Quy định mới về Giấy phép lao động – Work Permit tại Việt Nam | Update 2026 bởi Trung tâm dịch vụ di trú và thị thực Việt Nam – SenElite Law Firm

Đăng vào bởi Luật sư Hoàng

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản xác nhận quyền làm việc hợp pháp tại Việt Nam của người lao động nước ngoài trong thời hạn tối đa 2 năm. Work Permit được cấp khi đáp ứng các điều kiện cơ bản: có doanh nghiệp bảo lãnh, đủ sức khỏe, chuyên môn, không tiền án và có loại visa phù hợp. Giấy phép ghi rõ thông tin người lao động, vị trí và thời hạn làm việc.

I. Vì sao Giấy phép lao động quan trọng?

Giấy phép lao động (Work Permit) là điều kiện pháp lý bắt buộc để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Văn bản này xác nhận người lao động đủ tiêu chuẩn về chuyên môn, sức khỏe, nhân thân và có doanh nghiệp bảo lãnh. Work Permit cũng là căn cứ để xin thẻ tạm trú (TRC), gia hạn visa và bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp.

Từ khi Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các quy định sửa đổi (đặc biệt NĐ 219/2025/NĐ-CP) được áp dụng, yêu cầu đối với Work Permit ngày càng chặt chẽ. Vì vậy, việc hiểu rõ điều kiện – hồ sơ – quy trình là cần thiết để tránh bị từ chối hồ sơ hoặc xử phạt hành chính.

Vì sao Giấy phép lao động quan trọng?
Vì sao Giấy phép lao động quan trọng?

1. Đối với người lao động nước ngoài

  • Hợp pháp hóa việc làm: Giấy phép lao động chứng minh đủ điều kiện làm việc hợp pháp tối đa 2 năm.

  • Bảo vệ quyền lợi: Là cơ sở để ký hợp đồng, tham gia BHYT, BHXH, được pháp luật bảo vệ khi có tranh chấp.

  • Tránh rủi ro pháp lý: Làm việc không có Work Permit có thể bị phạt, trục xuất hoặc cấm nhập cảnh trong 3 năm.

2. Đối với doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài

  • Tuân thủ pháp luật: Đây là điều kiện bắt buộc khi tuyển dụng người nước ngoài, giúp doanh nghiệp tránh bị phạt hoặc đình chỉ hoạt động.

  • Cơ sở giải quyết tranh chấp: Work Permit xác định rõ vị trí, chức danh, trách nhiệm, hỗ trợ xử lý tranh chấp lao động.

  • Quản lý nhân sự – thuế – bảo hiểm: Tạo hồ sơ pháp lý đầy đủ để quản lý lao động nước ngoài minh bạch và đúng quy định.

3. Điều kiện để xin thẻ tạm trú và các thủ tục hành chính khác

Giấy phép lao động là tài liệu bắt buộc khi xin TRC, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký cư trú và thực hiện nhiều thủ tục hành chính khác. Không có Work Permit, người lao động chỉ được lưu trú ngắn hạn theo visa.

Tóm lại

Giấy phép lao động không chỉ là thủ tục hành chính, mà là nền tảng pháp lý bảo vệ quyền lợi của người lao động nước ngoài, đảm bảo trách nhiệm của doanh nghiệp và duy trì môi trường làm việc tuân thủ pháp luật tại Việt Nam.

II. Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do Sở Nội vụ (Trước năm 2025 thẩm quyền thuộc về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) cấp, cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo đúng chức danh, vị trí và doanh nghiệp sử dụng lao động được ghi trên giấy phép. Đây là điều kiện pháp lý bắt buộc đối với hầu hết người nước ngoài làm việc trên 3 tháng.

Giấy phép lao động là gì?

1. Ý nghĩa pháp lý của Giấy phép lao động

Giấy phép lao động có vai trò xác lập đầy đủ tư cách làm việc hợp pháp của người nước ngoài tại Việt Nam, bao gồm:

  • Bằng chứng đủ điều kiện làm việc: xác nhận chuyên môn, sức khỏe, nhân thân và doanh nghiệp bảo lãnh.

  • Căn cứ ký hợp đồng lao động: doanh nghiệp chỉ được ký hợp đồng dài hạn khi người lao động đã có Work Permit.

  • Điều kiện xin thẻ tạm trú (TRC): Work Permit là tài liệu bắt buộc để cấp TRC tối đa 2 năm.

  • Trách nhiệm pháp lý: sử dụng lao động nước ngoài không có GPLĐ có thể bị phạt từ 60–75 triệu đồng hoặc bị đình chỉ hoạt động.

2. Nội dung chính trên Giấy phép lao động

Work Permit thể hiện đầy đủ thông tin nhận diện và phạm vi làm việc của người lao động nước ngoài, bao gồm:

  • Thông tin cá nhân: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu.

  • Thông tin công việc: tên doanh nghiệp bảo lãnh, địa chỉ làm việc, chức danh, vị trí (chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật).

  • Thời hạn giấy phép: ghi rõ ngày bắt đầu – kết thúc, tối đa 2 năm và chỉ được gia hạn 1 lần.

3. Hình thức Giấy phép lao động

  • Được cấp theo mẫu A4 màu thống nhất của Bộ Lao động.

  • Trình bày rõ mã số giấy phép, chức danh, phạm vi công việc và doanh nghiệp sử dụng lao động.

4. Ai cần xin Giấy phép lao động?

Hầu hết người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có Work Permit, trừ các trường hợp được miễn GPLĐ theo quy định (ví dụ: chuyên gia vào dưới 30 ngày/lần và không quá 90 ngày/năm; thành viên góp vốn; nhà quản lý điều hành chủ chốt trong một số dự án…).

5. Mục đích quản lý của Work Permit

  • Quản lý lao động nước ngoài: đảm bảo việc tuyển dụng phù hợp nhu cầu thực tế, tránh lạm dụng lao động nước ngoài.

  • Bảo vệ thị trường lao động trong nước: ưu tiên nguồn nhân lực Việt Nam cho các vị trí cơ bản, chỉ tuyển người nước ngoài khi Việt Nam chưa đáp ứng được.

III. Những trường hợp phải xin Giấy phép lao động

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, hầu hết người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải có Giấy phép lao động (Work Permit), trừ các trường hợp được miễn theo mục VII. Người lao động chỉ được bắt đầu làm việc sau khi được cấp phép.

Những trường hợp phải xin giấy phép lao động

Dưới đây là các nhóm đối tượng bắt buộc phải xin Work Permit:

1. Người lao động làm việc theo hợp đồng

Người nước ngoài ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam đều phải xin Work Permit, bất kể thời hạn hợp đồng dài hay ngắn.

2. Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật

Bao gồm:

  • Nhà quản lý: người giữ chức danh quản lý doanh nghiệp.

  • Giám đốc điều hành: người trực tiếp điều hành hoạt động hằng ngày.

  • Chuyên gia: người có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cao.

  • Lao động kỹ thuật: người có kỹ năng nghề nghiệp được đào tạo hoặc tích lũy kinh nghiệm thực tiễn.

3. Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp (Intra-company transferees)

Áp dụng cho người lao động đã làm việc ít nhất 12 tháng cho doanh nghiệp mẹ ở nước ngoài và được điều chuyển sang hiện diện thương mại tại Việt Nam.

4. Người thực hiện các hợp đồng, thỏa thuận kinh tế – thương mại

Bao gồm các lĩnh vực:

  • Kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm

  • Khoa học – kỹ thuật, văn hóa, giáo dục, y tế, thể thao

  • Các hợp đồng dịch vụ và cung cấp dịch vụ có yếu tố nước ngoài.

5. Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng

Người vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ, thi công dự án, tích hợp hệ thống, triển khai kỹ thuật… theo hợp đồng đã ký với đối tác Việt Nam.

6. Người tham gia chào bán dịch vụ

Trường hợp vào Việt Nam để đàm phán, xúc tiến, chào bán dịch vụ (không phải thương nhân tự do).

7. Người làm việc cho tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài (NGO)

Áp dụng cho người nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế hoặc NGO tại Việt Nam.

8. Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại

Bao gồm trưởng văn phòng đại diện, người đứng đầu chi nhánh, hoặc người được ủy quyền lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.

9. Người thực hiện dự án, gói thầu tại Việt Nam

Người nước ngoài tham gia thi công, triển khai hoặc quản lý dự án, gói thầu có sử dụng lao động nước ngoài.

Người nước ngoài thuộc một trong các nhóm sau bắt buộc phải xin Giấy phép lao động:

  • Làm việc theo hợp đồng;

  • Di chuyển nội bộ;

  • Nhà quản lý, chuyên gia, lao động kỹ thuật;

  • Thực hiện hợp đồng dịch vụ/kinh tế;

  • Cung cấp/chào bán dịch vụ;

  • Làm việc cho tổ chức quốc tế – NGO;

  • Thành lập hiện diện thương mại;

  • Tham gia dự án, gói thầu.

IV. Điều kiện xin Giấy phép lao động

Để được cấp Giấy phép lao động (Work Permit), người nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam. Điều kiện được chia thành điều kiện chung và điều kiện theo từng vị trí công việc.

Điều kiện xin giấy phép lao động

1. Điều kiện đối với người lao động nước ngoài

Người lao động phải bảo đảm các tiêu chuẩn cơ bản sau:

a) Điều kiện chung (áp dụng cho tất cả trường hợp)

  • Từ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

  • Sức khỏe đủ điều kiện làm việc, có giấy khám sức khỏe còn hiệu lực trong 12 tháng (tại Việt Nam hoặc nước ngoài).

  • Lý lịch tư pháp sạch, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc chưa xóa án tích tại Việt Nam và nước ngoài.

  • Có quốc tịch nước ngoài, không thuộc trường hợp bị cấm nhập cảnh.

b) Điều kiện theo từng loại lao động

  • Chuyên gia:

    • Có bằng đại học trở lên và tối thiểu 3 năm kinh nghiệm,

    • Hoặc có chứng chỉ đào tạo/chứng nhận chuyên môn và tối thiểu 5 năm kinh nghiệm.

  • Nhà quản lý / Giám đốc điều hành:

    • Giữ chức danh quản lý trong doanh nghiệp, được chứng minh bằng hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm hoặc tài liệu tương đương.

  • Lao động kỹ thuật:

    • Có ít nhất 1 năm đào tạo kỹ thuật, và

    • Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc đúng chuyên môn.

2. Điều kiện đối với doanh nghiệp sử dụng lao động

Doanh nghiệp muốn sử dụng lao động nước ngoài phải đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu 01/PLI) do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý KCN cấp.

  • Vị trí tuyển dụng phải phù hợp với bằng cấp, kinh nghiệm của người nước ngoài.

  • Không tuyển người nước ngoài cho vị trí mà người Việt Nam đáp ứng được, trừ trường hợp đặc thù theo quy định.

  • Có pháp nhân hợp lệ và đủ thẩm quyền ký hợp đồng, tiếp nhận lao động nước ngoài.

3. Lưu ý quan trọng khi xét điều kiện

  • Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm, chỉ được gia hạn 1 lần.

  • Các giấy tờ nước ngoài (bằng cấp, kinh nghiệm, lý lịch tư pháp…) phải hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật – chứng thực trước khi nộp hồ sơ.

  • Một số trường hợp được miễn Work Permit, nhưng vẫn phải xin xác nhận không thuộc diện cấp (trình Mẫu 09/PLI).

V. Hồ sơ xin Giấy phép lao động đầy đủ

Hồ sơ xin Giấy phép lao động (Work Permit) gồm 03 nhóm tài liệu chính:
(1) Hồ sơ cá nhân của người lao động nước ngoài
(2) Hồ sơ của doanh nghiệp bảo lãnh
(3) Hồ sơ đặc thù theo từng trường hợp

1. Hồ sơ cá nhân của người lao động nước ngoài

Người lao động cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

  • Hộ chiếu bản sao chứng thực, còn hạn theo quy định.

  • 02 ảnh 4×6 nền trắng, chụp không quá 6 tháng.

  • Lý lịch tư pháp Việt Nam hoặc nước ngoài (hiệu lực 6 tháng).

  • Giấy khám sức khỏe theo mẫu Bộ Y tế, còn hiệu lực 12 tháng.

  • Bằng cấp chuyên môn: đại học, cao đẳng, trung cấp, nghề (tùy vị trí).

  • Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm: xác nhận ≥ 3 năm kinh nghiệm đối với chuyên gia; hoặc 1 năm đào tạo + 3 năm kinh nghiệm đối với lao động kỹ thuật.

  • Hợp đồng lao động dự kiến ký, quyết định bổ nhiệm hoặc tài liệu chứng minh vị trí làm việc.

2. Hồ sơ của doanh nghiệp bảo lãnh

Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài phải cung cấp các tài liệu sau:

  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ERC) hoặc giấy phép đầu tư/giấy phép hoạt động.

  • Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài – Mẫu 01/PLI

  • Văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài do Sở LĐ-TB&XH/Ban Quản lý KCN cấp.

  • Văn bản đề nghị cấp Work Permit – Mẫu 11/PLI.

  • Hợp đồng lao động dự kiến, thỏa thuận hoặc quyết định tiếp nhận lao động nước ngoài.

  • Điều lệ công ty, quy chế hoạt động (nếu cơ quan cấp phép yêu cầu).

3. Hồ sơ đặc thù theo từng trường hợp

Một số đối tượng phải bổ sung hồ sơ riêng:

  • Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Quyết định bổ nhiệm, quyết định điều chuyển từ công ty mẹ ở nước ngoài, chứng minh đã làm việc ≥ 12 tháng.

  • Nhà đầu tư nước ngoài: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, tài liệu chứng minh tư cách nhà đầu tư.

  • Tình nguyện viên, nhà cung cấp dịch vụ, thực hiện dự án/gói thầu: Hợp đồng dịch vụ, tài liệu chứng minh mục đích làm việc.

  • Chức danh quản lý/giám đốc điều hành: Tài liệu bổ nhiệm và xác nhận vai trò thực tế.

  • Tất cả giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch công chứng sang tiếng Việt (trừ các trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế).

  • Luôn kiểm tra thời hạn giấy khám sức khỏe (12 tháng) và lý lịch tư pháp (6 tháng) để tránh hồ sơ bị trả lại.

  • Hồ sơ phải nộp trước ngày dự kiến làm việc tối thiểu 15–20 ngày để đảm bảo thời gian xử lý.

VI. Quy trình thủ tục xin Giấy phép lao động

Quy trình thủ tục xin Giấy phép Lao động (GPLĐ) cho người nước ngoài gồm 2 giai đoạn: (1) Doanh nghiệp đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với Sở Nội vụ ít nhất 15 ngày trước khi tuyển dụng và nhận văn bản chấp thuận; (2) Chuẩn bị hồ sơ người lao động (sức khỏe, lý lịch tư pháp, bằng cấp, hộ chiếu, ảnh) và nộp để được cấp GPLĐ trong 10–15 ngày làm việc.

Quy trình thủ tục xin giấy phép lao động

Giai đoạn 1: Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

(Thời gian xử lý: 10–15 ngày)

Bước 1 – Xin chấp thuận nhu cầu (Mẫu 01/PLI)

Doanh nghiệp nộp Mẫu 01/PLI kèm giấy tờ pháp lý (ERC/IRC) đến Sở Nội vụ nơi dự kiến sử dụng lao động.

  • Thời điểm nộp: Ít nhất 15 ngày trước khi tuyển dụng.

  • Nội dung xét duyệt: Cơ quan nhà nước đánh giá liệu vị trí đó có thể sử dụng lao động Việt Nam hay không.

  • Kết quả: Văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Văn bản này là điều kiện bắt buộc để tiếp tục xin Work Permit.

Giai đoạn 2: Xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài

(Thời gian xử lý: 5–10 ngày)

Bước 2 – Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động

Sau khi có văn bản chấp thuận nhu cầu, doanh nghiệp chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ Work Permit cho từng người lao động.

Hồ sơ gồm:

  • Văn bản đề nghị cấp Giấy phép lao động (Mẫu 11/PLI).

  • Lý lịch tư pháp (hiệu lực 6 tháng).

  • Giấy khám sức khỏe (hiệu lực 12 tháng).

  • Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn; tài liệu chứng minh kinh nghiệm.

  • Hộ chiếu; 02 ảnh 4×6 nền trắng.

  • Văn bản chấp thuận nhu cầu đã được phê duyệt ở Giai đoạn 1.

  • Tài liệu đặc thù theo từng vị trí (quản lý, chuyên gia, nội bộ doanh nghiệp…).

Nơi nộp:

  • Sở Nội vụ; hoặc

  • Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Bước 3 – Nhận Giấy phép lao động

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước sẽ cấp Giấy phép lao động:

  • Thời hạn tối đa: 02 năm.

  • Ghi rõ: họ tên, quốc tịch, doanh nghiệp sử dụng, vị trí công việc, địa điểm làm việc và thời hạn.

Sau khi được cấp Work Permit, doanh nghiệp tiến hành:

  • Ký hợp đồng lao động với người nước ngoài;

  • Xin Thẻ tạm trú (TRC) thời hạn 02 năm tương ứng.

Ba bước cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài:

  1. Xin chấp thuận nhu cầu (Mẫu 01/PLI) – 10–15 ngày.

  2. Nộp hồ sơ xin Work Permit (Mẫu 11/PLI) – 5–10 ngày.

  3. Nhận Giấy phép lao động – thời hạn tối đa 2 năm.

Lưu ý quan trọng

  • Tất cả tài liệu nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật công chứng.

  • Hồ sơ phải nộp trước ngày dự kiến làm việc ít nhất 15 ngày.

  • Trường hợp gia hạn/cấp lại Work Permit có quy trình riêng.

VII. Các trường hợp được miễn Giấy phép lao động

Theo pháp luật Việt Nam (Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các sửa đổi), có khoảng 21 trường hợp người lao động nước ngoài được miễn Giấy phép lao động (Work Permit). Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải xin xác nhận thuộc diện miễn bằng Mẫu 09-PLI, ít nhất 10 ngày trước khi người lao động bắt đầu làm việc.

Các trường hợp được miễn giấy phép lao động

Dưới đây là những nhóm trường hợp phổ biến và quan trọng nhất:

1. Chủ sở hữu – Thành viên góp vốn – Thành viên HĐQT

  • Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên.

  • Thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu công ty TNHH có vốn góp đạt mức theo quy định (thường từ 3 tỷ đồng).

  • Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có vốn góp đạt ngưỡng theo quy định.

2. Di chuyển nội bộ doanh nghiệp (11 ngành dịch vụ WTO)

Áp dụng cho chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành trong 11 ngành dịch vụ, đã làm việc ít nhất 12 tháng tại công ty mẹ trước khi điều chuyển sang Việt Nam.

3. Làm việc thời gian ngắn (dưới 30 ngày/lần và không quá 90 ngày/năm)

  • Chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật vào làm việc trong thời gian ngắn.

  • Người vào xử lý sự cố kỹ thuật, sự cố công nghệ ảnh hưởng đến sản xuất (tối đa 90 ngày).

  • Người vào chào bán dịch vụ trong thời hạn dưới 3 tháng.

4. Nhà đầu tư và người đứng đầu tổ chức nước ngoài

  • Nhà đầu tư có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

  • Trưởng văn phòng đại diện, trưởng dự án, người chịu trách nhiệm hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài (NGOs).

5. Luật sư, phóng viên, chuyên gia theo điều ước quốc tế

  • Luật sư nước ngoài đã được cấp phép hành nghề tại Việt Nam.

  • Phóng viên, nhà báo có giấy phép hoạt động tại Việt Nam.

  • Người lao động vào theo điều ước quốc tế, chương trình hợp tác giữa Chính phủ Việt Nam và quốc gia khác.

6. Giảng dạy – nghiên cứu – giáo dục quốc tế

  • Người vào Việt Nam giảng dạy hoặc nghiên cứu theo lời mời của cơ sở giáo dục.

  • Giảng viên, cán bộ quản lý tại các cơ sở giáo dục quốc tế do ngoại giao hoặc liên chính phủ thành lập.

  • Nhà khoa học, chuyên gia công nghệ do Bộ/ban ngành Việt Nam xác nhận.

7. Chương trình thực tập – tình nguyện – thân nhân

  • Tình nguyện viên không hưởng lương theo điều ước quốc tế.

  • Sinh viên/học viên thực tập theo thỏa thuận giữa cơ sở giáo dục nước ngoài và tổ chức tại Việt Nam.

  • Vợ/chồng hoặc con dưới 18 tuổi của người có thẻ tạm trú/thường trú hoặc của người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo điều ước quốc tế.

Hồ sơ xin xác nhận miễn Work Permit

Doanh nghiệp phải chuẩn bị:

  • Mẫu 09/PLI – Văn bản đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

  • Tài liệu chứng minh thuộc diện miễn (hợp đồng, thư mời, giấy chứng nhận đầu tư, giấy đăng ký kết hôn…).

  • Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp (ERC/IRC).

Lưu ý quan trọng

  • Dù được miễn, vẫn phải xin xác nhận miễn GPLĐ, không được tự ý cho người nước ngoài làm việc.

  • Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật công chứng.

  • Xác nhận miễn Work Permit không thay thế cho visa hoặc thẻ tạm trú; người lao động vẫn phải xin loại visa phù hợp.

VIII. Thời gian – Chi phí – Lệ phí Nhà nước cấp giấy phép lao động

Làm Giấy phép lao động (GPLĐ) ở Việt Nam bao gồm thời gian xử lý khoảng 5-10 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ), chi phí lệ phí nhà nước khoảng 1.000.000 VNĐ (nộp trực tiếp) hoặc 800.000 VNĐ (nộp online), nhưng chi phí trọn gói dịch vụ bên ngoài sẽ cao hơn nhiều, khoảng 5-8 triệu đồng tùy loại dịch vụ và công ty, để đảm bảo thủ tục nhanh chóng, chính xác.

1. Thời gian xử lý thủ tục

Thời gian cấp Giấy phép lao động (Work Permit) được chia theo từng giai đoạn:

  • Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: 10–15 ngày làm việc.

  • Cấp Work Permit: 5–7 ngày làm việc sau khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ (có thể rút nhanh 1–3 ngày qua dịch vụ chuyên nghiệp).

  • Tổng thời gian toàn quy trình: 15–25 ngày làm việc (không bao gồm thời gian hợp pháp hóa lãnh sự và chuẩn bị hồ sơ).

Theo quy định, hồ sơ phải nộp trước tối thiểu 15 ngày so với ngày người nước ngoài dự kiến làm việc.

2. Lệ phí Nhà nước

Lệ phí cấp Work Permit do HĐND từng tỉnh quy định, vì vậy mức thu khác nhau giữa các địa phương. Hiện phổ biến:

  • 400.000 – 600.000 đồng: mức áp dụng tại đa số tỉnh/thành.

  • Một số địa phương thu từ 800.000 – 1.000.000 đồng khi nộp trực tuyến hoặc theo mức phí riêng.

Lệ phí chỉ áp dụng cho cơ quan nhà nước; không bao gồm chi phí dịch vụ, dịch thuật, công chứng.

3. Chi phí dịch vụ (nếu doanh nghiệp thuê ngoài)

Ngoài lệ phí Nhà nước, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm:

  • Chi phí dịch vụ trọn gói cấp Work Permit: 5.000.000 – 8.500.000 đồng tùy hồ sơ, loại vị trí và thời gian yêu cầu.

  • Chi phí cấp lại/gia hạn Work Permit: 6.000.000 – 7.000.000 đồng.

  • Chi phí xin miễn Work Permit (Mẫu 09/PLI): từ 5.000.000 đồng.

  • Chi phí dịch thuật – công chứng – hợp pháp hóa lãnh sự: tùy quốc gia và số lượng tài liệu.

Dịch vụ chuyên nghiệp giúp rút ngắn thời gian, đảm bảo hồ sơ không sai, không bị trả lại.

4. Thời hạn của Giấy phép lao động

  • Tối đa 02 năm cho mỗi lần cấp mới.

  • Gia hạn 01 lần, tối đa thêm 02 năm.

  • Sau khi hết hạn gia hạn, bắt buộc xin cấp mới.

Thời gian làm Giấy phép lao động (Work Permit) gồm 10–15 ngày để giải trình nhu cầu và 5–7 ngày để được cấp giấy phép khi hồ sơ hợp lệ. Lệ phí Nhà nước dao động 400.000–600.000 đồng tùy tỉnh. Work Permit có thời hạn tối đa 2 năm và được gia hạn 1 lần thêm tối đa 2 năm trước khi phải xin cấp mới.

  • Giải trình nhu cầu: 10–15 ngày

  • Cấp Work Permit: 5–7 ngày

  • Lệ phí Nhà nước: 400.000–600.000 đồng

  • Thời hạn Work Permit: tối đa 2 năm, gia hạn 1 lần

IX. Gia hạn – Cấp lại Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Gia hạn Giấy phép lao động (Work Permit) chỉ được thực hiện 1 lần, tối đa 2 năm, và phải nộp hồ sơ trước khi giấy phép cũ hết hạn 5–45 ngày. Hồ sơ gồm: Mẫu 11/PLI, Work Permit cũ, hộ chiếu, ảnh 4×6, giấy khám sức khỏe và văn bản chấp thuận nhu cầu. Trường hợp mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin, người lao động sẽ được cấp lại Work Permit trong khoảng 3 ngày làm việc.

1. Gia hạn Giấy phép lao động (Work Permit)

Mục đích: Kéo dài thời gian làm việc hợp pháp của người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Lưu ý: Work Permit chỉ được gia hạn 01 lần, tối đa 02 năm, sau đó phải làm thủ tục cấp mới.

a) Điều kiện gia hạn

Người lao động phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

  • Giấy phép lao động còn hạn, còn tối thiểu 5 ngày và không quá 45 ngày tại thời điểm nộp hồ sơ.

  • Công việc, vị trí, chức danh, địa điểm làm việc không thay đổi so với giấy phép cũ.

  • Doanh nghiệp vẫn thuộc diện được chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

  • Người lao động tiếp tục làm việc cho đúng doanh nghiệp bảo lãnh.

b) Hồ sơ gia hạn Work Permit

Doanh nghiệp chuẩn bị:

  • Văn bản đề nghị gia hạn Work Permit (Mẫu 11/PLI).

  • Bản gốc Work Permit đã cấp.

  • Hộ chiếu bản sao chứng thực.

  • 02 ảnh 4×6 nền trắng (chụp không quá 6 tháng).

  • Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực (12 tháng).

  • Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (còn giá trị).

  • Hợp đồng lao động mới hoặc văn bản chứng minh tiếp tục làm việc.

c) Quy trình – thời gian xử lý

  1. Xin chấp thuận nhu cầu (nếu hết hạn): Nộp Mẫu 01/PLI trước 30 ngày so với ngày dự kiến gia hạn.

  2. Nộp hồ sơ gia hạn: Trong khoảng 05–45 ngày trước khi Work Permit hết hạn.

  3. Xử lý hồ sơ: Sở LĐTB&XH xử lý trong 05 ngày làm việc.

  4. Nhận kết quả: Giấy phép lao động gia hạn thêm tối đa 2 năm.

d) Lệ phí gia hạn

  • Khoảng 450.000 đồng/giấy phép, tùy từng tỉnh/thành phố.

2. Cấp lại Giấy phép lao động

Mục đích: Cấp lại Work Permit khi giấy phép cũ bị mất, rách, hỏng, hoặc có sự thay đổi thông tin.

a) Các trường hợp được cấp lại

  • Work Permit còn hạn nhưng bị mất, hư hỏng.

  • Thay đổi thông tin: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc, tên công ty (không thay đổi mã số).

  • Giấy phép sắp hết hạn (còn 5–45 ngày) nhưng không thuộc diện gia hạn do thay đổi nội dung.

b) Hồ sơ cấp lại Work Permit

  • Văn bản đề nghị cấp lại (Mẫu 11/PLI).

  • 02 ảnh 4×6 nền trắng.

  • Bản gốc Work Permit cũ (nếu còn).

  • Giấy tờ chứng minh sự thay đổi (hộ chiếu mới, quyết định đổi tên công ty…) hoặc xác nhận mất của công an.

  • Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

  • Bản sao chứng thực hộ chiếu.

  • Các giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật công chứng.

c) Quy trình – thời gian xử lý

  1. Doanh nghiệp chuẩn bị và nộp hồ sơ tại Sở LĐTB&XH hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

  2. Sở tiếp nhận và xử lý hồ sơ trong 03 ngày làm việc.

  3. Nhận Work Permit cấp lại hoặc văn bản nêu rõ lý do không chấp thuận.

d) Lệ phí cấp lại

  • Khoảng 450.000 đồng, tùy tỉnh/thành phố.

Lưu ý quan trọng

  • Work Permit được cấp lại có thời hạn bằng thời hạn còn lại của giấy phép cũ, tối đa không vượt quá 02 năm.

  • Doanh nghiệp phải có văn bản chấp thuận nhu cầu trước khi xin gia hạn/cấp lại, trừ trường hợp được miễn.

  • Nộp hồ sơ đúng hạn (5–45 ngày trước khi hết hạn) để tránh gián đoạn quyền làm việc hoặc bị phạt hành chính.

X. Mối quan hệ giữa Visa LĐ1/LĐ2, Giấy phép lao động và Thẻ tạm trú

Visa lao động (LĐ1/LĐ2), Giấy phép lao động (Work Permit – GPLĐ) và Thẻ tạm trú lao động (TRC LĐ1/LĐ2) là ba giấy tờ độc lập nhưng gắn kết chặt chẽ, tạo thành hệ thống pháp lý cho phép người nước ngoài nhập cảnh – làm việc – cư trú dài hạn tại Việt Nam.

1. Mối quan hệ giữa Giấy phép lao động và Visa lao động (LĐ1/LĐ2)

Giấy phép lao động (GPLĐ)

  • Là cơ sở pháp lý tiên quyết để người nước ngoài được làm việc hợp pháp.

  • Do Sở LĐTB&XH cấp, ghi rõ vị trí – chức danh – doanh nghiệp sử dụng – thời hạn làm việc.

  • Là căn cứ để xin Visa LĐ2 (trường hợp phải có GPLĐ).

Visa LĐ1/LĐ2

  • Visa LĐ1: cấp cho trường hợp miễn GPLĐ.

  • Visa LĐ2: cấp cho trường hợp phải có GPLĐ.

  • Cho phép người nước ngoài nhập cảnh và cư trú ngắn hạn để làm việc.

  • Thời hạn visa không được vượt quá thời hạn của GPLĐ hoặc giấy miễn GPLĐ.

Tóm lại:
GPLĐ → Căn cứ để xin Visa LĐ2.
Giấy miễn GPLĐ → Căn cứ để xin Visa LĐ1.

2. Mối quan hệ giữa Visa LĐ và Thẻ tạm trú lao động (TRC LĐ1/LĐ2)

Chuyển đổi Visa → Thẻ tạm trú

Sau khi nhập cảnh bằng Visa LĐ1 hoặc LĐ2 và có GPLĐ còn hiệu lực tối thiểu 12 tháng, người lao động có thể xin Thẻ tạm trú (TRC).

Lợi ích của TRC

  • Thay thế visa trong suốt thời gian cư trú.

  • Cho phép xuất nhập cảnh nhiều lần không cần xin lại visa.

  • Tạo sự ổn định cho người lao động khi sinh sống – làm việc tại Việt Nam.

Phụ thuộc thời hạn

  • Thời hạn TRC LĐ1/LĐ2 không được vượt quá thời hạn của GPLĐ
    hoặc giấy xác nhận miễn GPLĐ.

  • Thời hạn TRC tối đa 2 năm và có thể được cấp mới khi GPLĐ được gia hạn hoặc cấp mới.

3. Sự khác biệt giữa TRC LĐ1 và TRC LĐ2

  • TRC LĐ1: dành cho người lao động thuộc diện miễn GPLĐ.

  • TRC LĐ2: dành cho người lao động phải có GPLĐ.

  1. Giấy phép lao động (GPLĐ) hoặc Giấy miễn GPLĐ là nền tảng pháp lý xác định quyền được làm việc.

  2. Visa LĐ1/LĐ2 là giấy tờ nhập cảnh và cư trú ngắn hạn, được cấp dựa trên GPLĐ hoặc giấy miễn GPLĐ.

  3. Thẻ tạm trú LĐ1/LĐ2 là giấy cư trú dài hạn, chỉ được cấp khi có Visa LĐ và GPLĐ còn thời hạn, với thời hạn TRC luôn phụ thuộc GPLĐ.

XI. Dịch vụ làm Giấy phép lao động nhanh 1–5 ngày (SenElite Law Firm)

SenElite Law Firm – Vietnam Entry Visa Center cung cấp dịch vụ làm Giấy phép lao động (Work Permit) nhanh 1–3–5 ngày, hỗ trợ trọn gói từ A–Z cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Dịch vụ của SenElite được thiết kế để rút ngắn tối đa thời gian xử lý, hạn chế rủi ro bị trả hồ sơ và phù hợp với các trường hợp cần giấy phép gấp.

Dịch vụ làm giấy phép lao động nhanh

1. Phạm vi hỗ trợ trọn gói

SenElite Law Firm thực hiện toàn bộ quy trình cấp Work Permit:

  • Kiểm tra điều kiện và đánh giá hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể.

  • Tư vấn chi tiết về loại hồ sơ, bằng cấp, kinh nghiệm và phương án tối ưu.

  • Soạn toàn bộ biểu mẫu PLI theo đúng quy định (01/PLI – 11/PLI – 09/PLI).

  • Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự – dịch thuật công chứng – chuẩn hóa hồ sơ.

  • Nộp và theo dõi hồ sơ tại Sở Lao động, xử lý phát sinh nhanh.

  • Cấp Work Permit cấp tốc trong 1–3–5 ngày tùy mức độ hồ sơ.

  • Hỗ trợ xin Thẻ tạm trú LĐ1/LĐ2 (TRC) ngay sau khi có Work Permit.

2. Ưu điểm của dịch vụ cấp tốc tại SenElite

  • Rút ngắn thời gian xử lý so với quy trình thông thường (15–25 ngày).

  • Hạn chế tối đa rủi ro bị trả hồ sơ do thiếu hoặc sai tài liệu.

  • Phù hợp nhu cầu cấp gấp của doanh nghiệp, nhà đầu tư, chuyên gia, quản lý.

  • Hỗ trợ xử lý hồ sơ khó, hồ sơ thiếu giấy tờ, hồ sơ bị treo tại Sở Lao động.

3. Thời gian và cam kết

  • Cấp tốc 1 ngày: Áp dụng với hồ sơ chuẩn, đầy đủ và trường hợp đặc thù.

  • Cấp tốc 3 ngày: Đối với hồ sơ cơ bản nhưng cần xử lý nhanh.

  • Cấp tốc 5 ngày: Gói tiêu chuẩn cho phần lớn khách hàng.

  • Hỗ trợ cấp lại – gia hạn – xin miễn Work Permit tùy theo yêu cầu.

(Lưu ý: Thời gian 1–5 ngày tính từ khi hồ sơ đầy đủ hợp lệ và được nộp vào cơ quan có thẩm quyền.)

4. Thông tin liên hệ tư vấn

SenElite Law Firm – Vietnam Entry Visa Center
P400, Tầng 4, Tháp A, Keangnam Landmark 72, Hà Nội
Hotline: 0904 551 359 – 0902 197 119
Email: senelite.vn@gmail.com
Website: https://senelite.vn/