Người lao động nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam cần thực hiện đầy đủ thủ tục xin giấy phép lao động. Quá trình này bao gồm đăng ký nhu cầu, chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan có thẩm quyền. Việc tuân thủ đúng quy trình giúp đảm bảo quyền lợi lao động và tránh các vi phạm pháp luật.
Giấy phép lao động là gì?
Giấy phép lao động là văn bản pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp, cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Đây là điều kiện bắt buộc để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả người lao động và doanh nghiệp tuyển dụng.
Giấy phép lao động không chỉ là điều kiện bắt buộc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của cả người lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động.
Vai trò của giấy phép lao động:
- Giúp người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp theo quy định pháp luật.
- Đảm bảo quyền lợi về cư trú, bảo hiểm xã hội và hợp đồng lao động.
- Hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài hợp lệ, tránh vi phạm pháp luật.
Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thẩm quyền cấp giấy phép lao động được phân chia như sau:
- Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm): Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại các cơ quan trung ương, tổ chức thuộc Chính phủ.
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh: Cấp giấy phép lao động cho lao động nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp trong phạm vi một tỉnh/thành phố.
Đối tượng cần xin giấy phép lao động
Những ai phải xin giấy phép lao động?
Theo Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, các nhóm lao động nước ngoài bắt buộc phải xin giấy phép lao động bao gồm:
- Chuyên gia: Người có trình độ chuyên môn cao, chứng chỉ hành nghề phù hợp.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành: Người giữ chức vụ quản lý cấp cao trong doanh nghiệp.
- Lao động kỹ thuật: Người có tay nghề, kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực làm việc.
- Một số ngành nghề đặc thù: Cầu thủ bóng đá, phi công, thuyền viên, huấn luyện viên thể thao…
Trường hợp được miễn giấy phép lao động
Theo Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, một số trường hợp sau được miễn giấy phép lao động:
- Giáo viên giảng dạy tại trường quốc tế thuộc hệ thống của các tổ chức ngoại giao.
- Lao động di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp có cam kết với Việt Nam theo hiệp định thương mại quốc tế.
- Chuyên gia tình nguyện theo chương trình hợp tác giữa Chính phủ Việt Nam và tổ chức quốc tế.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần/năm.
Hậu quả khi làm việc không có giấy phép lao động
Việc sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động sẽ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng:
- Đối với doanh nghiệp: Có thể bị phạt từ 15 – 25 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP nếu sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép.
- Đối với người lao động: Có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam nếu không có giấy phép lao động hợp lệ.
- Ảnh hưởng đến quyền cư trú: Người lao động có thể bị từ chối cấp visa, thẻ tạm trú hoặc gặp khó khăn khi gia hạn.
Điều kiện xin giấy phép lao động
Điều kiện chung theo quy định pháp luật
Người lao động nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện chung để được cấp giấy phép lao động theo quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, bao gồm:
- Trên 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo pháp luật.
- Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc, được xác nhận bằng giấy khám sức khỏe hợp lệ trong vòng 12 tháng.
- Không có tiền án, tiền sự, không thuộc diện đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự tại Việt Nam hoặc nước ngoài.
Điều kiện riêng cho từng nhóm lao động nước ngoài
Bên cạnh các điều kiện chung, người lao động cần đáp ứng các tiêu chí riêng tùy theo vị trí công việc:
- Chuyên gia: Cần có bằng đại học trở lên hoặc tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực chuyên môn liên quan.
- Lao động kỹ thuật: Phải có chứng chỉ đào tạo chuyên môn ít nhất 1 năm và tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tương ứng.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành: Cần có giấy tờ bổ nhiệm hợp lệ từ doanh nghiệp hoặc tổ chức nơi làm việc.
Hồ sơ xin giấy phép lao động
Danh sách giấy tờ bắt buộc
Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài bao gồm các giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 11/PLI.
- Bản sao hộ chiếu có chứng thực, còn thời hạn theo quy định.
- Giấy khám sức khỏe hợp lệ, được cấp bởi cơ quan y tế có thẩm quyền trong vòng 12 tháng trước ngày nộp hồ sơ.
- Phiếu lý lịch tư pháp, do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, không quá 6 tháng.
- Hợp đồng lao động hoặc văn bản xác nhận tuyển dụng giữa người lao động nước ngoài và doanh nghiệp.
- Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc theo từng vị trí.
Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự và công chứng tài liệu
Các tài liệu do nước ngoài cấp phải được thực hiện các thủ tục sau để đảm bảo tính pháp lý:
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Thực hiện tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước cấp giấy tờ hoặc cơ quan có thẩm quyền theo điều ước quốc tế.
- Dịch sang tiếng Việt: Các giấy tờ phải được dịch thuật công chứng theo quy định.
- Công chứng tài liệu: Các bản dịch cần được chứng thực tại phòng công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Quy trình nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trực tuyến
Đăng ký tài khoản trên hệ thống dịch vụ công
Người sử dụng lao động cần tạo tài khoản trên hệ thống dịch vụ công trước khi thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến. Quy trình đăng ký tài khoản bao gồm:
- Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc hệ thống dịch vụ công của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Nhập thông tin doanh nghiệp và xác thực tài khoản.
- Hoàn tất đăng ký và đăng nhập vào hệ thống để tiến hành nộp hồ sơ.
Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với cơ quan có thẩm quyền. Các bước thực hiện bao gồm:
- Chuẩn bị hồ sơ: Văn bản đề nghị chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài và các tài liệu liên quan.
- Nộp hồ sơ: Gửi trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc nộp trực tuyến qua hệ thống dịch vụ công.
- Nhận kết quả: Trong thời gian quy định, cơ quan chức năng sẽ xem xét và cấp văn bản chấp thuận nếu hồ sơ hợp lệ.
Nộp hồ sơ trực tuyến và theo dõi tình trạng xử lý
Doanh nghiệp sau khi nhận được văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài có thể tiến hành nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trực tuyến. Các bước thực hiện bao gồm:
- Đăng nhập vào hệ thống dịch vụ công và chọn mục nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
- Điền thông tin đầy đủ theo yêu cầu, đính kèm các tài liệu như giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, hợp đồng lao động, v.v.
- Kiểm tra lại hồ sơ trước khi gửi để đảm bảo không thiếu sót giấy tờ.
- Nộp hồ sơ và nhận biên nhận điện tử để theo dõi tiến trình xử lý.
Sau khi nộp, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trực tuyến. Nếu có yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh, doanh nghiệp cần phản hồi kịp thời để tránh kéo dài thời gian xử lý.
Lý do hồ sơ bị từ chối và cách khắc phục
Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp có thể khắc phục bằng cách:
- Hồ sơ không đầy đủ: Rà soát lại và bổ sung ngay khi có yêu cầu từ cơ quan tiếp nhận.
- Giấy tờ không hợp lệ: Kiểm tra kỹ thông tin trên hộ chiếu, phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe và các tài liệu khác.
- Không đủ điều kiện cấp phép: Điều chỉnh vị trí công việc hoặc xin cấp lại với hồ sơ phù hợp.
Nhận kết quả giấy phép lao động
Doanh nghiệp hoặc người lao động có thể nhận giấy phép lao động trực tiếp tại cơ quan cấp phép hoặc đăng ký nhận qua dịch vụ bưu điện.
Chi phí xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
Mức phí nhà nước khi xin giấy phép lao động
Người sử dụng lao động khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cần đóng phí theo quy định của Nhà nước. Mức phí cụ thể như sau:
- Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính: 1.000.000 đồng.
- Nộp trực tuyến: 800.000 đồng (theo Nghị quyết 142/2022/NQ-HĐND).
Việc nộp hồ sơ trực tuyến có mức phí thấp hơn, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Chi phí dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động
Doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động từ các công ty tư vấn pháp lý để đảm bảo quá trình xử lý nhanh chóng và chính xác. Chi phí dịch vụ này sẽ phụ thuộc vào:
- Phạm vi hỗ trợ: Chuẩn bị hồ sơ, hợp pháp hóa lãnh sự, nộp và theo dõi hồ sơ.
- Thời gian xử lý: Chi phí có thể thay đổi tùy vào việc xử lý nhanh hay thông thường.
- Địa phương: Chi phí dịch vụ có thể khác nhau tùy thuộc vào địa phương nơi doanh nghiệp nộp hồ sơ.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí
Chi phí xin giấy phép lao động có thể thay đổi tùy thuộc vào một số yếu tố như:
- Địa phương nộp hồ sơ: Một số tỉnh, thành phố có thể có mức phí và quy trình khác nhau.
- Thời gian xử lý hồ sơ: Nếu cần xử lý nhanh, doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí dịch vụ.
Thời hạn của giấy phép lao động
Quy định về thời gian có hiệu lực của giấy phép
Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động có thời hạn tối đa là 2 năm. Tuy nhiên, thời hạn cấp phép thực tế có thể ngắn hơn tùy theo điều kiện cụ thể.
Các yếu tố ảnh hưởng đến thời hạn giấy phép
Thời hạn giấy phép lao động không cố định mà phụ thuộc vào một số yếu tố:
- Hợp đồng lao động: Nếu hợp đồng lao động có thời hạn dưới 2 năm, giấy phép sẽ cấp theo thời gian hợp đồng.
- Thời gian trong văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Giấy phép sẽ không cấp quá thời hạn trong văn bản này.
Người lao động và doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn giấy phép để thực hiện thủ tục gia hạn kịp thời.
Gia hạn giấy phép lao động
Điều kiện được gia hạn
Để được gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Giấy phép lao động còn thời hạn ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn.
- Người sử dụng lao động đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài.
- Trường hợp giấy phép lao động đã hết hạn, người lao động phải thực hiện thủ tục xin cấp mới thay vì gia hạn.
Hồ sơ cần chuẩn bị để gia hạn
Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động bao gồm:
- Đơn đề nghị gia hạn giấy phép lao động (Mẫu số 11/PLI).
- Giấy phép lao động cũ còn thời hạn.
- Hộ chiếu còn hiệu lực (bản sao có chứng thực).
- Giấy khám sức khỏe hợp lệ (có thời hạn trong vòng 12 tháng).
- Hợp đồng lao động còn hiệu lực (nếu có).
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Quy trình xin gia hạn giấy phép lao động
Thủ tục gia hạn giấy phép lao động được thực hiện theo các bước sau:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo danh mục yêu cầu.
- Nộp hồ sơ tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tùy theo thẩm quyền.
- Chờ xử lý hồ sơ và nhận kết quả.
Thời gian xử lý hồ sơ gia hạn
Theo Quyết định 1560/QĐ-LĐTBXH, thời gian giải quyết hồ sơ gia hạn giấy phép lao động là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Những lưu ý quan trọng khi gia hạn giấy phép
- Hồ sơ phải được nộp trước thời gian tối thiểu 5 ngày và tối đa 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
- Nếu giấy phép lao động đã hết hạn, người lao động phải thực hiện thủ tục xin cấp mới thay vì gia hạn.
Xem thêm : Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Quy định về thay đổi và cấp lại giấy phép lao động
Khi nào cần thay đổi giấy phép lao động?
Người lao động nước ngoài cần thay đổi giấy phép lao động trong các trường hợp sau:
- Thay đổi thông tin cá nhân (họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu).
- Thay đổi đơn vị sử dụng lao động hoặc vị trí công việc.
- Giấy phép lao động bị mất, hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng.
Hồ sơ và thủ tục thay đổi thông tin giấy phép
Để thay đổi thông tin trên giấy phép lao động, người lao động cần nộp hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại giấy phép lao động (Mẫu số 07/PLI).
- Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực (có chứng thực).
- Giấy phép lao động cũ (nếu còn).
- Giấy tờ chứng minh sự thay đổi thông tin (ví dụ: hộ chiếu mới, quyết định bổ nhiệm mới).
Thời gian xử lý cấp lại giấy phép
Theo quy định, thời gian xử lý cấp lại giấy phép lao động là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Cách xử lý khi giấy phép lao động bị mất hoặc hỏng
- Người lao động cần báo cáo ngay với cơ quan cấp phép.
- Nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động theo đúng thủ tục.
- Không được làm việc khi chưa có giấy phép mới để tránh vi phạm quy định pháp luật.
Xem thêm: Điều kiện và thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài