---

3. Lao động kỹ thuật (Technicians)

Bao gồm:

• Người được đào tạo chuyên môn tối thiểu 01 năm và có 2 năm kinh nghiệm, hoặc

• Người có 3 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực chuyên môn.

Tất cả trường hợp vào làm việc tại doanh nghiệp Việt Nam đều phải xin GPLĐ, trừ khi thuộc diện miễn theo Điều 7 Nghị định 219/2025.

---

4. Nhà quản lý – Giám đốc điều hành – CEO

Gồm các vị trí quản trị cấp cao:

• Thành viên HĐQT, Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng/Phó bộ phận, người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện…

• Người điều hành một lĩnh vực kinh doanh có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.

Nhà quản lý nước ngoài làm việc cho doanh nghiệp Việt Nam bắt buộc phải xin GPLĐ, trừ nhà đầu tư góp vốn lớn (≥3 tỷ đồng).

---

5. Nhà đầu tư không thuộc diện miễn GPLĐ

Chỉ nhà đầu tư góp vốn dưới 3 tỷ đồng vào công ty TNHH hoặc công ty cổ phần mới phải xin GPLĐ theo NĐ 219/2025.
Nhà đầu tư ≥3 tỷ đồng được miễn GPLĐ nhưng vẫn cần giấy xác nhận miễn diện cấp.

---

6. Người lao động làm việc theo hợp đồng, thỏa thuận kinh tế – xã hội

Bao gồm các trường hợp vào Việt Nam thực hiện:

• Hợp đồng kinh tế, thương mại, bảo hiểm, tài chính

• Hợp đồng nghiên cứu, giáo dục, văn hóa, thể thao

• Chương trình hợp tác kỹ thuật giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài

Các trường hợp này đều phải xin GPLĐ, trừ khi thuộc diện miễn mục ODA, WTO hoặc thỏa thuận quốc tế.

---

7. Người lao động làm việc cho dự án, nhà thầu, gói thầu

Người nước ngoài vào Việt Nam thực hiện các dự án xây dựng, kỹ thuật, EPC, PPP, hoặc gói thầu do nhà thầu nước ngoài triển khai đều thuộc diện phải xin GPLĐ.

---

8. Người được tổ chức nước ngoài điều chuyển sang Việt Nam làm việc

Khác với nhóm “di chuyển nội bộ doanh nghiệp” (miễn GPLĐ), nhóm này bao gồm:

• Người được công ty mẹ, tập đoàn hoặc tổ chức ở nước ngoài điều chuyển tạm thời sang làm việc tại văn phòng hoặc công ty ở Việt Nam.

Nếu không thuộc nhóm 11 ngành nội bộ WTO → bắt buộc phải xin GPLĐ.

---

9. Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam

Người nước ngoài được chỉ định sang Việt Nam để thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh, hiện diện thương mại nhưng không thỏa điều kiện miễn GPLĐ, phải xin GPLĐ theo Điều 2 Nghị định 219.

---

10. Làm việc từ 30 ngày/lần hoặc 90 ngày/năm

Dù không ký hợp đồng, chỉ cần:

• Làm việc ≥30 ngày trong một lần, hoặc

• Tổng cộng ≥90 ngày trong một năm tại Việt Nam

→ thuộc diện phải xin GPLĐ, trừ một số trường hợp miễn theo Điều 7.

---

11. Người cung cấp dịch vụ hoặc chào bán dịch vụ tại Việt Nam

• Cung cấp dịch vụ theo hợp đồng giữa doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài

• Vào Việt Nam để đàm phán, chào bán dịch vụ

Nếu thời gian làm việc vượt quá ngưỡng miễn (dưới 90 ngày/năm), phải xin GPLĐ.

Các trường hợp phải xin Work Permit

Người nước ngoài phải xin Giấy phép lao động khi làm việc tại Việt Nam theo một trong các hình thức: ký hợp đồng lao động, làm chuyên gia – nhà quản lý – lao động kỹ thuật, làm việc cho dự án/nhà thầu, cung cấp dịch vụ, thực hiện hợp đồng kinh tế – xã hội, bị điều chuyển từ nước ngoài sang Việt Nam, nhà đầu tư góp vốn dưới 3 tỷ đồng, hoặc làm việc từ 30 ngày/lần hoặc 90 ngày/năm. Quy định theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

---

III. Đối tượng được miễn Giấy phép lao động (Work Permit Exemption)

Không phải mọi trường hợp người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải xin Giấy phép lao động (GPLĐ). Theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có 19 nhóm đối tượng được miễn GPLĐ, nhưng vẫn phải xin xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ trước khi làm việc.

Dưới đây là danh sách đầy đủ và đã chuẩn hóa theo quy định mới nhất.

---

1. Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH

• Góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên → được miễn GPLĐ.

• Dưới 3 tỷ đồng → phải xin GPLĐ.

---

2. Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần

• Góp vốn từ 3 tỷ đồng theo NĐ 219/2025 → được miễn GPLĐ.

---

3. Trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế/phi chính phủ nước ngoài

Làm việc theo giấy phép hoạt động do Bộ Ngoại giao cấp.

---

4. Vào Việt Nam dưới 3 tháng để xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp

Điều kiện:

• Không thể thay thế bởi chuyên gia Việt Nam;

• Chỉ xử lý một tình huống cấp bách;

• Tổng thời gian < 90 ngày/năm.

---

5. Vào Việt Nam dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ

Thời gian làm việc trong một lần < 90 ngày.

---

6. Luật sư nước ngoài được cấp Chứng chỉ hành nghề luật sư tại Việt Nam

Theo Luật Luật sư và giấy phép hoạt động của Bộ Tư pháp.

---

7. Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam

Được miễn hoàn toàn GPLĐ nhưng vẫn phải xin xác nhận miễn.

---

8. Chủ tịch hoặc thành viên góp vốn của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

Điều kiện vốn góp ≥3 tỷ đồng.

---

9. Vào Việt Nam làm việc theo thỏa thuận giữa Chính phủ Việt Nam và Chính phủ nước ngoài

Miễn GPLĐ theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

---

10. Trưởng văn phòng đại diện tổ chức nước ngoài được phép thành lập tại Việt Nam

Theo Luật Thương mại và các văn bản chuyên ngành.

---

11. Học sinh, sinh viên nước ngoài thực tập tại Việt Nam

Theo các chương trình thỏa thuận giữa cơ sở giáo dục nước ngoài và doanh nghiệp Việt Nam.

---

12. Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài

Gồm: vợ/chồng, con đang sinh sống tại Việt Nam và được phép làm việc theo thỏa thuận ngoại giao.

---

13. Di chuyển nội bộ doanh nghiệp – 11 ngành dịch vụ trong cam kết WTO

Chỉ áp dụng khi:

• NLĐ đã làm việc ≥12 tháng tại công ty mẹ;

• Thuộc 11 ngành WTO như: kinh doanh, bảo hiểm, ngân hàng, y tế, giáo dục, vận tải…

---

14. Người thực hiện nhiệm vụ, dự án ODA

Theo thỏa thuận giữa Chính phủ Việt Nam và bên tài trợ.

---

15. Chuyên gia, giảng viên được cơ quan nhà nước mời sang Việt Nam

Phục vụ đào tạo, huấn luyện, hỗ trợ kỹ thuật.

---

16. Người nước ngoài là chủ phương tiện biển hoặc thành viên tàu biển

Khi hoạt động theo Giấy phép của Bộ Giao thông vận tải.

---

17. Phóng viên, báo chí nước ngoài được Bộ Ngoại giao cấp phép hoạt động

Theo Luật Báo chí và quản lý truyền thông.

---

18. Người lao động nước ngoài cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho dự án quan trọng quốc gia

Được Thủ tướng Chính phủ chấp thuận.

---

19. Các trường hợp khác theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ

Áp dụng cho các trường hợp đặc thù chưa được liệt kê nhưng có nhu cầu cấp thiết.

---

Lưu ý quan trọng khi thuộc diện miễn GPLĐ

Dù được miễn, doanh nghiệp bắt buộc phải:

1. Xin văn bản xác nhận miễn GPLĐ

Nộp Mẫu 09-PLI (theo NĐ 219/2025) ít nhất 10 ngày trước khi làm việc.

2. Chuẩn bị hồ sơ chứng minh diện miễn

Ví dụ: giấy đăng ký kết hôn, giấy góp vốn, giấy phép luật sư…

3. Không làm đúng quy định sẽ bị xử phạt

• NLĐ không có GPLĐ hoặc giấy xác nhận miễn → phạt 30–75 triệu

• Doanh nghiệp sử dụng NLĐ không phép → phạt 60–150 triệu, thậm chí đình chỉ hoạt động.

Ai được miễn Work Permit?

Người nước ngoài được miễn Giấy phép lao động gồm: nhà đầu tư góp vốn ≥3 tỷ, thành viên HĐQT, trưởng văn phòng đại diện tổ chức nước ngoài, chuyên gia vào Việt Nam <3 tháng để xử lý sự cố hoặc chào bán dịch vụ, luật sư nước ngoài, người kết hôn với công dân Việt Nam, di chuyển nội bộ doanh nghiệp 11 ngành WTO, học sinh – sinh viên thực tập, thân nhân cơ quan ngoại giao và các trường hợp theo điều ước quốc tế. Quy định theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

---

IV. Điều kiện xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài (Work Permit Requirements)

Để người nước ngoài được cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) tại Việt Nam, cả người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) đều phải đáp ứng các điều kiện pháp lý bắt buộc. Đây là tiêu chí quan trọng nhất trong quá trình xét duyệt Work Permit tại Sở Nội vụ/Sở Lao động.

---

1. Điều kiện đối với người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài phải đáp ứng đầy đủ 04 nhóm điều kiện sau đây:

1.1. Đủ năng lực hành vi dân sự và sức khỏe

• Tuổi ≥ đủ 18.

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

• Có Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực (≤12 tháng).

1.2. Không có tiền án, tiền sự

• Có Lý lịch tư pháp của nước ngoài hoặc của Việt Nam (≤6 tháng).

• Không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc cấm xuất cảnh.

1.3. Có trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí tuyển dụng

Theo Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, NLĐ phải thuộc một trong 04 nhóm sau:

a) Chuyên gia (Expert)

Điều kiện (đã nới theo NĐ 219/2025):

• Tốt nghiệp đại học trở lên và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp, hoặc

• Có 1 năm kinh nghiệm nếu làm việc trong lĩnh vực ưu tiên (Công nghệ, Chuyển đổi số, AI, Tài chính quốc tế…).

b) Nhà quản lý (Manager) / Giám đốc điều hành (Executive)

• Giữ chức vụ quản lý cấp trung/cấp cao tại tổ chức nước ngoài hoặc Việt Nam.

• Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.

c) Lao động kỹ thuật (Technician)

• Được đào tạo chuyên môn ≥01 năm, và có ≥2 năm kinh nghiệm thực tế; hoặc

• Có ≥3 năm kinh nghiệm trong chuyên môn phù hợp.

d) Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp (Intra-company transferee)

• Là nhân sự chủ chốt đã làm việc ≥12 tháng tại công ty mẹ.

• Áp dụng cho 11 ngành dịch vụ WTO.

1.4. Có giấy tờ hợp lệ chứng minh mục đích làm việc tại Việt Nam

Tùy trường hợp, người lao động phải có:

• Hợp đồng lao động dự kiến ký;

• Quyết định bổ nhiệm;

• Hợp đồng dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;

• Văn bản cử sang làm việc.

---

2. Điều kiện đối với doanh nghiệp sử dụng lao động

NSDLĐ phải đáp ứng đủ 03 điều kiện bắt buộc:

2.1. Có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và được chấp thuận

• Nộp Mẫu 01/PLI (giải trình nhu cầu)

• Được UBND tỉnh/Sở Nội vụ phê duyệt bằng Văn bản chấp thuận nhu cầu.

Áp dụng cho tất cả các trường hợp, kể cả chuyên gia, nhà quản lý, kỹ thuật viên (trừ trường hợp được miễn theo Điều 7).

2.2. Vị trí tuyển dụng phải phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải chứng minh:

• Vị trí cần tuyển không có lao động Việt Nam đáp ứng;

• Vị trí phù hợp với ngành nghề ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đầu tư.

2.3. Doanh nghiệp có tư cách pháp lý đầy đủ

• Có Giấy phép đăng ký kinh doanh/đầu tư hợp lệ.

• Hoạt động đúng ngành nghề, không vi phạm pháp luật lao động.

---

3. Điều kiện về hồ sơ tài liệu

Tất cả tài liệu nước ngoài đều phải hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật – công chứng, bao gồm:

• Bằng cấp;

• Giấy xác nhận kinh nghiệm;

• Lý lịch tư pháp;

• Giấy khám sức khỏe;

• Hợp đồng/Quyết định bổ nhiệm.

Hồ sơ không hợp thức hóa đúng quy định sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

---

4. Điều kiện về thời hạn làm việc

• Thời hạn của GPLĐ không quá 02 năm.

• Làm việc ≥30 ngày/lần hoặc ≥90 ngày/năm phải xin GPLĐ.

• Gia hạn tối đa thêm 02 năm một lần.

---

5. Điều kiện theo từng trường hợp đặc thù

5.1. Nhà thầu nước ngoài đưa lao động vào Việt Nam

Phải có Giấy phép hoạt động nhà thầu và danh sách lao động được phê duyệt.

5.2. Tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế

NLĐ phải có giấy phép hoạt động của Bộ Ngoại giao và thư bổ nhiệm hợp lệ.

5.3. Người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc dự án nước ngoài

Phải có Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện và văn bản cử hợp lệ.

Điều kiện xin Giấy phép lao động gồm: NLĐ đủ 18 tuổi, có sức khỏe và không có tiền án; có trình độ phù hợp (chuyên gia, quản lý, kỹ thuật, nội bộ doanh nghiệp); có giấy tờ hợp lệ chứng minh mục đích làm việc; doanh nghiệp được chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài; hồ sơ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật công chứng; thời hạn GPLĐ tối đa 2 năm. Quy định theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

---

V. Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit Application Dossier)

Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) được chia thành hai nhóm: hồ sơ từ doanh nghiệp và hồ sơ từ người lao động nước ngoài, kèm theo các tài liệu chứng minh điều kiện chuyên môn và kinh nghiệm theo từng trường hợp cụ thể.

Dưới đây là bộ hồ sơ đầy đủ, cập nhật mới nhất năm 2026.

---

1. Văn bản đề nghị cấp Work Permit của doanh nghiệp

Doanh nghiệp lập Văn bản đề nghị cấp GPLĐ theo mẫu quy định (Mẫu số 03 – theo NĐ 219/2025) để gửi Sở Nội vụ/Sở LĐTBXH.
Văn bản phải nêu rõ:

• Họ tên người lao động;

• Vị trí công việc;

• Loại hình làm việc;

• Thời hạn đề nghị cấp phép (≤2 năm).

---

2. Mẫu đơn cấp Giấy phép lao động (Tờ khai – Form 03/PLI)

Tờ khai bao gồm thông tin:

• Người lao động (hộ chiếu, quốc tịch, trình độ);

• Vị trí việc làm;

• Doanh nghiệp bảo lãnh;

• Thời gian và địa điểm làm việc.

Mẫu phải được điền chính xác, khớp 100% với hộ chiếu, LLTP và văn bản chấp thuận nhu cầu.

---

3. Hộ chiếu và ảnh chân dung

Gồm:

• Bản sao hộ chiếu (còn hạn tối thiểu 6 tháng);

• 02 ảnh 4×6, nền trắng, chụp không quá 6 tháng.

Hộ chiếu phải rõ số, ngày cấp – hết hạn, quốc tịch.

---

4. Giấy khám sức khỏe

Yêu cầu:

• Cấp trong 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;

• Do bệnh viện đạt chuẩn tại Việt Nam hoặc cơ quan y tế hợp pháp của nước ngoài cấp;

• Trường hợp cấp tại nước ngoài → phải hợp pháp hóa lãnh sự.

---

5. Lý lịch tư pháp (Police Clearance Certificate)

Có thể dùng:

• LLTP Việt Nam; hoặc

• LLTP nước ngoài (cấp không quá 6 tháng).

LLTP nước ngoài phải được Hợp pháp hóa lãnh sự + dịch công chứng.

---

6. Tài liệu chứng minh trình độ chuyên môn

Tùy nhóm công việc theo NĐ 219/2025:

Chuyên gia

• Bằng đại học trở lên;

• Hoặc chứng chỉ nghề + kinh nghiệm.

Nhà quản lý/Giám đốc điều hành

• Quyết định bổ nhiệm;

• Điều lệ công ty;

• Giấy phép kinh doanh có ghi tên chức vụ (nếu có).

Lao động kỹ thuật

• Chứng chỉ đào tạo ≥01 năm;

• Hoặc xác nhận đào tạo chuyên môn.

Tất cả tài liệu nước ngoài → Hợp pháp hóa lãnh sự + dịch thuật công chứng.

---

7. Tài liệu chứng minh kinh nghiệm làm việc

Bao gồm:

• Xác nhận kinh nghiệm từ công ty nước ngoài;

• Hợp đồng lao động cũ;

• Thư xác nhận vị trí/chức vụ;

• Báo cáo thuế/giấy tờ chứng minh thời gian làm việc (nếu cần).

Thời gian kinh nghiệm tối thiểu theo quy định:

• 2 năm (chuyên gia) hoặc

• 3 năm (quản lý/giám đốc điều hành) hoặc

• 2–3 năm (lao động kỹ thuật).

---

8. Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng

Tất cả tài liệu do nước ngoài cấp phải qua 3 bước:

• Xác nhận lãnh sự tại nước sở tại;

• Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam;

• Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Hồ sơ không hợp pháp hóa đúng cách sẽ bị từ chối.

---

9. Hồ sơ đặc thù theo từng trường hợp

a) Trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp (Intra-company transferee)

• Văn bản cử sang từ công ty mẹ;

• Tài liệu chứng minh NLĐ đã làm ≥12 tháng tại công ty mẹ.

b) Trường hợp thực hiện hợp đồng dịch vụ

• Hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác nước ngoài;

• Văn bản cử chuyên gia.

c) Trường hợp cung cấp dịch vụ theo hợp đồng

• Hợp đồng cung ứng;

• Chứng minh năng lực chuyên môn phù hợp.

d) Nhà đầu tư phải xin GPLĐ (<3 tỷ đồng)

• Giấy chứng nhận góp vốn;

• Giấy đăng ký doanh nghiệp có tên nhà đầu tư.

e) Trường hợp làm việc tại dự án/nhà thầu nước ngoài

• Giấy phép hoạt động nhà thầu;

• Danh sách lao động được phê duyệt.

---

10. Thời hạn hợp lệ của hồ sơ

GPLĐ được cấp tối đa 2 năm, có thể gia hạn thêm 2 năm.

Hồ sơ xin Work Permit

Hồ sơ xin Work Permit gồm: Văn bản đề nghị của doanh nghiệp; Mẫu đơn cấp GPLĐ; Hộ chiếu và ảnh 4×6; Giấy khám sức khỏe; Lý lịch tư pháp; Bằng cấp và kinh nghiệm đã hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng; tài liệu chứng minh vị trí chuyên gia – quản lý – kỹ thuật; hồ sơ đặc thù theo từng trường hợp và giấy tờ chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động. Hồ sơ phải còn hạn và đầy đủ theo NĐ 219/2025/NĐ-CP.

---

VI. Quy trình xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam 

Quy trình xin Work Permit tại Việt Nam gồm 4 bước bắt buộc, áp dụng cho hầu hết người lao động nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam.
Từ năm 2026, theo định hướng sắp xếp cơ quan chuyên môn, Sở Nội vụ là đơn vị tiếp nhận – xử lý – cấp Giấy phép lao động tại các tỉnh/thành phố.

---

Bước 1. Xác định người lao động thuộc diện cấp hay miễn Giấy phép lao động

Doanh nghiệp phải rà soát hồ sơ người lao động theo NĐ 152/2020 – NĐ 219/2025 để xác định:

1. Thuộc diện bắt buộc xin Work Permit

Gồm các nhóm:

• Người lao động theo hợp đồng

• Chuyên gia

• Lao động kỹ thuật

• Nhà quản lý, giám đốc điều hành

• Nhà đầu tư không đủ điều kiện miễn

• Người làm việc cho dự án, nhà thầu

• Làm việc >30 ngày/lần hoặc >90 ngày/năm

2. Thuộc diện miễn Work Permit (nhưng phải xin Xác nhận miễn)

Ví dụ:

• Chủ sở hữu/nhà đầu tư ≥3 tỷ

• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp

• Chào bán dịch vụ < 3 tháng

• Luật sư nước ngoài

• Người kết hôn với công dân Việt Nam

• Thực hiện điều ước quốc tế

Nếu thuộc diện miễn: Doanh nghiệp vẫn phải xin Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ trước khi NLĐ bắt đầu làm việc.

---

Bước 2. Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu 01/PLI)

Đây là bước tiền kiểm bắt buộc theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

Hồ sơ nộp gồm:

• Mẫu số 01-PLI (giải trình nhu cầu)

• Giấy phép kinh doanh

• Tài liệu chứng minh nhu cầu tuyển lao động nước ngoài

Thời gian:

• Nộp ít nhất 15–30 ngày trước ngày dự kiến sử dụng NLĐNN

• Xử lý: 10–15 ngày làm việc

Nơi nộp hồ sơ:

• Sở Nội vụ 

• Hoặc Ban Quản lý KCN/KCX đối với doanh nghiệp trong khu công nghiệp

Sau khi được chấp thuận → Doanh nghiệp mới được nộp hồ sơ xin Work Permit.

---

Bước 3. Chuẩn bị hồ sơ xin cấp Work Permit (Đầy đủ – Hợp pháp hóa – Dịch thuật)

Hồ sơ người lao động:

• Hộ chiếu, visa

• 02 ảnh 4×6

• Giấy khám sức khỏe (≤12 tháng)

• Lý lịch tư pháp (≤6 tháng)

• Bằng cấp, chứng chỉ

• Xác nhận kinh nghiệm

• Tài liệu liên quan trường hợp đặc thù
  → Tất cả giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự + dịch thuật công chứng.

Hồ sơ phía doanh nghiệp:

• Mẫu đơn cấp Work Permit (Form 03/PLI – theo NĐ 219/2025)

• Văn bản đề nghị cấp GPLĐ

• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động

• Giấy phép kinh doanh

Tiêu chuẩn phải chứng minh:

• Chuyên gia: Bằng cấp ĐH trở lên hoặc 3–5 năm kinh nghiệm

• Nhà quản lý: Quyết định bổ nhiệm, điều lệ công ty

• Kỹ thuật viên: Chứng chỉ nghề + 1–3 năm kinh nghiệm

---

Bước 4. Nộp hồ sơ tại Sở Nội vụ và nhận kết quả (5–7 ngày làm việc)

Cách nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ

• Hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quản lý lao động nước ngoài

Quy trình xử lý:

1. Sở Nội vụ tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ

2. Yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu cần)

3. Trình lãnh đạo phê duyệt và cấp GPLĐ

Thời gian trả kết quả:

• 5–7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Hình thức nhận kết quả:

• Nhận trực tiếp bản giấy

• Nhận qua bưu chính

• Hoặc bản điện tử (nếu nộp online)

Thủ tục xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm 4 bước:

1. Kiểm tra đối tượng phải xin hay được miễn GPLĐ.

2. Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu 01/PLI).

3. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm hộ chiếu, LLTP, sức khỏe, bằng cấp, kinh nghiệm, hợp pháp hóa lãnh sự.

4. Nộp hồ sơ tại Sở Nội vụ và nhận kết quả trong 5–7 ngày.

---

VII. Thời hạn và hiệu lực của Giấy phép lao động

Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn Giấy phép lao động (Work Permit) được xác định theo thời hạn của hồ sơ pháp lý liên quan đến người lao động và doanh nghiệp, nhưng không vượt quá 02 năm.

---

1. Thời hạn tối đa của Giấy phép lao động: 02 năm

Work Permit được cấp theo một trong các căn cứ sau (căn cứ nào ngắn hơn sẽ là thời hạn GPLĐ):

• Thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký kết

• Thời hạn văn bản cử sang làm việc của phía nước ngoài

• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam – nước ngoài

• Thời hạn hợp đồng cung cấp dịch vụ

• Thời hạn hoạt động ghi trên Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp

• Thời hạn văn bản cử sang để thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam

• Thời hạn làm việc được xác định trong dự án, gói thầu, hoặc thỏa thuận quốc tế

→ Tất cả các trường hợp đều phải bảo đảm tối đa không quá 24 tháng.

---

2. Quy định về gia hạn Giấy phép lao động

Theo Nghị định 219/2025:

• Giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần duy nhất

• Thời hạn gia hạn tối đa 02 năm

• Hết thời hạn gia hạn, nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài phải làm thủ tục cấp mới từ đầu

→ Đây là điểm quan trọng để doanh nghiệp chủ động kế hoạch nhân sự và visa – TRC (LĐ1/LĐ2).

---

3. Khi nào Giấy phép lao động hết hiệu lực?

Work Permit sẽ mất hiệu lực trong các trường hợp:

• Hết thời hạn ghi trong giấy phép

• Chấm dứt hợp đồng lao động

• Nội dung hợp đồng trái với giấy phép

• Người lao động làm việc sai vị trí, sai doanh nghiệp

• Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động

• NLĐ bị trục xuất hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự

• Không còn đủ điều kiện theo quy định pháp luật

(Theo Điều 156 Bộ luật Lao động và Điều 30 NĐ 219/2025)

---

4. Hiệu lực song hành với Visa lao động (LĐ1 – LĐ2) và Thẻ tạm trú (TRC)

Giấy phép lao động là cơ sở để cấp:

• Visa lao động LĐ1 – LĐ2

• Thẻ tạm trú TRC LĐ (thời hạn tối đa bằng thời hạn GPLĐ)

Quy tắc chung:

• TRC LĐ tối đa 02 năm

• Không cấp TRC vượt quá thời hạn GPLĐ

• Visa LĐ1/LĐ2 có thể cấp theo thời hạn ngắn hơn tùy yêu cầu nhập cảnh

---

5. Thời hạn hồ sơ hợp lệ khi xin GPLĐ

Một số giấy tờ có thời hạn pháp lý:

Thời hạn Giấy phép lao động tối đa 02 năm, được xác định theo thời hạn hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc, hợp đồng dịch vụ hoặc thời hạn hoạt động của doanh nghiệp. GPLĐ chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa 02 năm; hết hạn phải cấp mới. Work Permit là căn cứ để cấp Visa LĐ và TRC cho người lao động nước ngoài.

---

VIII. Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối

Trong thực tế, hồ sơ xin Giấy phép lao động (Work Permit) rất dễ bị trả lại hoặc từ chối nếu không đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý, tiêu chuẩn chuyên môn hoặc quy trình nộp hồ sơ. Các lỗi phổ biến gồm:

---

1. Sai đối tượng, sai hình thức làm việc theo Nghị định 219/2025

Nhiều doanh nghiệp xác định không đúng hình thức làm việc theo khoản 1 Điều 2 NĐ 219/2025, dẫn đến:

• Chọn sai loại hình: Hợp đồng lao động/di chuyển nội bộ/nhà cung cấp dịch vụ/chuyên gia dự án…

• Không chứng minh được hình thức đó bằng tài liệu phù hợp (hợp đồng dịch vụ, văn bản cử sang…).

• Nhầm lẫn giữa nhà quản lý – giám đốc điều hành – chuyên gia – lao động kỹ thuật theo Điều 3.

→ Đây là nhóm lỗi bị trả hồ sơ nhiều nhất.

---

2. Không đáp ứng điều kiện về kinh nghiệm, bằng cấp theo tiêu chuẩn mới

NĐ 219/2025 siết chặt định nghĩa:

• Chuyên gia: yêu cầu bằng đại học + 2 năm kinh nghiệm (hoặc 1 năm với lĩnh vực ưu tiên)

• Lao động kỹ thuật: đào tạo ≥ 1 năm và kinh nghiệm ≥ 2 năm

• Giám đốc điều hành: yêu cầu tài liệu chứng minh 3 năm kinh nghiệm

Các lỗi thường gặp:

• Kinh nghiệm không liên quan đến vị trí dự kiến làm việc

• Bằng cấp không phù hợp hoặc bị nghi ngờ tính xác thực

• Văn bản xác nhận kinh nghiệm không đạt chuẩn pháp lý (không có chữ ký người sử dụng lao động, không có thông tin liên hệ)

---

3. Thiếu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc hợp pháp hóa sai

Các giấy tờ nước ngoài như bằng cấp, kinh nghiệm, LLTP… phải:

• Được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ quốc gia được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại)

• Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt

Lỗi thường gặp:

• Không hợp pháp hóa

• Hợp pháp hóa nhưng quá thời hạn

• Dịch không chuẩn thuật ngữ pháp lý

• Tài liệu photo không chứng thực trước khi dịch

---

4. Giấy khám sức khỏe không hợp lệ

Theo NĐ 219/2025:

• Giá trị không quá 12 tháng

• Phải do cơ sở đủ điều kiện cấp

• Nếu do nước ngoài cấp phải có thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau + hợp pháp hóa lãnh sự

Các lỗi hay gặp:

• Khám tại bệnh viện nước ngoài nhưng không hợp pháp hóa

• Khám ở phòng khám không đủ điều kiện

• Mẫu khám không đúng chuẩn (không có kết luận đủ sức khỏe làm việc)

---

5. Lý lịch tư pháp không đúng hoặc quá hạn

• LLTP quá 6 tháng

• LLTP nước ngoài không hợp pháp hóa

• LLTP bị thiếu thông tin hoặc không rõ nơi cư trú

• Người lao động không nộp LLTP Việt Nam khi đã cư trú trên 6 tháng

---

6. Lỗi trong báo cáo giải trình nhu cầu (Approval of demand)

Theo NĐ 219/2025, báo cáo nhu cầu phải được nộp trước ít nhất 05 ngày và là điều kiện bắt buộc đối với hầu hết các hình thức tuyển dụng.

Lỗi thường gặp:

• Không nộp báo cáo giải trình

• Nộp sai thời hạn

• Sử dụng vị trí khác với vị trí xin GPLĐ

• Không chứng minh đã thông báo tuyển dụng người Việt Nam

---

7. Mô tả công việc không phù hợp với vị trí trong GPLĐ

Một lỗi điển hình:

• Ghi “Chuyên gia” nhưng mô tả công việc giống “kỹ thuật viên”

• Ghi “Giám đốc điều hành” nhưng không chứng minh năng lực quản trị

Cơ quan thẩm định sẽ xem xét tính phù hợp giữa:

• Bằng cấp

• Kinh nghiệm

• Vị trí đề xuất

Nếu không khớp → hồ sơ bị từ chối.

---

8. Nộp sai thẩm quyền hoặc nộp trễ thời hạn

Theo NĐ 219/2025:

• Thẩm quyền cấp thuộc UBND cấp tỉnh (phân cấp cho Sở Nội vụ/Sở LĐTBXH tùy địa phương)

• Phải nộp trong khoảng 10–60 ngày trước khi NLĐ dự kiến làm việc

Sai thẩm quyền hoặc nộp sát ngày đều bị trả lại.

---

9. Hồ sơ bản mềm (online) và bản cứng không trùng khớp

Doanh nghiệp nộp online qua Cổng DVCQG nhưng khi nộp bản giấy phát sinh lỗi:

• Thông tin khác nhau giữa bản online và bản nộp trực tiếp

• Scan mờ, thiếu dấu, thiếu trang

• Không ký số đúng chuẩn

---

10. Dùng sai mẫu đơn theo phụ lục của NĐ 219/2025

Từ 07/8/2025, tất cả hồ sơ phải sử dụng Mẫu 03 (giải trình) và Mẫu 04 (Work Permit) mới.

Lỗi thường gặp:

• Sử dụng mẫu cũ NĐ 152/2020

• Không điền đầy đủ mã ngành, mã nghề theo Quyết định 34/2020

• Ghi sai hình thức làm việc theo Điều 2 NĐ 219/2025

---

11. Tài liệu cử sang thiếu tính pháp lý

Ví dụ:

• Văn bản cử sang không ghi rõ thời hạn

• Không có chức vụ người ký

• Không có dấu công ty (đối với nước ngoài vẫn phải có dấu hoặc bằng chứng hợp lệ)

---

12. Không chứng minh được nhu cầu thực tế sử dụng lao động nước ngoài

Cơ quan thẩm quyền có thể từ chối nếu:

• Vị trí hoàn toàn có thể tuyển lao động Việt Nam

• Không thuộc ngành nghề ưu tiên

• Doanh nghiệp nhỏ nhưng xin nhiều vị trí cấp cao không phù hợp quy mô

Các lỗi thường khiến hồ sơ xin Giấy phép lao động bị từ chối gồm: xác định sai đối tượng và hình thức làm việc; không đủ kinh nghiệm/bằng cấp theo NĐ 219/2025; thiếu hợp pháp hóa lãnh sự; giấy khám sức khỏe hoặc lý lịch tư pháp không hợp lệ; báo cáo nhu cầu không đạt; mô tả công việc không khớp vị trí; nộp sai thẩm quyền; dùng sai mẫu đơn; thông tin online – offline không trùng khớp.

---

IX. Chi phí xin Giấy phép lao động (Phí Nhà nước + Phí dịch vụ)

Chi phí xin Giấy phép lao động (Work Permit) tại Việt Nam bao gồm hai nhóm chính:

1. Phí Nhà nước (Lệ phí hành chính) theo quy định của từng địa phương;

2. Phí dịch vụ (nếu doanh nghiệp/nhà đầu tư sử dụng dịch vụ hỗ trợ trọn gói từ các đơn vị tư vấn).

---

1. Phí Nhà nước (Lệ phí cấp Work Permit)

Theo Thông tư phí và lệ phí của từng tỉnh/thành phố (Hà Nội, TP.HCM, Bắc Ninh, Bình Dương, Đà Nẵng…), mức thu phổ biến hiện nay:

Lưu ý quan trọng:

• Mỗi địa phương ban hành mức thu riêng theo nghị quyết HĐND tỉnh.

• Sau Nghị định 219/2025 (thẩm quyền về UBND cấp tỉnh), lệ phí có thể được điều chỉnh, tùy tỉnh/thành phố.

---

2. Chi phí dịch vụ (Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trọn gói)

Phí dịch vụ phụ thuộc vào:

• Loại hồ sơ (cấp mới, gia hạn, cấp lại)

• Độ khó của hồ sơ (thiếu giấy tờ, cần hợp pháp hóa khẩn, thiếu kinh nghiệm, sai loại hình làm việc theo Điều 2 NĐ 219/2025)

• Tốc độ xử lý (thường – khẩn 5 ngày – siêu khẩn 3 ngày – 1 ngày)

• Tỉnh/thành phố nộp hồ sơ

Mức giá dịch vụ trên thị trường (2025–2026):

Các dịch vụ bổ trợ có thể phát sinh:

---

3. Tổng chi phí dự kiến (Nhà nước + Dịch vụ)

Tùy loại hồ sơ, tổng chi phí trung bình:

---

4. Những yếu tố làm tăng chi phí

1. Hồ sơ thiếu, sai loại hình làm việc → phải chỉnh sửa theo NĐ 219/2025

2. Bằng cấp nước ngoài không hợp pháp hóa/không khớp nội dung công việc

3. Doanh nghiệp chưa nộp báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

4. Yêu cầu tiến độ gấp (<3 ngày)

5. Nộp hồ sơ ở các tỉnh siết chặt quản lý lao động nước ngoài (Hà Nội, Bắc Ninh, Bình Dương…)

---

5. Khuyến nghị để giảm chi phí cho doanh nghiệp

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu theo tiêu chuẩn Nghị định 219/2025

• Sử dụng tài liệu đúng loại, đúng mẫu: Mẫu số 03, Mẫu số 04

• Hợp pháp hóa – dịch thuật các tài liệu nước ngoài trước khi nộp

• Xác định đúng vị trí: Nhà quản lý / Giám đốc điều hành / Chuyên gia / Lao động kỹ thuật

• Tránh xin gấp để không phải trả thêm phí dịch vụ khẩn

---

X. Giấy phép lao động và mối quan hệ với Visa – Thẻ tạm trú (TRC)

Giấy phép lao động (Work Permit – WP) là nền tảng pháp lý quan trọng quyết định khả năng người nước ngoài được cấp Visa LĐ, cấp Thẻ tạm trú LĐ (TRC) và được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Mối quan hệ này được điều chỉnh đồng bộ giữa Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú, Bộ luật Lao động và Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

---

1. Giấy phép lao động là điều kiện bắt buộc để xin Visa lao động (LĐ1 – LĐ2)

Sau khi doanh nghiệp được chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và người lao động có Giấy phép lao động, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ xem xét cấp Visa:

Không có GPLĐ → Không thể xin Visa LĐ2.

Không có giấy miễn GPLĐ → Không thể xin Visa LĐ1.

Đặc biệt, theo NĐ 219/2025, thẩm quyền cấp GPLĐ thuộc UBND tỉnh (được phân cấp cho Sở Nội vụ/Sở Lao động), đồng thời dữ liệu GPLĐ được chia sẻ với Bộ Công an, giúp hồ sơ xin visa được xét duyệt nhanh và thống nhất hơn.

---

2. GPLĐ là căn cứ để xin Thẻ tạm trú lao động (TRC – ký hiệu LĐ)

Thẻ tạm trú LĐ (ký hiệu LĐ hoặc LĐ2) cho phép người nước ngoài cư trú dài hạn tại Việt Nam từ 1–2 năm theo thời hạn ghi trên Giấy phép lao động.

TRC không bao giờ được cấp dài hơn GPLĐ.

Ví dụ:

• GPLĐ còn 18 tháng → TRC tối đa 18 tháng

• GPLĐ còn 6 tháng → chỉ cấp TRC 6 tháng hoặc yêu cầu xin gia hạn GPLĐ trước

---

3. Trình tự hợp lý: Work Permit → Visa LĐ → TRC LĐ

Quy trình chuẩn cho người nước ngoài làm việc dài hạn tại Việt Nam:

1. Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

2. Xin cấp Giấy phép lao động (WP) hoặc giấy xác nhận miễn WP

3. Xin Visa LĐ1/LĐ2 để nhập cảnh hợp pháp

4. Xin Thẻ tạm trú LĐ (TRC) để cư trú dài hạn

Nếu người nước ngoài đang ở Việt Nam bằng e-visa hoặc visa du lịch, doanh nghiệp phải:

• Xin cấp GPLĐ, sau đó

• Xin đổi mục đích Visa sang LĐ2 (nếu đáp ứng điều kiện)

• Rồi mới xin TRC

---

4. Các trường hợp GPLĐ hết hiệu lực → Visa/ TRC bị ảnh hưởng

Theo quy định xuất nhập cảnh:

• Khi GPLĐ hết hạn, bị thu hồi hoặc không còn giá trị, thì:

  • Visa LĐ có thể không được gia hạn

  • TRC bị thu hồi hoặc phải rút ngắn thời hạn

  • Người lao động phải xuất cảnh hoặc xin lại giấy tờ hợp lệ

Trường hợp phổ biến bị từ chối TRC:

• GPLĐ chỉ còn thời hạn quá ngắn (< 6 tháng)

• GPLĐ ghi sai vị trí so với hợp đồng lao động

• Người lao động chuyển nơi làm việc nhưng không xin GPLĐ mới theo Điều 20–22 NĐ 219/2025

---

5. Ảnh hưởng của Nghị định 219/2025 đến Visa – TRC

Nghị định mới mang lại ba thay đổi quan trọng:

1) Chuẩn hóa dữ liệu GPLĐ – TRC – Visa

Do GPLĐ được kết nối dữ liệu với Bộ Công an, các sai lệch hồ sơ (ngày sinh, số hộ chiếu, hình thức làm việc…) dễ bị phát hiện → giảm tình trạng cấp sai, nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ rất chính xác.

2) Hợp nhất thẩm quyền cấp GPLĐ về UBND tỉnh (được ủy quyền cho Sở Nội vụ/Sở LĐTBXH)

Điều này giúp thời gian xét duyệt ổn định hơn, tạo điều kiện minh bạch hóa quy trình liên thông Visa – TRC.

3) Quy định rõ hơn về hình thức làm việc (12 hình thức – Điều 2)

Nhờ phân loại rõ ràng, hồ sơ xin TRC dựa trên GPLĐ cũng được xử lý thống nhất hơn, giảm rủi ro bị bác.

---

6. Kết luận

Giấy phép lao động là yếu tố trung tâm trong toàn bộ chuỗi thủ tục cư trú – lao động của người nước ngoài:

GPLĐ → quyết định khả năng được cấp Visa LĐ → quyết định thời hạn và hiệu lực của TRC.

Doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Xin đúng loại GPLĐ/miễn GPLĐ

• Đúng hình thức làm việc theo NĐ 219/2025

• Hồ sơ chính xác tuyệt đối để tránh ảnh hưởng dây chuyền đến Visa và TRC.

---

XI. Dịch vụ xin Giấy phép lao động tại SenElite Law Firm

SenElite Law Firm – Vietnam Entry Visa Center cung cấp dịch vụ trọn gói từ kiểm tra điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, nộp và xử lý thủ tục Work Permit, đến hỗ trợ Visa LĐ và Thẻ tạm trú cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Quy trình được tối ưu theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, đảm bảo nhanh – chính xác – đúng luật.

---

1. Kiểm tra điều kiện từng trường hợp (Eligibility Check)

Chúng tôi đánh giá đầy đủ theo quy định mới nhất:

• Loại hình lao động: Chuyên gia, Lao động kỹ thuật, Nhà quản lý, Giám đốc điều hành.

• Hình thức làm việc theo Điều 2 NĐ 219/2025.

• Đối tượng phải xin GPLĐ hoặc được miễn/GXN miễn GPLĐ.

• Tính hợp lệ của bằng cấp, kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, visa hiện tại.

Kết quả:
→ Báo cáo điều kiện & hướng xử lý tối ưu.

---

2. Soạn toàn bộ hồ sơ – biểu mẫu PLI (Mẫu số 03 / 04 theo NĐ 219/2025)

SenElite soạn trọn gói hồ sơ pháp lý chuẩn, gồm:

• Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động (Mẫu 03).

• Đơn đề nghị cấp/cấp lại/gia hạn GPLĐ.

• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp (GPKD, thông tin mã ngành, mã nghề…).

• Hồ sơ của người lao động theo từng vị trí.
  → Đảm bảo không sai thông tin – không bị trả hồ sơ.

---

3. Hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật – chứng thực

Xử lý toàn bộ tài liệu do nước ngoài cấp theo Điều 5 NĐ 219/2025:

• Bằng cấp – chứng chỉ.

• Kinh nghiệm làm việc – thư bổ nhiệm.

• Lý lịch tư pháp nước ngoài.

• Các tài liệu hợp đồng, thư cử đi.
  → Cam kết hồ sơ đạt chuẩn nộp Sở.

---

4. Nộp và xử lý hồ sơ nhanh (1–3–5 ngày)

Đại diện khách hàng nộp hồ sơ qua:

• Cổng Dịch vụ công Quốc gia (theo Điều 6 NĐ 219/2025), hoặc

• Trực tiếp tại Sở Nội vụ / Sở LĐTBXH.

Ưu điểm:

• Xử lý nhanh 1–3–5 ngày tùy nhu cầu.

• Theo dõi, phản hồi và bổ sung hồ sơ ngay khi cơ quan yêu cầu.

• Nhận kết quả GPLĐ bản điện tử hoặc bản cứng.

---

5. Hỗ trợ xin Visa lao động (LĐ1 – LĐ2) và Thẻ tạm trú (TRC)

Quy trình trọn vòng sau GPLĐ:

• Xin Visa LĐ1/LĐ2 theo GPLĐ hoặc GXN miễn GPLĐ.

• Chuyển đổi mục đích visa nếu đang ở Việt Nam.

• Xin TRC – LĐ theo thời hạn GPLĐ.
  → Một đầu mối xử lý toàn bộ hồ sơ xuất nhập cảnh.

---

6. Tư vấn trọn vòng cho doanh nghiệp FDI

SenElite đồng hành cùng doanh nghiệp FDI trong suốt quá trình tuyển dụng và quản lý lao động nước ngoài:

• Tư vấn chiến lược sử dụng lao động nước ngoài đúng luật.

• Chuẩn hóa quy trình nhân sự – Work Permit – Visa – TRC.

• Đào tạo bộ phận HR về thủ tục theo NĐ 219/2025.

• Xử lý hồ sơ khó, thiếu bằng cấp, sai visa, thay đổi vị trí làm việc…

---

Liên hệ tư vấn

SenElite Law Firm – Vietnam Entry Visa Center
P400, Tầng 4, Tháp A, Keangnam Landmark 72, Hà Nội
Hotline: 0904 551 359 – 0902 197 119
Email: senelite.vn@gmail.com
Website: https://senelite.vn/