Tại sao cần thành lập công ty
Khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần lưu ý nhiều yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình đăng ký suôn sẻ và tránh các rủi ro pháp lý. Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp, đặt tên đúng quy định, xác định vốn điều lệ hợp lý, đăng ký ngành nghề kinh doanh chính xác và đảm bảo địa chỉ trụ sở hợp lệ là những bước quan trọng cần chú ý.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần tuân thủ các nghĩa vụ thuế, kế toán và thực hiện đúng các thủ tục sau khi thành lập để tránh vi phạm quy định pháp luật.
Hoạt động hợp pháp, tuân thủ quy định pháp luật
- Doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giúp hoạt động kinh doanh hợp pháp theo luật doanh nghiệp.
- Tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến thuế, hợp đồng kinh doanh và trách nhiệm pháp lý của chủ sở hữu.
Tạo lợi thế trong kinh doanh
- Công ty có tư cách pháp nhân, giúp tăng uy tín với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư.
- Dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động, tiếp cận nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
- Thuận lợi khi hợp tác với các doanh nghiệp lớn và tham gia đấu thầu dự án.
Quản lý tài chính hiệu quả hơn
- Doanh nghiệp có thể mở tài khoản ngân hàng, giao dịch tài chính rõ ràng hơn.
- Dễ dàng huy động vốn từ cá nhân, tổ chức hoặc vay vốn từ ngân hàng, quỹ đầu tư.
- Được hưởng các chính sách ưu đãi thuế dành cho doanh nghiệp.
Giảm rủi ro cá nhân khi kinh doanh
- Với các loại hình công ty như công ty TNHH, công ty cổ phần, chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp, giúp giảm thiểu rủi ro tài chính cá nhân.
- Doanh nghiệp tư nhân có sự linh hoạt trong quản lý nhưng chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn.
Hỗ trợ phát triển thương hiệu và mở rộng thị trường
- Công ty có thể đăng ký thương hiệu, nhãn hiệu, bảo vệ tài sản trí tuệ.
- Dễ dàng triển khai chiến lược marketing và quảng bá thương hiệu rộng rãi.
- Khả năng mở rộng chi nhánh, văn phòng đại diện, tiếp cận nhiều thị trường hơn.
Được bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp
- Công ty có tư cách pháp nhân giúp chủ doanh nghiệp và cổ đông được bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp.
- Hợp đồng kinh doanh rõ ràng, dễ dàng giải quyết tranh chấp theo pháp luật.
Các loại hình công ty, doanh nghiệp phổ biến
Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là các loại hình công ty phổ biến tại Việt Nam theo Luật Doanh nghiệp 2020.
Công ty TNHH một thành viên
- Do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu.
- Chủ sở hữu chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ.
- Không được phát hành cổ phần để huy động vốn.
- Phù hợp với cá nhân hoặc tổ chức muốn kiểm soát hoàn toàn doanh nghiệp.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên
- Có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn.
- Trách nhiệm của các thành viên giới hạn trong phạm vi vốn góp.
- Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, nhưng vẫn linh hoạt trong quản lý.
- Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Công ty cổ phần
- Có tối thiểu 3 cổ đông, không giới hạn số lượng tối đa.
- Được phép phát hành cổ phần để huy động vốn.
- Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp.
- Phù hợp với doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng lớn hoặc niêm yết trên thị trường chứng khoán.
Doanh nghiệp tư nhân
- Do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân.
- Không có tư cách pháp nhân, chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm trực tiếp với mọi khoản nợ.
- Không được phát hành cổ phần hay thêm thành viên.
- Phù hợp với cá nhân kinh doanh nhỏ, ít rủi ro về tài chính.
Công ty hợp danh
- Có ít nhất 2 thành viên hợp danh, chịu trách nhiệm vô hạn.
- Có thể có thành viên góp vốn, nhưng chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp.
- Không được phát hành cổ phần.
- Phù hợp với nhóm cá nhân có chuyên môn cao, muốn kinh doanh chung nhưng cần mức độ trách nhiệm cao.
Điều kiện thành lập công ty
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, việc thành lập công ty tại Việt Nam yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện cụ thể. Dưới đây là những yêu cầu quan trọng cần được tuân thủ.
Điều kiện về chủ sở hữu, thành viên góp vốn
- Cá nhân hoặc tổ chức đều có thể thành lập công ty, trừ các trường hợp bị cấm thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
- Người đại diện theo pháp luật phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
- Đối với doanh nghiệp có nhiều thành viên/cổ đông, phải đảm bảo số lượng thành viên theo từng loại hình công ty.
Điều kiện về ngành nghề kinh doanh
- Doanh nghiệp được quyền đăng ký tất cả các ngành nghề mà pháp luật không cấm.
- Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện cụ thể như vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con.
- Danh mục ngành nghề kinh doanh phải được kê khai chính xác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Điều kiện về tên công ty
- Tên công ty phải không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
- Tên công ty gồm loại hình doanh nghiệp + tên riêng. Ví dụ: Công ty TNHH ABC, Công ty Cổ phần XYZ.
- Không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc vi phạm quy định về sở hữu trí tuệ.
Điều kiện về vốn điều lệ
- Vốn điều lệ do doanh nghiệp tự đăng ký và cam kết góp đủ trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Một số ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, doanh nghiệp cần đảm bảo mức vốn tối thiểu theo quy định.
Điều kiện về trụ sở công ty
- Trụ sở chính của công ty phải có địa chỉ rõ ràng theo quy định (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
- Không được đặt trụ sở tại chung cư có chức năng để ở.
- Doanh nghiệp phải cung cấp hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh hợp pháp.
Điều kiện về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập (nếu có).
- Bản sao giấy tờ cá nhân hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh của tổ chức góp vốn.
- Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền thực hiện thủ tục).
Hồ sơ thành lập công ty
Để tiến hành thủ tục đăng ký thành lập công ty tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và tuân thủ các quy định được nêu trong Luật Doanh nghiệp 2020. Dưới đây là các tài liệu cần thiết tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp.
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
- Đây là mẫu đơn theo quy định của Sở Kế hoạch và Đầu tư, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp.
- Nội dung bao gồm: tên doanh nghiệp, loại hình công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin người đại diện theo pháp luật.
Điều lệ công ty
- Điều lệ là văn bản quy định về cách thức tổ chức, quản lý và hoạt động của công ty.
- Nội dung bao gồm: tên công ty, trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động của công ty.
Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: cần danh sách thành viên góp vốn.
- Công ty cổ phần: cần danh sách cổ đông sáng lập.
- Nội dung danh sách gồm: họ tên, quốc tịch, địa chỉ, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, tỷ lệ góp vốn của từng thành viên/cổ đông.
Bản sao giấy tờ cá nhân của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông
- Đối với cá nhân: CMND/CCCD/Hộ chiếu (công chứng không quá 6 tháng).
- Đối với tổ chức: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu tổ chức góp vốn), kèm theo quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật.
Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền thực hiện thủ tục)
- Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.
Văn bản xác nhận vốn pháp định (nếu ngành nghề yêu cầu)
- Một số ngành nghề đặc thù yêu cầu vốn pháp định (như ngân hàng, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, dịch vụ đòi nợ…).
- Doanh nghiệp cần có văn bản xác nhận mức vốn tối thiểu từ ngân hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Chứng chỉ hành nghề (nếu ngành nghề yêu cầu)
- Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu người đứng đầu hoặc nhân sự chủ chốt có chứng chỉ hành nghề (như luật sư, kiểm toán, kế toán, dịch vụ y tế…).
Thủ tục thành lập công ty
Thủ tục thành lập công ty gồm nhiều bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp được cấp phép hoạt động hợp pháp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất các thủ tục sau khi thành lập.
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định các thông tin quan trọng như:
- Loại hình doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…).
- Tên công ty (không trùng lặp, không vi phạm quy định pháp luật).
- Ngành nghề kinh doanh (chọn ngành nghề phù hợp, có điều kiện nếu cần).
- Vốn điều lệ (tùy theo ngành nghề và kế hoạch kinh doanh).
- Địa chỉ trụ sở chính (có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp).
- Người đại diện theo pháp luật (chịu trách nhiệm quản lý và điều hành doanh nghiệp).
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
- Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh theo quy định.
- Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Cơ quan đăng ký kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và phản hồi trong vòng 3 – 5 ngày làm việc.
Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN).
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cần bổ sung hoặc sửa đổi theo yêu cầu của cơ quan đăng ký.
Bước 4: Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp
- Sau khi được cấp GCNĐKDN, doanh nghiệp phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày.
- Nếu không thực hiện công bố đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Bước 5: Khắc dấu doanh nghiệp
- Doanh nghiệp có thể tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu.
- Con dấu phải chứa tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
- Sau khi khắc dấu, doanh nghiệp có thể sử dụng mà không cần đăng ký với cơ quan nhà nước.
Bước 6: Mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản ngân hàng
- Doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng để thực hiện giao dịch.
- Thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế qua cổng thông tin thuế điện tử.
Bước 7: Đăng ký thuế và hóa đơn điện tử
- Kê khai và nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận GCNĐKDN.
- Đăng ký chữ ký số và nộp thuế điện tử.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
Thời gian và chi phí thành lập công ty
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần nắm rõ thời gian xử lý và chi phí thành lập công ty để có kế hoạch triển khai phù hợp. Dưới đây là thông tin chi tiết về thời gian thực hiện và các khoản chi phí liên quan.
Thời gian thành lập công ty
Thời gian để hoàn tất thủ tục thành lập công ty thường kéo dài từ 3 – 7 ngày làm việc, tùy theo từng bước thực hiện:
- Chuẩn bị hồ sơ: 1 – 2 ngày làm việc.
- Nộp hồ sơ và chờ xét duyệt: 3 – 5 ngày làm việc.
- Công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia: 1 – 2 ngày làm việc.
- Khắc dấu doanh nghiệp: 1 ngày làm việc.
- Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký thuế ban đầu: 2 – 3 ngày làm việc.
- Đăng ký hóa đơn điện tử và chữ ký số: 1 – 2 ngày làm việc.
Lưu ý:
- Nếu hồ sơ bị sai sót hoặc thiếu thông tin, doanh nghiệp cần sửa đổi và bổ sung theo yêu cầu, làm kéo dài thời gian xử lý.
- Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện có thể cần xin giấy phép con, làm tăng thời gian hoàn tất thủ tục.
Chi phí thành lập công ty
Chi phí thành lập công ty bao gồm các khoản phí bắt buộc và các chi phí phát sinh tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp:
Phí bắt buộc
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 – 100.000 đồng (nếu nộp hồ sơ trực tiếp, miễn phí nếu nộp qua Cổng thông tin quốc gia).
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 – 300.000 đồng.
- Phí khắc dấu công ty: 200.000 – 500.000 đồng.
- Phí đăng ký chữ ký số: 1.500.000 – 3.000.000 đồng/năm (tùy nhà cung cấp).
- Phí đăng ký tài khoản ngân hàng: Miễn phí hoặc từ 200.000 – 500.000 đồng (tùy ngân hàng).
Lệ phí môn bài năm đầu tiên:
- Doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng: 2.000.000 đồng/năm.
- Doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở lên: 3.000.000 đồng/năm.
Chi phí phát sinh (tùy chọn)
- Dịch vụ thành lập công ty trọn gói: 1.500.000 – 5.000.000 đồng (tùy đơn vị dịch vụ).
- Chi phí tư vấn luật doanh nghiệp: 500.000 – 2.000.000 đồng.
- Phí dịch vụ mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế ban đầu: 500.000 – 1.500.000 đồng.
Các lưu ý khi thành lập công ty
Thành lập công ty là bước quan trọng trong quá trình khởi nghiệp và phát triển kinh doanh. Để đảm bảo quá trình đăng ký thuận lợi và tránh những rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau.
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp
- Cân nhắc giữa các loại hình như công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh.
- Xác định rõ ưu, nhược điểm của từng loại hình để đảm bảo phù hợp với nhu cầu và định hướng phát triển.
- Đối với công ty có nhiều thành viên/cổ đông, cần quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền lợi để tránh tranh chấp nội bộ.
Đặt tên công ty đúng quy định
- Tên công ty không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký.
- Không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc vi phạm quy định về sở hữu trí tuệ.
- Tên công ty phải có loại hình doanh nghiệp + tên riêng (ví dụ: Công ty TNHH ABC, Công ty Cổ phần XYZ).
- Nên kiểm tra trước tên công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh mất thời gian chỉnh sửa.
Xác định vốn điều lệ hợp lý
- Vốn điều lệ không có quy định mức tối thiểu (trừ ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định), nhưng doanh nghiệp nên đăng ký mức vốn phù hợp với khả năng tài chính.
- Nếu vốn điều lệ quá thấp, có thể ảnh hưởng đến uy tín khi hợp tác kinh doanh.
- Nếu vốn điều lệ quá cao, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức lệ phí môn bài cao hơn và có thể gặp khó khăn trong việc góp đủ vốn trong thời hạn quy định.
Chọn ngành nghề kinh doanh đúng và phù hợp
- Lựa chọn mã ngành kinh doanh theo danh mục ngành nghề được pháp luật công nhận.
- Đối với ngành nghề có điều kiện (như tài chính, y tế, giáo dục, bất động sản…), doanh nghiệp cần đáp ứng đủ điều kiện về giấy phép con, vốn pháp định hoặc chứng chỉ hành nghề.
- Có thể bổ sung ngành nghề sau khi thành lập nếu cần mở rộng kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở hợp lệ
- Trụ sở công ty phải có địa chỉ rõ ràng theo quy định (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
- Không được đặt trụ sở tại chung cư chỉ có chức năng để ở.
- Doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp.
Tuân thủ quy định về thuế và kế toán
- Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày.
- Đăng ký chữ ký số, nộp thuế điện tử và đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
- Lập sổ sách kế toán đầy đủ, tuân thủ chế độ báo cáo tài chính và báo cáo thuế định kỳ.
- Nếu không có bộ phận kế toán riêng, có thể thuê dịch vụ kế toán thuế để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Tránh vi phạm quy định pháp luật
- Không đăng ký kinh doanh những ngành nghề pháp luật cấm.
- Đảm bảo không có thành viên/cổ đông thuộc đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp.
- Ký hợp đồng lao động và tham gia bảo hiểm xã hội cho nhân viên theo quy định nếu có sử dụng lao động.
- Tuân thủ các quy định về an toàn lao động, bảo vệ môi trường đối với một số ngành nghề đặc thù.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết và đầy đủ quy trình, hồ sơ, thủ tục thành lập công ty. Doanh nghiệp cần chú ý từ khâu chọn loại hình, ngành nghề, vốn điều lệ đến các thủ tục pháp lý sau khi đăng ký. Thực hiện đúng quy trình sẽ giúp công ty phát triển bền vững.