English
Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động là gì? Cập nhật mới theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (Sở Nội vụ – UBND cấp tỉnh) cấp, xác nhận người lao động nước ngoài thuộc diện không phải xin giấy phép lao động theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, trong thực tế, đa số trường hợp (13/15) vẫn bắt buộc phải xin giấy xác nhận này hoặc thực hiện nghĩa vụ thông báo trước 03 ngày làm việc. Hiểu sai quy định miễn giấy phép lao động có thể dẫn đến vi phạm pháp luật lao động.
I. Giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động là gì?
Giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động (Work Permit / Vietnam Work Permit) là văn bản pháp lý do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (UBND cấp tỉnh, thường phân cấp cho Sở Nội vụ) cấp, xác nhận người lao động nước ngoài thuộc diện không phải xin cấp Giấy phép lao động theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Thay vì thực hiện thủ tục xin Work Permit, người lao động phải làm thủ tục xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động để được làm việc hợp pháp tại Việt Nam, đồng thời làm căn cứ xin visa lao động và thẻ tạm trú theo quy định pháp luật.
1. Khái niệm pháp lý theo quy định mới nhất
Giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động (tên pháp lý đầy đủ: Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, xác nhận người lao động nước ngoài thuộc trường hợp không phải xin Giấy phép lao động khi làm việc tại Việt Nam theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Nói cách khác, đây là chứng cứ pháp lý bắt buộc để chứng minh việc làm của người nước ngoài là hợp pháp, trong các trường hợp pháp luật cho phép miễn thủ tục cấp GPLĐ.
Lưu ý quan trọng:
Miễn Giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc không cần giấy tờ hay thủ tục hành chính.
2. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động
Theo Điều 4 và Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
-
Cơ quan có thẩm quyền cấp: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
-
Trên thực tế, thẩm quyền này thường được phân cấp cho Sở Nội vụ tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
👉 Đây là điểm thay đổi quan trọng so với các quy định cũ (trước đây do Sở LĐ–TB&XH xử lý).
3. Thời hạn hiệu lực của Giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động
-
Thời hạn của Giấy xác nhận được cấp theo thời hạn làm việc cụ thể của người lao động nước ngoài;
-
Thời hạn tối đa không quá 02 năm;
-
Có thể gia hạn 01 lần, nếu tiếp tục đáp ứng điều kiện pháp lý.
Việc để Giấy xác nhận hết hạn mà không gia hạn kịp thời có thể khiến người lao động bị coi là làm việc không hợp pháp, dù ban đầu thuộc diện được miễn giấy phép lao động.
4. Phân biệt 3 khái niệm doanh nghiệp thường nhầm lẫn
4.1. Miễn Giấy phép lao động (Miễn GPLĐ)
Là cơ chế pháp lý cho phép một số người lao động nước ngoài không phải xin GPLĐ, nếu thuộc các trường hợp được liệt kê tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
➡️ Đây chỉ là điều kiện, chưa phải là thủ tục hoàn tất.
4.2. Giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động
Là văn bản hành chính bắt buộc, do cơ quan nhà nước cấp, để:
-
Xác nhận người lao động thuộc diện miễn GPLĐ;
-
Làm căn cứ làm việc hợp pháp;
-
Xin visa lao động, thẻ tạm trú (TRC);
-
Xuất trình khi thanh tra, kiểm tra lao động.
👉 Theo thực tiễn áp dụng, 13/15 trường hợp miễn GPLĐ vẫn bắt buộc phải xin giấy xác nhận này.
4.3. Trường hợp chỉ cần thông báo trước 03 ngày
Một số trường hợp rất hẹp (ví dụ: làm việc ngắn hạn dưới 90 ngày/năm theo điều kiện luật định) không phải xin Giấy xác nhận, nhưng vẫn phải thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc cho cơ quan có thẩm quyền.
⚠️ Đây là ngoại lệ, không phải nguyên tắc chung. Việc áp dụng sai nhóm có thể dẫn đến xử phạt.
5. Vì sao người lao động vẫn cần Giấy xác nhận miễn GPLĐ?
Dù không phải xin Giấy phép lao động, người nước ngoài vẫn cần Giấy xác nhận miễn GPLĐ vì các lý do pháp lý sau:
5.1. Hợp pháp hóa việc làm tại Việt Nam
Giấy xác nhận là căn cứ chứng minh người lao động làm việc hợp pháp, tránh bị coi là lao động trái phép.
5.2. Xin visa và thẻ tạm trú
Trong thực tế, cơ quan xuất nhập cảnh yêu cầu Giấy xác nhận miễn GPLĐ khi:
-
Xin visa lao động phù hợp;
-
Xin cấp hoặc gia hạn thẻ tạm trú (TRC).
5.3. Tránh rủi ro xử phạt
Nếu:
-
Không có Work Permit (khi không được miễn), hoặc
-
Không có Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động (khi thuộc diện được miễn),
➡️ Cả người lao động và doanh nghiệp đều có thể bị xử phạt hành chính, buộc chấm dứt làm việc và ảnh hưởng đến hồ sơ cư trú về sau.
6. Một số nhóm đối tượng thường được miễn GPLĐ (ví dụ điển hình)
Theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các nhóm sau thường thuộc diện miễn GPLĐ, nhưng đa số vẫn phải xin Giấy xác nhận:
-
Luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề tại Việt Nam;
-
Nhà đầu tư, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên;
-
Thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần đáp ứng điều kiện vốn;
-
Lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO;
-
Chuyên gia, quản lý, lao động kỹ thuật làm việc ngắn hạn theo điều kiện luật định;
-
Giảng viên, nhà nghiên cứu, tình nguyện viên, sinh viên thực tập theo chương trình hợp pháp.
Giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động là văn bản bắt buộc để người lao động nước ngoài thuộc diện miễn Vietnam Work Permit được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Dù được miễn GPLĐ, phần lớn trường hợp vẫn phải xin giấy xác nhận hoặc thông báo trước 03 ngày, theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
II. Khi nào BẮT BUỘC phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động?
Bạn BẮT BUỘC phải xin Giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động nếu thuộc một trong các trường hợp được miễn GPLĐ theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP nhưng vẫn phát sinh hoạt động làm việc tại Việt Nam, như: nhà đầu tư, thành viên Hội đồng quản trị, lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp, chuyên gia, giảng viên, người kết hôn với công dân Việt Nam và trực tiếp làm việc.
Việc xin Giấy xác nhận này phải thực hiện trước khi bắt đầu làm việc, nhằm hợp pháp hóa tư cách lao động, tránh bị xử phạt hành chính và làm căn cứ xin visa lao động, thẻ tạm trú.
Theo quy định hiện hành, đa số các trường hợp miễn GPLĐ (khoảng 13/15 trường hợp) vẫn bắt buộc phải xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ.
Chỉ có một số ngoại lệ rất hẹp, điển hình như luật sư nước ngoài đã có Giấy phép hành nghề tại Việt Nam hoặc trường hợp đặc thù theo điều ước quốc tế, không phải xin Giấy xác nhận nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ quản lý, thông báo theo quy định, không được tự do làm việc.
1. Nguyên tắc pháp lý quan trọng cần hiểu đúng
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, pháp luật Việt Nam không áp dụng cơ chế “miễn hoàn toàn” đối với người lao động nước ngoài.
Nguyên tắc cốt lõi là:
Miễn giấy phép lao động ≠ không cần thủ tục
Người lao động nước ngoài thuộc diện miễn GPLĐ nhưng vẫn làm việc, điều hành, giảng dạy, tư vấn hoặc thực hiện dự án tại Việt Nam → BẮT BUỘC phải xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ, trừ một số ngoại lệ rất hẹp.
Đây là điểm then chốt khiến nhiều doanh nghiệp và cá nhân hiểu sai, dẫn đến vi phạm dù “tưởng là hợp pháp”.
2. Quy tắc “13/15 trường hợp” – Cách cơ quan nhà nước áp dụng trên thực tế
Theo cấu trúc của Điều 7 (đối tượng miễn) kết hợp với Điều 10 (thủ tục xác nhận) Nghị định 219/2025:
-
Tổng cộng có 15 trường hợp được miễn GPLĐ;
-
Khoảng 13/15 trường hợp:
-
Vẫn phát sinh nghĩa vụ làm việc tại Việt Nam, và
-
BẮT BUỘC phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ trước khi bắt đầu làm việc;
-
-
Chỉ 02 trường hợp đặc biệt không phải xin Giấy xác nhận (nhưng không có nghĩa là không quản lý).
👉 Đây không phải cách hiểu chủ quan, mà là cách áp dụng thống nhất của cơ quan quản lý lao động và xuất nhập cảnh.
3. Bạn BẮT BUỘC phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ khi nào?
Bạn bắt buộc xin Giấy xác nhận nếu đồng thời có đủ 2 yếu tố sau:
-
Thuộc một trong các trường hợp được miễn GPLĐ theo Điều 7;
-
Có hoạt động làm việc thực tế tại Việt Nam, bao gồm:
-
Quản lý, điều hành doanh nghiệp;
-
Tham gia hoạt động sản xuất – kinh doanh;
-
Giảng dạy, nghiên cứu;
-
Tư vấn, thực hiện dự án, gói thầu;
-
Làm việc ngắn hạn nhưng có tính chất lao động.
-
Chỉ cần một trong các hoạt động trên, cơ quan quản lý sẽ yêu cầu Giấy xác nhận miễn GPLĐ.
4. Các nhóm trường hợp BẮT BUỘC phải xin Giấy xác nhận
4.1. Nhà đầu tư, chủ doanh nghiệp, thành viên góp vốn
-
Góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên;
-
Trực tiếp tham gia điều hành, ký kết, quản lý hoạt động tại Việt Nam.
➡️ Bắt buộc xin Giấy xác nhận, dù không ký hợp đồng lao động.
4.2. Thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc
-
Có quyết định bổ nhiệm;
-
Tham gia quản trị, điều hành doanh nghiệp.
➡️ Không có Giấy xác nhận → bị coi là làm việc không hợp pháp.
4.3. Lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp
-
Điều chuyển từ công ty mẹ ở nước ngoài sang hiện diện thương mại tại Việt Nam;
-
Thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO;
-
Là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
➡️ Đây là nhóm gần như luôn phải xin Giấy xác nhận, và thường bị kiểm tra kỹ.
4.4. Chuyên gia, lao động kỹ thuật, tư vấn ngắn hạn
-
Làm việc:
-
Dưới 30 ngày/lần và không quá 3 lần/năm; hoặc
-
Tổng thời gian dưới 90 ngày/năm;
-
-
Xử lý sự cố kỹ thuật, tư vấn chuyên môn, chào bán dịch vụ.
➡️ Miễn GPLĐ nhưng không miễn thủ tục → đa số vẫn phải xin Giấy xác nhận.
4.5. Giảng viên, nhà nghiên cứu, chuyên gia giáo dục
-
Làm việc tại cơ sở giáo dục, nghiên cứu tại Việt Nam;
-
Có văn bản đề nghị/xác nhận của Bộ GD&ĐT, Bộ/ngành hoặc UBND tỉnh.
➡️ Bắt buộc xin Giấy xác nhận để làm căn cứ pháp lý.
4.6. Chuyên gia, tư vấn dự án ODA – hợp tác quốc tế
-
Thực hiện dự án ODA, chương trình hợp tác;
-
Có xác nhận của cơ quan chủ quản.
➡️ Luôn phải xin Giấy xác nhận, dù không xin GPLĐ.
4.7. Trưởng văn phòng đại diện, người đứng đầu tổ chức quốc tế/phi chính phủ
-
Có quyết định bổ nhiệm;
-
Trực tiếp điều hành hoạt động tại Việt Nam.
➡️ Bắt buộc xin Giấy xác nhận.
4.8. Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam
-
Có đăng ký kết hôn hợp pháp;
-
Sinh sống và làm việc tại Việt Nam.
➡️ Vẫn phải xin Giấy xác nhận, trừ trường hợp đặc biệt theo điều ước quốc tế.
5. Trường hợp KHÔNG phải xin Giấy xác nhận – nhưng dễ hiểu nhầm
Theo thực tiễn áp dụng Nghị định 219/2025, chỉ có một số ngoại lệ rất hẹp, điển hình:
-
Luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo Luật Luật sư;
-
Một số trường hợp đặc thù theo điều ước quốc tế có cơ chế quản lý riêng.
⚠️ Ngay cả khi không xin Giấy xác nhận, người lao động vẫn không được “tự do làm việc”, mà phải tuân thủ cơ chế quản lý tương ứng.
Nếu bạn là người lao động nước ngoài được miễn GPLĐ nhưng vẫn làm việc tại Việt Nam, thì trong đa số trường hợp bạn BẮT BUỘC phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ trước khi làm việc.
Việc không xin hoặc xin sai thời điểm có thể dẫn đến:
-
Bị coi là lao động trái phép;
-
Bị xử phạt hành chính;
-
Không xin được visa hoặc thẻ tạm trú;
-
Ảnh hưởng hồ sơ cư trú lâu dài tại Việt Nam.
III. Các trường hợp điển hình BẮT BUỘC phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động
Theo thực tiễn áp dụng Nghị định 219/2025/NĐ-CP, phần lớn người lao động nước ngoài dù được miễn Giấy phép lao động (GPLĐ) nhưng vẫn phải xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ trước khi làm việc tại Việt Nam. Dưới đây là các trường hợp điển hình và phổ biến nhất, thường phát sinh trong doanh nghiệp, dự án và hoạt động đầu tư.
1. Nhà đầu tư, chủ doanh nghiệp góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
Người nước ngoài là:
-
Chủ sở hữu công ty;
-
Thành viên góp vốn công ty TNHH;
-
Nhà đầu tư cá nhân;
có giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên, theo quy định được miễn GPLĐ.
Tuy nhiên, nếu người này:
-
Trực tiếp tham gia quản lý, điều hành;
-
Ký kết hợp đồng, quyết định hoạt động kinh doanh;
-
Có mặt và làm việc thực tế tại Việt Nam;
→ BẮT BUỘC phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ để hợp pháp hóa tư cách làm việc và làm căn cứ xin visa, thẻ tạm trú.
2. Thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc doanh nghiệp
Áp dụng đối với người nước ngoài là:
-
Chủ tịch HĐQT;
-
Thành viên HĐQT;
-
Giám đốc, Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc;
của công ty tại Việt Nam, có quyết định bổ nhiệm hợp pháp.
Dù không ký hợp đồng lao động, việc tham gia quản trị và điều hành doanh nghiệp được xem là hoạt động làm việc tại Việt Nam.
→ Bắt buộc xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ trước khi thực hiện chức năng quản lý.
3. Lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp
Đây là một trong những nhóm bị kiểm tra chặt chẽ nhất trên thực tế, bao gồm:
-
Người lao động được điều chuyển từ công ty mẹ ở nước ngoài sang hiện diện thương mại tại Việt Nam;
-
Thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO;
-
Là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật;
-
Đã làm việc cho công ty mẹ ít nhất 12 tháng trước khi điều chuyển.
→ Mặc dù thuộc diện miễn GPLĐ, gần như luôn phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ.
4. Chuyên gia, lao động kỹ thuật, tư vấn làm việc ngắn hạn
Bao gồm người nước ngoài:
-
Vào Việt Nam làm việc:
-
Dưới 30 ngày mỗi lần và không quá 03 lần trong 01 năm; hoặc
-
Tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày/năm;
-
-
Thực hiện:
-
Tư vấn kỹ thuật;
-
Chào bán dịch vụ;
-
Xử lý sự cố kỹ thuật, công nghệ.
-
👉 Miễn GPLĐ không đồng nghĩa miễn thủ tục.
Trong đa số trường hợp, vẫn phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ, trừ một số ngoại lệ rất hẹp chỉ cần thông báo 03 ngày.
5. Giảng viên, nhà nghiên cứu, chuyên gia giáo dục
Áp dụng cho người nước ngoài:
-
Giảng dạy, nghiên cứu tại cơ sở giáo dục, viện nghiên cứu tại Việt Nam;
-
Tham gia chương trình hợp tác đào tạo, nghiên cứu;
-
Có văn bản đề nghị hoặc xác nhận của:
-
Bộ Giáo dục và Đào tạo;
-
Bộ/ngành liên quan;
-
UBND cấp tỉnh.
-
→ Bắt buộc xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ để được làm việc hợp pháp.
6. Chuyên gia, tư vấn thực hiện dự án ODA hoặc hợp tác quốc tế
Người lao động nước ngoài:
-
Tham gia dự án ODA;
-
Thực hiện chương trình hợp tác song phương, đa phương;
-
Có xác nhận của cơ quan chủ quản dự án.
→ Dù được miễn GPLĐ, luôn phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ trước khi làm việc.
7. Trưởng văn phòng đại diện, người đứng đầu tổ chức quốc tế, phi chính phủ
Áp dụng với người nước ngoài:
-
Được bổ nhiệm làm Trưởng văn phòng đại diện;
-
Là người đứng đầu tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam;
-
Trực tiếp điều hành hoạt động tại Việt Nam.
→ Bắt buộc xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ để chứng minh tư cách làm việc hợp pháp.
8. Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và làm việc tại Việt Nam
Người nước ngoài:
-
Kết hôn hợp pháp với công dân Việt Nam;
-
Sinh sống và có hoạt động làm việc tại Việt Nam.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp này được miễn GPLĐ, nhưng vẫn phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ trước khi làm việc, trừ các trường hợp đặc thù theo điều ước quốc tế.
9. Các trường hợp khác theo điều ước quốc tế hoặc lĩnh vực ưu tiên
Bao gồm người nước ngoài:
-
Làm việc trong lĩnh vực:
-
Khoa học – công nghệ;
-
Đổi mới sáng tạo;
-
Chuyển đổi số;
-
Các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội;
-
-
Có xác nhận của Bộ/ngành hoặc UBND cấp tỉnh;
-
Thực hiện điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
→ Vẫn phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ, trừ khi văn bản chuyên ngành quy định khác.
Nếu bạn là người lao động nước ngoài được miễn GPLĐ nhưng vẫn trực tiếp làm việc tại Việt Nam, thì trong phần lớn các trường hợp bạn bắt buộc phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ trước khi bắt đầu làm việc.
Việc không thực hiện thủ tục này có thể dẫn đến:
Bị coi là lao động nước ngoài trái phép;
Bị xử phạt hành chính;
Không xin được visa hoặc thẻ tạm trú;
Ảnh hưởng hồ sơ cư trú và đầu tư lâu dài.
IV. Hồ sơ xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động
(Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP – cập nhật áp dụng từ 2026)
Để người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi thuộc diện miễn giấy phép lao động (GPLĐ), người sử dụng lao động bắt buộc phải chuẩn bị và nộp đầy đủ hồ sơ xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Việc chuẩn bị đúng – đủ – nhất quán hồ sơ là yếu tố quyết định tỷ lệ được cấp, đồng thời tránh rủi ro bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối.
1. Thành phần hồ sơ xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động
1.1. Văn bản đề nghị cấp Giấy xác nhận miễn GPLĐ
-
Mẫu áp dụng:
Mẫu số 01 – ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP -
Chủ thể ký: Người sử dụng lao động tại Việt Nam
-
Nội dung trọng tâm:
-
Thông tin doanh nghiệp;
-
Thông tin người lao động nước ngoài;
-
Vị trí công việc, hình thức làm việc;
-
Căn cứ pháp lý miễn GPLĐ (dẫn chiếu đúng Điều 7);
-
Thời hạn làm việc đề nghị xác nhận.
-
👉 Đây là tài liệu xuyên suốt toàn bộ hồ sơ, cần tuyệt đối thống nhất với các giấy tờ còn lại.
1.2. Giấy khám sức khỏe
-
Do cơ sở y tế đủ điều kiện tại Việt Nam cấp;
hoặc -
Do cơ sở y tế nước ngoài cấp trong trường hợp:
-
Việt Nam và quốc gia cấp có điều ước/thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau;
-
-
Thời hạn sử dụng: Không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
⚠️ Lưu ý: Giấy khám sức khỏe do nước ngoài cấp thường là điểm hay bị trả hồ sơ nhất nếu không hợp pháp hóa đúng quy định.
1.3. Ảnh màu của người lao động nước ngoài
-
Số lượng: 02 ảnh
-
Kích thước: 4cm x 6cm
-
Yêu cầu kỹ thuật:
-
Phông nền trắng;
-
Mặt nhìn thẳng;
-
Đầu để trần;
-
Không đeo kính;
-
-
Ảnh chụp trong vòng 06 tháng gần nhất.
1.4. Hộ chiếu của người lao động nước ngoài
-
Bản sao hộ chiếu còn thời hạn sử dụng;
-
Nên sao đầy đủ:
-
Trang thông tin cá nhân;
-
Trang visa (nếu đã nhập cảnh).
-
1.5. Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn GPLĐ
(Tài liệu quan trọng nhất của hồ sơ)
Tùy từng trường hợp cụ thể theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy tờ chứng minh có thể bao gồm:
-
Giấy chứng nhận góp vốn/đầu tư (vốn từ 3 tỷ đồng trở lên);
-
Quyết định bổ nhiệm (HĐQT, Giám đốc, Trưởng VPĐD…);
-
Văn bản cử sang Việt Nam của công ty mẹ (di chuyển nội bộ);
-
Hợp đồng, thỏa thuận hợp tác, dự án ODA;
-
Văn bản xác nhận của Bộ/ngành, UBND cấp tỉnh;
-
Giấy đăng ký kết hôn (trường hợp kết hôn với công dân Việt Nam);
-
Văn bản chứng minh lĩnh vực ưu tiên (khoa học, công nghệ, chuyển đổi số…).
👉 Sai loại giấy chứng minh = sai căn cứ miễn = hồ sơ bị từ chối, dù người lao động thực tế thuộc diện miễn.
2. Giấy tờ bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các giấy tờ sau nếu do nước ngoài cấp thì bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại:
-
Quyết định bổ nhiệm;
-
Văn bản cử sang Việt Nam;
-
Xác nhận kinh nghiệm làm việc;
-
Giấy khám sức khỏe nước ngoài;
-
Văn bản xác nhận của tổ chức nước ngoài.
Sau khi hợp pháp hóa, giấy tờ phải:
-
Dịch sang tiếng Việt;
-
Chứng thực bản dịch theo quy định pháp luật Việt Nam.
3. Lưu ý thực tiễn quan trọng cho doanh nghiệp
3.1. Miễn GPLĐ ≠ miễn hồ sơ
-
Phần lớn trường hợp vẫn bắt buộc xin Giấy xác nhận;
-
Không có giấy xác nhận → bị coi là làm việc trái phép.
3.2. Hồ sơ phải thống nhất tuyệt đối
Các thông tin sau phải trùng khớp 100%:
-
Họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu;
-
Vị trí công việc;
-
Hình thức làm việc;
-
Địa điểm làm việc;
-
Thời hạn làm việc.
👉 Chỉ cần một chi tiết không thống nhất cũng có thể bị yêu cầu cấp lại hoặc thu hồi.
3.3. Thời điểm nộp hồ sơ
-
Nộp trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc;
-
Không được làm việc khi chưa có Giấy xác nhận, trừ trường hợp chỉ cần thông báo 03 ngày.
3.4. Thời hạn Giấy xác nhận
-
Theo thời hạn làm việc được xác nhận;
-
Tối đa không quá 02 năm;
-
Chỉ được gia hạn 01 lần.
Hồ sơ xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động không phức tạp về số lượng giấy tờ, nhưng đòi hỏi độ chính xác pháp lý rất cao. Doanh nghiệp cần hiểu rõ từng căn cứ miễn, chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu để tránh rủi ro pháp lý, chậm tiến độ visa và thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài.
V. Quy trình xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động – Thời hạn xử lý
(Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP – áp dụng từ 07/8/2025, thực tiễn 2026)
Quy trình xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được quy định chặt chẽ tại Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng trình tự – đúng thời hạn để người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
BƯỚC 1. Xác định đúng trường hợp miễn GPLĐ và nghĩa vụ hành chính
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần:
-
Đối chiếu Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP để xác định:
-
Người lao động thuộc diện miễn GPLĐ;
-
Có bắt buộc xin Giấy xác nhận hay chỉ cần thông báo 03 ngày.
-
-
Xác định rõ:
-
Vị trí công việc;
-
Hình thức làm việc;
-
Thời hạn làm việc;
-
Địa điểm làm việc tại Việt Nam.
-
👉 Đây là bước mang tính quyết định. Xác định sai ngay từ đầu sẽ dẫn đến nộp sai thủ tục, dù hồ sơ đầy đủ.
BƯỚC 2. Chuẩn bị hồ sơ xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, bao gồm:
-
Văn bản đề nghị cấp Giấy xác nhận (Mẫu số 01);
-
Giấy khám sức khỏe hợp lệ;
-
02 ảnh màu 4x6cm;
-
Hộ chiếu còn thời hạn;
-
Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn GPLĐ;
-
Giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có).
👉 Hồ sơ phải thống nhất tuyệt đối về thông tin cá nhân, vị trí, hình thức và thời hạn làm việc.
BƯỚC 3. Nộp hồ sơ đúng thời hạn và đúng nơi có thẩm quyền
3.1. Thời hạn nộp hồ sơ
-
Nộp trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
⚠️ Lưu ý:
-
Không được làm việc khi chưa có Giấy xác nhận, trừ trường hợp chỉ cần thông báo 03 ngày.
3.2. Nơi nộp hồ sơ
-
UBND cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc;
-
Thực tế được phân cấp cho Sở Nội vụ hoặc cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh.
3.3. Hình thức nộp
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:
-
Nộp trực tiếp;
-
Qua dịch vụ bưu chính công ích;
-
Qua đơn vị được ủy quyền;
-
Qua Trung tâm Phục vụ hành chính công;
-
Trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (nếu địa phương triển khai).
BƯỚC 4. Cơ quan nhà nước thẩm định hồ sơ
-
Thời gian xử lý:
05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong quá trình thẩm định:
-
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng → yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa;
-
Nếu không đủ điều kiện cấp → trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do.
👉 Thời gian 05 ngày chỉ được tính khi hồ sơ hợp lệ, không tính thời gian bổ sung.
BƯỚC 5. Nhận kết quả
5.1. Kết quả giải quyết
-
Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động
(theo Mẫu số 02 – Nghị định 219/2025/NĐ-CP).
5.2. Thời hạn hiệu lực
-
Theo thời hạn làm việc được xác nhận;
-
Tối đa không quá 02 năm;
-
Chỉ được gia hạn 01 lần.
5.3. Giá trị pháp lý của Giấy xác nhận
Giấy xác nhận miễn GPLĐ là căn cứ để:
-
Người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam;
-
Xin visa lao động;
-
Xin thẻ tạm trú (TRC);
-
Xuất trình khi thanh tra, kiểm tra lao động – xuất nhập cảnh.
Xác định đúng trường hợp miễn GPLĐ;
Chuẩn bị hồ sơ theo Nghị định 219/2025;
Nộp hồ sơ trước 10–60 ngày;
Chờ thẩm định trong 05 ngày làm việc;
Nhận Giấy xác nhận – triển khai visa/TRC.
VI. Case study thực tế từ SenElite Law Firm
(Áp dụng Nghị định 219/2025/NĐ-CP – kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tiễn)
Trong quá trình tư vấn và triển khai hồ sơ cho doanh nghiệp FDI, tập đoàn đa quốc gia và cá nhân nước ngoài, SenElite Law Firm ghi nhận rất nhiều trường hợp được miễn Giấy phép lao động (GPLĐ) nhưng vẫn gặp rủi ro pháp lý do hiểu sai hoặc áp dụng sai thủ tục Giấy xác nhận miễn GPLĐ.
Dưới đây là các case study tiêu biểu, phản ánh đúng các tình huống mà doanh nghiệp thường gặp trong thực tế.
Case 1. Nhà đầu tư Hàn Quốc góp vốn 5 tỷ đồng nhưng vẫn bị yêu cầu GPLĐ
Bối cảnh
-
Khách hàng: Cá nhân quốc tịch Hàn Quốc
-
Góp vốn: 5 tỷ đồng vào công ty TNHH tại Việt Nam
-
Vị trí thực tế: Trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày
Vấn đề phát sinh
Doanh nghiệp cho rằng:
“Nhà đầu tư góp vốn trên 3 tỷ đồng thì được miễn GPLĐ → không cần làm thủ tục.”
Khi làm thủ tục xin thẻ tạm trú, hồ sơ bị từ chối vì không có Giấy xác nhận miễn GPLĐ.
Phân tích pháp lý
-
Đúng: Nhà đầu tư góp vốn ≥ 3 tỷ đồng được miễn GPLĐ;
-
Sai: Miễn GPLĐ không đồng nghĩa miễn thủ tục;
-
Theo Điều 7 và Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP → bắt buộc xin Giấy xác nhận nếu nhà đầu tư trực tiếp làm việc, điều hành.
Giải pháp của SenElite Law Firm
-
Chuẩn hóa lại hồ sơ pháp lý về vai trò nhà đầu tư;
-
Xin cấp Giấy xác nhận miễn GPLĐ;
-
Hoàn thiện hồ sơ thẻ tạm trú.
Kết quả
-
Cấp Giấy xác nhận miễn GPLĐ trong 05 ngày làm việc;
-
Cấp thẻ tạm trú 02 năm cho nhà đầu tư.
Case 2. Chuyên gia Nhật Bản làm việc dưới 90 ngày nhưng vẫn bị xử phạt
Bối cảnh
-
Quốc tịch: Nhật Bản
-
Thời gian làm việc: 02 tháng tại Việt Nam
-
Hình thức: Tư vấn kỹ thuật cho dự án sản xuất
Sai lầm phổ biến
Doanh nghiệp cho rằng:
“Làm việc dưới 90 ngày/năm thì không cần thủ tục gì.”
Hậu quả
-
Bị kiểm tra đột xuất;
-
Bị xác định làm việc không có giấy tờ hợp pháp;
-
Doanh nghiệp và NLĐNN bị xử phạt hành chính.
Phân tích pháp lý
-
Trường hợp làm việc dưới 90 ngày/năm → được miễn GPLĐ;
-
Nhưng theo Nghị định 219/2025 → vẫn phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ, trừ trường hợp rất hẹp chỉ cần thông báo 03 ngày.
Giải pháp của SenElite Law Firm
-
Làm việc với cơ quan quản lý lao động địa phương;
-
Bổ sung hồ sơ xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ;
-
Tư vấn điều chỉnh quy trình nội bộ cho doanh nghiệp.
Case 3. Di chuyển nội bộ doanh nghiệp bị từ chối do không thuộc 11 ngành WTO
Bối cảnh
-
Doanh nghiệp mẹ: Singapore
-
Lĩnh vực: Công nghệ phần mềm
-
Điều chuyển chuyên gia sang Việt Nam làm việc
Vấn đề
Hồ sơ bị từ chối với lý do:
“Không thuộc ngành dịch vụ trong Biểu cam kết WTO.”
Phân tích pháp lý
-
Di chuyển nội bộ doanh nghiệp chỉ được miễn GPLĐ khi:
-
Thuộc 11 ngành dịch vụ WTO;
-
Có đủ hồ sơ chứng minh mối quan hệ công ty mẹ – con;
-
Đã làm việc ít nhất 12 tháng tại công ty mẹ.
-
Giải pháp của SenElite Law Firm
-
Rà soát mã ngành hoạt động;
-
Cơ cấu lại hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp tại Việt Nam;
-
Lập hồ sơ xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ theo đúng căn cứ.
Kết quả
-
Hồ sơ được chấp thuận;
-
NLĐNN làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Case 4. Giảng viên nước ngoài bị yêu cầu cấp GPLĐ do thiếu xác nhận của Bộ GD&ĐT
Bối cảnh
-
Giảng viên quốc tịch châu Âu
-
Làm việc tại cơ sở giáo dục quốc tế
Sai sót
-
Không có văn bản xác nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
-
Cho rằng chỉ cần hợp đồng giảng dạy.
Giải pháp của SenElite Law Firm
-
Xin xác nhận đúng thẩm quyền;
-
Hoàn thiện hồ sơ xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ.
Bài học pháp lý rút ra từ thực tiễn
Từ các case study trên, có thể rút ra 05 nguyên tắc quan trọng:
-
Miễn GPLĐ ≠ miễn thủ tục hành chính
-
Phần lớn trường hợp vẫn phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ
-
Xác định sai căn cứ miễn → hồ sơ bị từ chối
-
Làm việc khi chưa có giấy xác nhận → rủi ro xử phạt cao
-
Chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
