GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM TỪ 2026 (Phân tích toàn diện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP – Hướng dẫn đầy đủ nhất dành cho doanh nghiệp, tổ chức và người lao động nước ngoài)

Đăng vào bởi Luật sư Hoàng

Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam từ 2026 là giấy phép do UBND cấp tỉnh cấp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Quy định mới chuẩn hóa 4 vị trí tuyển dụng, bổ sung 15 trường hợp miễn giấy phép lao động và áp dụng quy trình nộp trực tuyến.

Trong gần một thập kỷ trở lại đây, Việt Nam trở thành điểm đến hấp dẫn đối với các nhà đầu tư quốc tế, doanh nghiệp công nghệ cao, ngành sản xuất – chế biến, dịch vụ tài chính, giáo dục toàn cầu, logistics và các mô hình kinh tế đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng cao đến từ nhiều quốc gia. Việc sử dụng lao động nước ngoài trở thành nhu cầu thiết yếu, song cũng kéo theo yêu cầu hoàn thiện hành lang pháp lý nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả thị trường lao động và bảo vệ an ninh – lợi ích quốc gia.

Ngày 07/8/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 219/2025/NĐ-CP, văn bản pháp lý quan trọng thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP, đặt ra một cấu trúc quy định mới về quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là Nghị định có phạm vi tác động rộng, ảnh hưởng trực tiếp đến:

  • Tổ chức sử dụng lao động nước ngoài;
  • Nhà đầu tư, chuyên gia, quản lý quốc tế;
  • Hệ thống doanh nghiệp FDI;
  • Các ngành giáo dục, công nghệ, dịch vụ, sản xuất và tài chính;
  • Các cơ quan xử lý thủ tục hành chính ở địa phương.

Nghị định 219/2025 mang tính cải cách mạnh mẽ, thể hiện ở việc:

  • Chuẩn hóa lại 4 vị trí công việc được phép tuyển dụng người nước ngoài.
  • Xác lập 15 trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
  • Chuyển thẩm quyền cấp phép sang Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
  • Triển khai quy trình trực tuyến hóa qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
  • Tích hợp cấp lý lịch tư pháp và giấy phép lao động trong một chu trình.
  • Điều chỉnh lại trình tự, thời hạn, gia hạn và cấp lại Work Permit.

Bài viết này được biên soạn bởi Trung tâm Dịch vụ Di trú và Thị thực Việt Nam – SenElite Law Firm với định hướng học thuật – pháp lý – tư vấn thực tiễn. Mục tiêu là cung cấp nguồn thông tin toàn diện nhất về giấy phép lao động từ năm 2026 theo Nghị định 219/2025, hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động quốc tế trong quá trình tuân thủ pháp luật Việt Nam.

I. Cơ sở pháp lý về giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Giấy phép lao động (Work Permit) ở Việt Nam là văn bản pháp lý do nhà nước cấp cho người nước ngoài, cho phép họ làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong thời gian nhất định, là điều kiện tiên quyết để xin Visa LĐ và Thẻ tạm trú (TRC), tuân thủ theo Bộ luật Lao động 2019 và là Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết vị trí, thời hạn (tối đa 2 năm), và yêu cầu làm việc đúng nội dung đã cấp, nếu không sẽ bị xử phạt và trục xuất.

Giấy phép lao động là gì?

1. Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người lao động nước ngoài, cho phép họ làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một vị trí, thời hạn và phạm vi được xác định. Đây là điều kiện bắt buộc đối với hầu hết người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, trừ các trường hợp thuộc diện không phải cấp Work Permit theo quy định pháp luật.

Giấy phép lao động có vai trò bảo đảm:

• Người nước ngoài làm việc đúng mục đích, đúng vị trí đã được chấp thuận.
• Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài đúng quy trình pháp lý và trong hạn mức được phép.
• Là cơ sở để được cấp visa lao động (LĐ) và thẻ tạm trú (TRC) phục vụ mục đích làm việc và cư trú lâu dài tại Việt Nam.

Lưu ý quan trọng:

Work Permit không phải là visa. Tuy nhiên, không có Work Permit thì không thể xin visa LĐ hoặc thẻ tạm trú dành cho lao động, trừ trường hợp được miễn theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

2. Cơ sở pháp lý điều chỉnh

Khung pháp lý quản lý người lao động nước ngoài tại Việt Nam từ năm 2026 dựa trên các văn bản sau:

• Bộ luật Lao động 2019 – Quy định nguyên tắc sử dụng lao động nước ngoài
• Nghị định 219/2025/NĐ-CP – Văn bản trung tâm điều chỉnh toàn bộ thủ tục và tiêu chuẩn Work Permit
• Luật Doanh nghiệp 2020 – Quy định về chủ thể sử dụng lao động
• Luật Tổ chức Chính phủ – Căn cứ thẩm quyền ban hành Nghị định
• Các văn bản hướng dẫn của:
– Bộ Công an (quản lý xuất nhập cảnh, visa LĐ, TRC)
– Bộ Nội vụ (vị trí, chức danh quản lý)
– Bộ GD&ĐT (giáo viên, nhà giáo nước ngoài)
– Bộ Công Thương, Bộ VHTTDL và các bộ chuyên ngành liên quan

Nghị định 219/2025/NĐ-CP là cơ sở pháp lý quan trọng nhất, vì quy định toàn diện về vị trí tuyển dụng, tiêu chuẩn lao động nước ngoài, thẩm quyền cấp phép, hồ sơ, quy trình, thời hạn và các trường hợp không phải cấp Work Permit.

3. Mối quan hệ giữa Work Permit – Visa – TRC

Ba loại giấy tờ này cấu thành hệ thống pháp lý cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam và có mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ:

Loại giấy tờ Chức năng Liên quan pháp lý
Giấy phép lao động (WP) Cho phép làm việc hợp pháp tại Việt Nam Là điều kiện tiên quyết để được cấp Visa LĐ và TRC
Visa lao động (LĐ) Cho phép nhập cảnh vào Việt Nam để làm việc Chỉ được cấp khi có WP hoặc xác nhận miễn WP
Thẻ tạm trú (TRC) Cho phép lưu trú dài hạn (tối đa 2 năm) Căn cứ vào WP để xác định mục đích và thời hạn cư trú

Kết luận:
Work Permit là nền tảng trung tâm trong hệ thống quản lý lao động nước ngoài. Visa và TRC chỉ được cấp hợp lệ khi người lao động đáp ứng điều kiện làm Work Permit theo Nghị định 219/2025.

II. Đối tượng phải xin giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025

Nghị định 219/2025/NĐ-CP xác định rõ 13 hình thức làm việc và 4 vị trí công việc hợp lệ mà người nước ngoài có thể đảm nhiệm tại Việt Nam. Đây là căn cứ pháp lý nhằm xác định trường hợp phải làm giấy phép lao động (Work Permit) hoặc được miễn theo các quy định cụ thể.

Đối tượng phải xin giấy phép lao động-Work Permit

1. Mười ba hình thức người nước ngoài làm việc tại Việt Nam (Điều 2)

Một cá nhân được xem là người lao động nước ngoài (và do đó có khả năng phải xin Work Permit) khi vào Việt Nam làm việc theo một trong 13 hình thức sau:

  1. Thực hiện hợp đồng lao động.

  2. Di chuyển nội bộ doanh nghiệp.

  3. Thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận kinh tế – xã hội.

  4. Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

  5. Chào bán dịch vụ tại Việt Nam.

  6. Tình nguyện viên.

  7. Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.

  8. Được điều chuyển từ tổ chức nước ngoài sang Việt Nam.

  9. Tham gia gói thầu hoặc dự án tại Việt Nam.

  10. Thân nhân nhà ngoại giao được phép làm việc.

  11. Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị; thành viên góp vốn dưới 3 tỷ đồng.

  12. Làm việc theo hợp đồng với cơ quan đại diện ngoại giao hoặc tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

  13. Hình thức làm việc khác theo hợp đồng hoặc thỏa thuận với đối tác nước ngoài.

Danh sách này đóng vai trò cốt lõi để xác định một người nước ngoài có thuộc nhóm phải làm Work Permit hay không.

2. Bốn vị trí công việc hợp lệ được tuyển dụng người lao động nước ngoài (Điều 3)

Theo Nghị định 219/2025, người lao động nước ngoài chỉ được tuyển dụng vào 1 trong 4 vị trí dưới đây, khi đáp ứng đầy đủ điều kiện:

2.1. Nhà quản lý

Theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, gồm:
• Thành viên Hội đồng quản trị
• Giám đốc / Tổng Giám đốc
• Người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp

2.2. Giám đốc điều hành (Executive Director)

Thuộc một trong các trường hợp:
• Đứng đầu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện
• Đứng đầu một lĩnh vực chuyên môn và có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đó

2.3. Chuyên gia (Expert)

Một trong hai nhóm điều kiện:
• Bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm, hoặc
• Bằng đại học và ít nhất 1 năm kinh nghiệm đối với các lĩnh vực ưu tiên (AI, công nghệ, tài chính, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số…)

2.4. Lao động kỹ thuật (Technical Worker)

• Có chứng chỉ đào tạo từ 1 năm trở lên + tối thiểu 2 năm kinh nghiệm, hoặc
• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong cùng lĩnh vực chuyên môn

Bốn vị trí này là căn cứ chính để thẩm định hồ sơ xin Work Permit, nhằm bảo đảm người nước ngoài có trình độ phù hợp với nhu cầu và điều kiện của thị trường lao động Việt Nam.

2.5. Khái quát về đối tượng phải xin giấy phép lao động

Kết hợp Điều 2 và Điều 3 của Nghị định 219/2025, đối tượng phải xin Work Permit bao gồm:

• Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo 13 hình thức nêu trên;
• Đồng thời đảm nhiệm một trong 4 vị trí hợp lệ (Quản lý – Giám đốc điều hành – Chuyên gia – Lao động kỹ thuật);
• Và không thuộc 15 trường hợp được miễn theo Điều 7.

III. Quy định 15 trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định 15 trường hợp người nước ngoài không thuộc diện phải xin Giấy phép lao động (Work Permit). Tuy nhiên, phần lớn các trường hợp vẫn phải thực hiện thủ tục hành chính để được cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ (GXN miễn GPLĐ).

Đây là một trong những nội dung doanh nghiệp dễ nhầm lẫn nhất:

• Miễn GPLĐ không có nghĩa là không cần làm thủ tục.
• Trong 15 trường hợp miễn, có 13 trường hợp phải xin Giấy xác nhận, và một số ít chỉ cần thông báo trước 3 ngày làm việc.

15 trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động

1. Các trường hợp tiêu biểu không thuộc diện cấp Work Permit

1.1. Nhà đầu tư hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên

Người nước ngoài là nhà đầu tư hoặc thành viên góp vốn vào tổ chức kinh tế tại Việt Nam với giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Đây là nhóm được miễn GPLĐ phổ biến nhất.
• Thường phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

1.2. Người vào Việt Nam làm việc với thời gian dưới 90 ngày/năm

Người vào làm việc trong thời gian ngắn, không quá 90 ngày trong 1 năm, và làm việc theo nhu cầu phát sinh không thường xuyên.
• Phần lớn trường hợp phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.
• Một số trường hợp đặc biệt chỉ cần thông báo 3 ngày (tùy mục đích công việc).

1.3. Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp (11 ngành dịch vụ WTO)

Áp dụng cho doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam và cử nhân sự sang làm việc theo cơ chế nội bộ.
• Nhân sự phải thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết WTO.
• Phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

1.4. Người thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận kinh tế – xã hội

Chuyên gia, kỹ thuật viên, nhân sự nước ngoài vào thực hiện các hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa cơ quan/tổ chức Việt Nam và đối tác nước ngoài.
• Thường xuyên áp dụng trong lĩnh vực hạ tầng, giáo dục, văn hóa, nghiên cứu.

1.5. Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng

Người nước ngoài vào Việt Nam cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp Việt Nam theo hợp đồng dịch vụ ký kết trước đó.
• Phải chứng minh hợp đồng và năng lực chuyên môn.
• Phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

1.6. Người vào Việt Nam chào bán dịch vụ

Không tham gia cung ứng dịch vụ tại Việt Nam, chỉ khảo sát, đàm phán, giới thiệu dịch vụ.
• Được miễn GPLĐ.
• Thường không thuộc diện thông báo 3 ngày.

1.7. Tình nguyện viên

Người nước ngoài làm việc dưới hình thức phi lợi nhuận, không hưởng lương.
• Cần xác nhận của tổ chức tiếp nhận hoặc tổ chức quốc tế.
• Hầu hết phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

1.8. Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại (Representative presence)

Người được tổ chức nước ngoài cử sang thực hiện các thủ tục thiết lập văn phòng đại diện/chi nhánh tại Việt Nam.
• Được miễn GPLĐ nhưng phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

1.9. Người được điều chuyển từ tổ chức nước ngoài sang hiện diện thương mại tại Việt Nam

Khác với “di chuyển nội bộ doanh nghiệp”. Đây là trường hợp tổ chức nước ngoài chuyển nhân sự sang để hỗ trợ hoặc vận hành tại hiện diện thương mại ở Việt Nam.
• Phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

1.10. Tham gia gói thầu hoặc dự án tại Việt Nam

Người nước ngoài đến làm việc trong các gói thầu, dự án trúng thầu bởi nhà thầu nước ngoài hoặc liên danh.
• Ví dụ: EPC, dự án năng lượng, công trình xây dựng.
• Phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

1.11. Thân nhân nhà ngoại giao được phép làm việc

Vợ/chồng, con của nhân viên cơ quan đại diện ngoại giao được phép làm việc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Không cần GPLĐ.
• Quy trình hành chính tùy theo thỏa thuận quốc tế.

1.12. Giảng viên, nghiên cứu viên theo đề nghị của cơ quan ngoại giao/tổ chức quốc tế

Người nước ngoài được cơ quan ngoại giao, tổ chức quốc tế giới thiệu vào giảng dạy, nghiên cứu tại Việt Nam.
• Phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

1.13. Học sinh, sinh viên thực tập tại Việt Nam

Sinh viên thuộc cơ sở đào tạo nước ngoài đến Việt Nam thực tập theo thỏa thuận giữa hai bên.
• Phổ biến trong các ngành: kỹ thuật, nông nghiệp, y tế, du lịch.
• Một số trường hợp chỉ cần thông báo 3 ngày.

1.14. Tình nguyện viên không hưởng lương

Được tổ chức quốc tế hoặc phi chính phủ cử đến hỗ trợ hoạt động nhân đạo, xã hội.
• Không có thu nhập.
• Thông thường phải xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

1.15. Trường hợp khác theo điều ước quốc tế hoặc pháp luật chuyên ngành

Ví dụ:
• Luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam
• Người làm việc theo hiệp định song phương/đa phương
• Một số trường hợp đặc biệt được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

Một số trường hợp trong nhóm này chỉ cần thông báo 3 ngày thay vì xin GXN.

2. Khi nào phải xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ? (13/15 trường hợp)

Trong 15 trường hợp miễn Work Permit, có 13 trường hợp bắt buộc phải nộp hồ sơ xin Giấy xác nhận theo Mẫu số 02 (Nghị định 219).

Giấy xác nhận này có đặc điểm:

• Thời hạn tối đa: 02 năm (Điều 10)
• Mẫu: Mẫu số 02 – Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ
• Hồ sơ: Theo Điều 8 Nghị định 219/2025
• Nơi nộp: Sở Nội vụ – UBND cấp tỉnh (theo cơ chế “chuyển thẩm quyền” mới của Nghị định 219)
• Ý nghĩa: Là căn cứ pháp lý để xin visa LĐ, thẻ tạm trú, và chứng minh việc làm việc là hợp pháp

Ví dụ các trường hợp phải xin GXN:

• Nhà đầu tư góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
• Người vào làm việc dưới 90 ngày/năm
• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp
• Chuyên gia/nhà tư vấn thuộc dự án ODA
• Giảng viên, nghiên cứu viên theo đề nghị cơ quan ngoại giao
• Học sinh, sinh viên đến thực tập
• Tình nguyện viên không hưởng lương
• Một số trường hợp theo điều ước quốc tế

Hầu hết các trường hợp miễn GPLĐ đều nằm trong nhóm này.

3. Khi nào chỉ cần thông báo 3 ngày làm việc? (Không cần xin GXN)

Theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025, chỉ có một số ít trường hợp được miễn GPLĐ nhưng không cần xin Giấy xác nhận, chỉ cần thông báo trước 03 ngày làm việc.

Các trường hợp tiêu biểu:

  1. Người vào Việt Nam dưới 90 ngày để xử lý sự cố kỹ thuật, công nghệ, phức tạp, khi không thể thay thế bằng chuyên gia trong nước.

  2. Luật sư nước ngoài đã có Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo pháp luật chuyên ngành.

  3. Một số trường hợp theo điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận song phương, đa phương mà Việt Nam là thành viên.

Đặc điểm:

• Không cần nộp hồ sơ xin GXN
• Chỉ cần gửi thông báo điện tử qua Cổng dịch vụ công
• Trách nhiệm thông báo thuộc về doanh nghiệp sử dụng lao động

4. Tóm tắt so sánh quan trọng

Nhóm Có phải xin GPLĐ? Có phải xin Giấy xác nhận? Chỉ thông báo 3 ngày?
13/15 trường hợp miễn GPLĐ Không Có Không
2 trường hợp đặc biệt Không Không Có
Các trường hợp không thuộc Điều 7 Có Không Không

• Phần lớn trường hợp miễn GPLĐ vẫn phải xin Giấy xác nhận (GXN), nếu không sẽ bị coi là làm việc trái phép.
• Chỉ một số ít trường hợp được miễn cả GPLĐ và GXN, nhưng phải thông báo trước 3 ngày làm việc.
• Giấy xác nhận miễn có vai trò quan trọng khi xin visa LĐ, visa DN, thẻ tạm trú (TRC).
• Doanh nghiệp cần nắm rõ phân loại để tránh rủi ro vi phạm hành chính theo luật lao động và luật xuất nhập cảnh.

IV. Điều kiện xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam 

Để được cấp Giấy phép lao động (Work Permit) từ năm 2026, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động phải đáp ứng đồng thời điều kiện chung và điều kiện riêng theo từng vị trí công việc. Nghị định 219/2025 giữ nguyên một số nguyên tắc của Bộ luật Lao động 2019 nhưng bổ sung nhiều yêu cầu chặt chẽ hơn về trình độ, kinh nghiệm và hình thức làm việc.

Điều kiện xin giấy phép lao động

1. Điều kiện chung đối với người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài phải đáp ứng toàn bộ các điều kiện sau:

1.1. Đủ tuổi và năng lực hành vi dân sự

• Từ 18 tuổi trở lên
• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo pháp luật quốc gia của họ

1.2. Lý lịch tư pháp rõ ràng

• Không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự
• Không có án tích chưa được xóa
• Có phiếu lý lịch tư pháp do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, còn thời hạn theo quy định

1.3 Sức khỏe phù hợp

• Có giấy khám sức khỏe hoặc chứng nhận y tế do cơ quan có thẩm quyền cấp
• Có giá trị trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ

1.4. Có vị trí công việc phù hợp theo Điều 3 Nghị định 219

Chỉ được tuyển dụng vào 1 trong 4 vị trí hợp lệ:
• Nhà quản lý
• Giám đốc điều hành
• Chuyên gia
• Lao động kỹ thuật

1.5. Có giấy tờ chứng minh hình thức làm việc theo Điều 18

Ví dụ:
• Hợp đồng lao động dự kiến ký
• Hợp đồng dịch vụ
• Thỏa thuận nội bộ doanh nghiệp
• Giấy cử sang Việt Nam
• Điều lệ công ty (đối với nhà quản lý)

1.6. Hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế còn hiệu lực

Tối thiểu 6 tháng tại thời điểm dự kiến làm việc.

2. Điều kiện riêng theo từng vị trí công việc (Điều 19 Nghị định 219/2025)

Nghị định 219 quy định chi tiết tiêu chuẩn chuyên môn cho 4 vị trí được phép tuyển dụng lao động nước ngoài:

2.1. Nhà quản lý (Manager)

Phải chứng minh một trong các hồ sơ sau:

• Văn bản bổ nhiệm hoặc quyết định giữ chức vụ quản lý
• Điều lệ doanh nghiệp hoặc tài liệu xác nhận vai trò quản lý cấp cao
• Giấy tờ chứng minh vị trí thuộc nhóm:
– Thành viên HĐQT
– Giám đốc/Tổng Giám đốc
– Người đứng đầu tổ chức

Mục tiêu pháp lý: Bảo đảm chỉ nhân sự có quyền điều hành thực tế mới được tuyển vào vị trí quản lý.

2.2. Giám đốc điều hành (Executive Director)

Người lao động phải đáp ứng một trong các điều kiện:

• Là người đứng đầu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, hoặc
• Là người đứng đầu một bộ phận/chức năng và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm điều hành, có tài liệu chứng minh như:
– Quyết định bổ nhiệm
– Xác nhận kinh nghiệm từ tổ chức cũ
– Mô tả chức năng, quyền hạn quản lý trong doanh nghiệp

2.3. Chuyên gia (Expert)

Phải thuộc một trong hai nhóm điều kiện:

Nhóm 1 (chuẩn chung):
• Bằng đại học trở lên + ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong chuyên ngành phù hợp.

Nhóm 2 (lĩnh vực ưu tiên):
• Bằng đại học + ít nhất 1 năm kinh nghiệm đối với lĩnh vực:
– Trí tuệ nhân tạo (AI)
– Công nghệ thông tin – chuyển đổi số
– Tài chính, đầu tư
– Đổi mới sáng tạo
– Ngành nghề cần thu hút nhân tài theo chính sách quốc gia

Hồ sơ chứng minh:
• Bằng cấp
• Thư xác nhận kinh nghiệm từ doanh nghiệp nước ngoài
• Chứng chỉ hành nghề (nếu thuộc ngành bắt buộc)

2.4. Lao động kỹ thuật (Technical Worker)

Người lao động phải đáp ứng một trong hai tiêu chuẩn:

Phương án 1:
• Có giấy chứng nhận đào tạo kỹ thuật tối thiểu 1 năm
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong ngành, nghề được đào tạo

Phương án 2:
• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực tế trong cùng lĩnh vực
• Có xác nhận từ doanh nghiệp nước ngoài hoặc hồ sơ chứng minh tay nghề

3. Điều kiện từ phía doanh nghiệp sử dụng lao động

Ngoài điều kiện của người lao động, doanh nghiệp phải đáp ứng:

3.1. Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

• Theo Điều 12–14 Nghị định 219
• UBND cấp tỉnh là cơ quan phê duyệt
• Văn bản chấp thuận là điều kiện bắt buộc để nộp hồ sơ xin Work Permit

3.2. Vị trí tuyển dụng phải đáp ứng yêu cầu “không tuyển dụng được lao động Việt Nam”

Trừ các trường hợp đặc biệt theo Điều 14.

3.3. Có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc rõ ràng

• Hợp đồng chính thức được ký sau khi Work Permit được cấp
• Đối với các hình thức khác: hợp đồng dịch vụ, thỏa thuận nội bộ, thư cử… theo Điều 18

4. Quan hệ giữa điều kiện – hồ sơ – thẩm quyền

Điều kiện xin giấy phép lao động liên kết với:

• Điều 7: Các trường hợp miễn GPLĐ
• Điều 8: Hồ sơ xin GPLĐ
• Điều 9: Trình tự nộp hồ sơ
• Điều 10: Thời hạn Work Permit
• Điều 18–20: Quy định về hình thức làm việc và vị trí công việc

Doanh nghiệp cần xác định rõ:

  1. Người lao động có thuộc 13 hình thức làm việc hay không

  2. Thuộc vị trí nào trong 4 vị trí hợp lệ

  3. Có nằm trong 15 trường hợp miễn GPLĐ hay không

  4. Điều kiện chuyên môn có được chứng minh bằng hồ sơ hợp lệ hay không

  5. Hồ sơ có cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật hay không

Sự đầy đủ của “điều kiện – hồ sơ – thẩm quyền” quyết định toàn bộ khả năng được cấp Work Permit.

V. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP bao gồm: Văn bản của người sử dụng lao động (Mẫu số 03), Giấy khám sức khỏe, Hộ chiếu (còn hạn), Phiếu lý lịch tư pháp (không quá 6 tháng), 02 ảnh (4×6), và Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (như hợp đồng, quyết định bổ nhiệm…), cùng các giấy tờ chứng minh chuyên môn/năng lực phù hợp với vị trí công việc, và các giấy tờ chứng minh người lao động thuộc diện được miễn cấp GPLĐ (nếu có).

1. Thành phần hồ sơ đầy đủ

Dưới đây là bộ hồ sơ chuẩn, áp dụng cho hầu hết người lao động nước ngoài xin GPLĐ:

1.1. Văn bản đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu số 03)

• Do doanh nghiệp/thương nhân/tổ chức sử dụng lao động lập.
• Là căn cứ pháp lý để cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

1.2. Giấy khám sức khỏe

• Do bệnh viện hoặc cơ sở y tế đủ điều kiện cấp.
• Có giá trị không quá 12 tháng tính từ ngày ký đến ngày nộp.

1.3. Phiếu lý lịch tư pháp

• Do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.
• Có giá trị không quá 6 tháng.
• Nếu cấp tại nước ngoài, phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn).

1.4. Hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế

• Bản sao chứng thực hoặc bản sao kèm bản gốc để đối chiếu.
• Còn hạn tối thiểu theo yêu cầu của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

1.5. 02 ảnh màu (kích thước 4×6 cm)

• Nền trắng, mặt nhìn thẳng, chụp không quá 6 tháng.

1.6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (Điều 18)

Tùy theo hình thức làm việc (13 hình thức tại Điều 2), ví dụ:

• Hợp đồng lao động dự kiến ký
• Hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác nước ngoài
• Thư cử sang Việt Nam (đối với di chuyển nội bộ hoặc điều chuyển từ tổ chức nước ngoài)
• Quyết định bổ nhiệm (đối với nhà quản lý, giám đốc điều hành)
• Thỏa thuận thực tập (đối với sinh viên thực tập)
• Văn bản của cơ quan ngoại giao/tổ chức quốc tế (đối với giảng viên, nghiên cứu viên)

1.7. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc (Điều 19)

Tương ứng 4 vị trí hợp lệ:
• Nhà quản lý: Điều lệ doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm
• Giám đốc điều hành: xác nhận đứng đầu lĩnh vực + ≥ 3 năm kinh nghiệm
• Chuyên gia: bằng đại học + kinh nghiệm
• Lao động kỹ thuật: chứng chỉ nghề hoặc xác nhận kinh nghiệm

1.8. Giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp miễn GPLĐ (nếu có)

Ví dụ:
• Giấy chứng nhận góp vốn từ 3 tỷ đồng
• Xác nhận di chuyển nội bộ doanh nghiệp
• Văn bản đề nghị từ cơ quan ngoại giao, tổ chức quốc tế
• Văn bản chứng minh làm việc dưới 90 ngày/năm

(Các giấy tờ này dùng để xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ – Mẫu số 02 nếu thuộc đối tượng miễn).

2. Các giấy tờ phải hợp pháp hóa lãnh sự (Theo Điều 5 Nghị định 219/2025)

Tất cả giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được:

  • Hợp pháp hóa lãnh sự

  • Dịch sang tiếng Việt

  • Chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam

– trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.

Các loại giấy tờ bắt buộc phải hợp pháp hóa:

• Bằng cấp (Đại học, sau đại học, chứng chỉ đào tạo kỹ thuật…)
• Xác nhận kinh nghiệm làm việc
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, ví dụ:
– Quyết định điều chuyển
– Hợp đồng dịch vụ
– Quyết định bổ nhiệm từ công ty mẹ
• Tài liệu đào tạo nghề, chứng chỉ hành nghề

Lưu ý quan trọng:
Phiếu lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe chỉ hợp pháp hóa nếu cấp tại nước ngoài.

Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

• Hồ sơ phải khớp tuyệt đối giữa tên, chức danh, thời gian, địa chỉ doanh nghiệp
• Giấy tờ nước ngoài không hợp pháp hóa đúng quy trình sẽ bị từ chối
• Hồ sơ cần nộp sớm trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến làm việc
• Hồ sơ giấy tờ được nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo cơ chế mới của Nghị định 219 (chuyển hoàn toàn sang trực tuyến)

VI. Quy trình cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài 

Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam từ năm 2026 được chuẩn hóa theo hướng số hóa, thực hiện chủ yếu qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG), đồng thời liên thông dữ liệu giữa cơ quan cấp GPLĐ và cơ quan công an cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

Thời hạn xử lý hồ sơ được rút gọn và thống nhất, không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Quy trình cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài

1. Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Quy trình thủ tục cấp giấy phép lao động gồm 04 bước bắt buộc, thực hiện theo trình tự pháp lý sau:

  1. Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

  2. Nộp hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ

  3. Thẩm định và xét duyệt hồ sơ

  4. Cấp Giấy phép lao động và trả kết quả điện tử

Mỗi bước đều có mốc thời gian và trách nhiệm pháp lý cụ thể đối với doanh nghiệp sử dụng lao động.

2. Bước 1 – Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Mục đích

Xác định và phê duyệt nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho từng vị trí công việc cụ thể, làm cơ sở pháp lý để tiếp tục xin GPLĐ.

Thời điểm nộp

• Sớm nhất: trước 60 ngày kể từ ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc
• Muộn nhất: không quá 10 ngày làm việc trước ngày dự kiến làm việc

Hồ sơ

• Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu theo Nghị định 219/2025)
• Thông tin chi tiết về vị trí, chức danh, thời hạn làm việc
• Lý do không tuyển dụng được lao động Việt Nam (trừ trường hợp được miễn)

Cơ quan tiếp nhận

• Sở Nội vụ – Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc
• Thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

3. Bước 2 – Nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động

Hình thức nộp

• Nộp trực tuyến qua Cổng DVCQG hoặc
• Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền (trong trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn địa phương)

Tiếp nhận hồ sơ

• Trung tâm Hành chính công (HCC) tiếp nhận hồ sơ điện tử
• Thực hiện kiểm tra hình thức và chuyển hồ sơ đến cơ quan chuyên môn xử lý

Hồ sơ

• Bộ hồ sơ đầy đủ theo Mục V – Điều 18 Nghị định 219/2025
• Bao gồm Mẫu số 03, giấy tờ nhân thân, chuyên môn, hình thức làm việc và các tài liệu liên quan

4. Bước 3 – Thẩm định và xét duyệt hồ sơ

Nội dung thẩm định

Cơ quan có thẩm quyền tiến hành:

• Đối chiếu điều kiện của người lao động theo Điều 19
• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
• Liên thông thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp (nếu người lao động chưa có)
• Đánh giá sự phù hợp giữa vị trí công việc, hình thức làm việc và nhu cầu sử dụng lao động

Thời hạn xử lý

• Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

5. Bước 4 – Cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Kết quả

• Giấy phép lao động được cấp theo Mẫu số 04
• Trả kết quả dưới dạng điện tử, đồng thời có bản giấy theo yêu cầu

Nội dung chính của GPLĐ

• Họ tên người lao động
• Quốc tịch
• Chức danh, vị trí công việc
• Doanh nghiệp sử dụng lao động
• Địa điểm làm việc
• Thời hạn GPLĐ (tối đa 02 năm)

6. Nghĩa vụ sau khi được cấp Giấy phép lao động

Sau khi được cấp GPLĐ, doanh nghiệp và người lao động phải thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Ký hợp đồng lao động phù hợp với nội dung GPLĐ
• Lưu trữ và cập nhật thông tin hợp đồng theo quy định
• Làm căn cứ để xin:
– Visa lao động (LĐ)
– Thẻ tạm trú (TRC) cho người lao động nước ngoài

Lưu ý thực tiễn quan trọng

• Không có văn bản chấp thuận nhu cầu → không được cấp GPLĐ
• Hồ sơ nộp sát thời hạn dễ bị từ chối hoặc kéo dài xử lý
• Thông tin trên GPLĐ phải trùng khớp tuyệt đối với hợp đồng lao động, visa và TRC
• Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ trước 30–45 ngày để bảo đảm tiến độ: Giải trình nhu cầu → Nộp hồ sơ → Thẩm định (liên thông LLTP) → Cấp GPLĐ → Ký HĐLĐ → Xin Visa LĐ/TRC

VII. Gia hạn Giấy phép lao động cho người nước ngoài 

Gia hạn Giấy phép lao động (GPLĐ) là thủ tục pháp lý cho phép người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam sau khi GPLĐ sắp hết hạn, trong trường hợp không có sự thay đổi về vị trí, chức danh, doanh nghiệp sử dụng lao động và hình thức làm việc.

Nghị định 219/2025 quy định chặt chẽ về số lần gia hạn, thời hạn, hồ sơ và trình tự thực hiện, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh gián đoạn tư cách pháp lý của người lao động.

1. Thời hạn và nguyên tắc gia hạn GPLĐ

Theo Điều 27 Nghị định 219/2025:

• Giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần duy nhất
• Thời hạn gia hạn tối đa: 02 năm
• Thời hạn GPLĐ sau gia hạn không vượt quá thời hạn của hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc

Hết thời hạn gia hạn:
→ Không được gia hạn tiếp
→ Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài mới nếu tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài

2. Điều kiện để được gia hạn Giấy phép lao động

Người lao động và doanh nghiệp chỉ được gia hạn GPLĐ khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• GPLĐ còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ
• Người lao động tiếp tục làm việc đúng vị trí, chức danh, địa điểm đã ghi trong GPLĐ
• Doanh nghiệp tiếp tục có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
• Không thuộc trường hợp phải cấp GPLĐ mới theo quy định (thay đổi doanh nghiệp, vị trí, hình thức làm việc…)

3. Hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy phép lao động

Theo Điều 28 Nghị định 219/2025, hồ sơ gia hạn GPLĐ về cơ bản tương tự hồ sơ cấp mới, nhưng được giản lược một số thành phần nếu không có thay đổi.

Thành phần hồ sơ chính gồm:

• Văn bản đề nghị gia hạn GPLĐ (theo mẫu)
• Bản sao GPLĐ đã được cấp
• Giấy khám sức khỏe còn giá trị
• Phiếu lý lịch tư pháp (nếu được yêu cầu theo từng trường hợp cụ thể)
• Hộ chiếu còn hiệu lực
• 02 ảnh màu 4×6 cm
• Giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục đáp ứng điều kiện theo vị trí công việc
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nếu thuộc diện phải xin lại)

Lưu ý:
Các giấy tờ do nước ngoài cấp vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực, trừ trường hợp được miễn.

4. Thời điểm và quy trình gia hạn GPLĐ

Thời điểm nộp hồ sơ

Theo Điều 29 Nghị định 219/2025:

• Nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày
• Và không sớm hơn 45 ngày trước ngày GPLĐ hết hạn

Nộp quá sớm hoặc quá muộn đều có nguy cơ bị từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Quy trình gia hạn

Quy trình gia hạn GPLĐ được thực hiện tương tự cấp mới và gồm các bước:

  1. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ gia hạn

  2. Nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc trực tiếp theo hướng dẫn

  3. Cơ quan có thẩm quyền thẩm định hồ sơ

  4. Cấp GPLĐ gia hạn (ghi rõ thời hạn mới)

5. Thời gian xử lý hồ sơ gia hạn

• Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
• Kết quả được trả dưới dạng điện tử, đồng bộ dữ liệu quản lý lao động và xuất nhập cảnh

6. Lưu ý pháp lý quan trọng về gia hạn GPLĐ

• Không được gia hạn quá 01 lần
• Gia hạn không làm thay đổi nội dung GPLĐ đã cấp
• Nếu có thay đổi về doanh nghiệp, vị trí, chức danh → phải xin cấp mới, không được gia hạn
• Gia hạn GPLĐ là căn cứ để gia hạn Visa LĐ hoặc Thẻ tạm trú (TRC) tương ứng

Gia hạn Giấy phép lao động

GPLĐ sắp hết hạn
→ Kiểm tra điều kiện gia hạn
→ Chuẩn bị hồ sơ
→ Nộp trước 45–10 ngày
→ Xử lý trong 10 ngày
→ Cấp GPLĐ gia hạn (tối đa 2 năm, 1 lần)

VIII. Cấp lại Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Cấp lại Giấy phép lao động (GPLĐ) là thủ tục hành chính áp dụng trong trường hợp GPLĐ vẫn còn thời hạn nhưng không thể tiếp tục sử dụng do bị mất, hư hỏng hoặc có sự thay đổi một số thông tin hành chính của người lao động nước ngoài. Thủ tục này không làm phát sinh GPLĐ mới, mà chỉ điều chỉnh hoặc khôi phục hiệu lực của GPLĐ đã được cấp.

1. Các trường hợp được cấp lại Giấy phép lao động

Theo Điều 23 Nghị định 219/2025, GPLĐ được cấp lại trong các trường hợp sau:

a. Giấy phép lao động bị mất

• Bị thất lạc, mất trong quá trình sử dụng
• Không còn bản gốc để xuất trình khi kiểm tra

b. Giấy phép lao động bị hư hỏng

• Rách, mờ, không đọc được thông tin
• Bị hư hại do tác động vật lý hoặc nguyên nhân khách quan

c. Thay đổi thông tin cá nhân nhưng không thay đổi mã số định danh GPLĐ

Bao gồm các thay đổi sau:
• Họ và tên
• Quốc tịch
• Số hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế
• Tên người sử dụng lao động

Lưu ý quan trọng:
Việc cấp lại chỉ áp dụng khi không thay đổi mã số định danh GPLĐ và không làm thay đổi nội dung cốt lõi như vị trí công việc, chức danh, hình thức làm việc. Nếu có thay đổi các nội dung này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp GPLĐ mới, không được cấp lại.

2. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép lao động

Theo Điều 24 Nghị định 219/2025, hồ sơ cấp lại GPLĐ bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp lại GPLĐ của người sử dụng lao động (theo mẫu)
• Bản sao GPLĐ đã được cấp (nếu còn)
• Hộ chiếu còn hiệu lực của người lao động
• Giấy tờ chứng minh lý do cấp lại:
– Xác nhận mất GPLĐ
– GPLĐ bị hư hỏng
– Giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin (hộ chiếu mới, quyết định đổi tên doanh nghiệp…)

3. Trình tự và nơi nộp hồ sơ cấp lại

Hình thức nộp

• Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hoặc
• Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công theo hướng dẫn của địa phương

Cơ quan giải quyết

• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đã cấp GPLĐ trước đó
• Trung tâm Hành chính công tiếp nhận và chuyển hồ sơ xử lý

4. Thời hạn xử lý hồ sơ cấp lại

Theo Điều 26 Nghị định 219/2025:

• Thời gian xử lý: không quá 03 ngày làm việc
• Tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Đây là một trong những thủ tục có thời gian xử lý nhanh nhất trong toàn bộ quy trình quản lý GPLĐ.

5. Thời hạn của Giấy phép lao động được cấp lại

• GPLĐ cấp lại có thời hạn bằng thời hạn còn lại của GPLĐ đã được cấp trước đó
• Thời gian đã làm việc theo GPLĐ cũ không được gia hạn lại
• Cấp lại không làm phát sinh thời hạn mới

6. Lưu ý pháp lý quan trọng

• Cấp lại không phải là gia hạn
• Không được cấp lại nếu GPLĐ đã hết hạn
• Trường hợp GPLĐ hết hạn → phải xin cấp mới
• Mọi thay đổi làm ảnh hưởng đến bản chất công việc → không đủ điều kiện cấp lại

Cấp lại Giấy phép lao động

GPLĐ còn hạn
→ Bị mất / hư hỏng / thay đổi thông tin
→ Chuẩn bị hồ sơ cấp lại
→ Nộp tại Trung tâm HCC / Cổng DVCQG
→ Xử lý trong 03 ngày
→ Nhận GPLĐ cấp lại (thời hạn = thời hạn còn lại)

IX. Thu hồi và chấm dứt hiệu lực Giấy phép lao động 

Theo Điều 30 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Giấy phép lao động (GPLĐ) của người nước ngoài bị chấm dứt hiệu lực hoặc bị thu hồi trong các trường hợp nhất định nhằm bảo đảm kỷ cương quản lý lao động nước ngoài và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp sử dụng lao động.

GPLĐ không còn giá trị sử dụng khi rơi vào các trường hợp chấm dứt hiệu lực theo luật định; đồng thời, cơ quan có thẩm quyền có quyền ra quyết định thu hồi nếu phát hiện vi phạm hoặc phát sinh căn cứ pháp lý bắt buộc.

1. Các trường hợp chấm dứt hiệu lực Giấy phép lao động

Giấy phép lao động đương nhiên chấm dứt hiệu lực trong các trường hợp sau:

• GPLĐ hết thời hạn ghi trên giấy phép
• Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc chấm dứt
• Người lao động nước ngoài không còn làm việc tại Việt Nam
• Người lao động bị trục xuất theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền
• Doanh nghiệp sử dụng lao động chấm dứt hoạt động hoặc có thông báo ngừng hoạt động

Trong các trường hợp trên, GPLĐ tự động mất hiệu lực, không cần quyết định thu hồi riêng biệt.

2. Các trường hợp bị thu hồi Giấy phép lao động

Theo Điều 31 Nghị định 219/2025, GPLĐ bị thu hồi khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Người lao động làm việc không đúng nội dung được ghi trong GPLĐ
• Doanh nghiệp hoặc người lao động không tuân thủ trình tự, thủ tục theo Nghị định 219/2025
• Phát hiện hồ sơ giả mạo, kê khai không trung thực khi xin cấp GPLĐ
• Người lao động bị khởi tố, truy cứu trách nhiệm hình sự
• Doanh nghiệp sử dụng lao động vi phạm nghiêm trọng quy định về quản lý lao động nước ngoài

Thu hồi GPLĐ là biện pháp hành chính có tính chế tài, nhằm chấm dứt ngay việc làm việc trái phép.

3. Thẩm quyền và trách nhiệm thu hồi Giấy phép lao động

Thẩm quyền

• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đã cấp GPLĐ là cơ quan có thẩm quyền quyết định thu hồi hoặc ghi nhận việc chấm dứt hiệu lực GPLĐ.

Trách nhiệm của doanh nghiệp

Doanh nghiệp sử dụng lao động có nghĩa vụ:

• Thu hồi GPLĐ từ người lao động nước ngoài
• Nộp lại GPLĐ cho cơ quan có thẩm quyền
• Thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hiệu lực hoặc thu hồi GPLĐ
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến xuất nhập cảnh (chấm dứt visa LĐ/TRC nếu cần)

4. Trình tự thực hiện thu hồi GPLĐ

Theo Điều 32 và Điều 33 Nghị định 219/2025, trình tự thực hiện gồm:

  • Phát sinh căn cứ chấm dứt hiệu lực hoặc thu hồi GPLĐ

  • Doanh nghiệp thu hồi GPLĐ từ người lao động

  • Doanh nghiệp nộp lại GPLĐ cho cơ quan có thẩm quyền

  • Cơ quan nhà nước cập nhật trạng thái GPLĐ trên hệ thống quản lý

  • Thông báo cho cơ quan liên quan (lao động – xuất nhập cảnh)

5. Hệ quả pháp lý sau khi GPLĐ bị thu hồi hoặc chấm dứt hiệu lực

• Người lao động không được tiếp tục làm việc tại Việt Nam
• Doanh nghiệp phải chấm dứt sử dụng lao động nước ngoài trái phép
• Visa lao động (LĐ) hoặc thẻ tạm trú (TRC) có thể bị thu hồi hoặc hủy giá trị
• Doanh nghiệp và người lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu không thực hiện đúng nghĩa vụ

Thu hồi Giấy phép lao động

GPLĐ hết hạn / Vi phạm / Doanh nghiệp ngừng hoạt động
→ GPLĐ chấm dứt hiệu lực hoặc bị thu hồi
→ Doanh nghiệp thu hồi và nộp lại GPLĐ
→ Cơ quan nhà nước cập nhật hệ thống
→ Chấm dứt quyền làm việc hợp pháp

• Thu hồi GPLĐ khác hoàn toàn với cấp lại hoặc gia hạn
• Không nộp lại GPLĐ đúng hạn có thể bị xử phạt hành chính
• Doanh nghiệp nên chủ động xử lý ngay khi phát sinh căn cứ thu hồi
• Việc không tuân thủ có thể ảnh hưởng đến khả năng bảo lãnh lao động nước ngoài trong tương lai

X. Thẩm quyền cấp Giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Nghị định 219/2025/NĐ-CP đánh dấu sự thay đổi căn bản về thẩm quyền cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Trọng tâm cải cách là chuyển thẩm quyền từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sang Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

1. Thẩm quyền mới: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

a) Chuyển thẩm quyền cấp GPLĐ

Theo Nghị định 219/2025:

• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền duy nhất quyết định việc cấp, gia hạn, cấp lại và thu hồi GPLĐ
• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội không còn là cơ quan “chính” trực tiếp cấp GPLĐ như trước đây

Thay vào đó, UBND cấp tỉnh thực hiện phân cấp, ủy quyền cho:

• Sở Nội vụ (đối với đa số trường hợp)
• Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (đối với doanh nghiệp trong khu)

Việc phân cấp này nhằm rút ngắn đầu mối xử lý và tăng trách nhiệm quản lý tại địa phương.

b) Tác động đối với doanh nghiệp FDI và bộ phận HR

Sự thay đổi thẩm quyền dẫn đến các tác động thực tiễn sau:

• Doanh nghiệp FDI không còn làm việc trực tiếp với Sở LĐTBXH như trước
• Hồ sơ cần đồng bộ chặt chẽ với hệ thống hành chính cấp tỉnh
• Việc lựa chọn đúng cơ quan được UBND phân cấp là yếu tố quyết định tiến độ xử lý
• Sai cơ quan tiếp nhận có thể dẫn đến bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian giải quyết

2. Hệ thống điện tử và cơ chế nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

a) Nộp hồ sơ điện tử là hình thức bắt buộc

Theo Nghị định 219/2025:

• Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG) là đầu mối bắt buộc để nộp hồ sơ liên quan đến GPLĐ
• Hình thức nộp trực tiếp chỉ áp dụng trong các trường hợp đặc thù theo hướng dẫn của địa phương

Việc nộp hồ sơ điện tử nhằm:

• Chuẩn hóa biểu mẫu
• Giảm giấy tờ trùng lặp
• Tăng khả năng theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ

b) Liên thông thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Một điểm cải cách quan trọng của Nghị định 219/2025 là:

• Liên thông dữ liệu giữa cơ quan cấp GPLĐ và cơ quan công an
• Cho phép thực hiện đồng thời thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong cùng chu trình xử lý GPLĐ
• Giảm đáng kể thời gian và số lần nộp hồ sơ cho doanh nghiệp và người lao động

• Nghị định 219/2025 chuyển trọng tâm quản lý GPLĐ về cấp tỉnh
• Doanh nghiệp FDI cần cập nhật lại đầu mối xử lý hồ sơ
• Nộp hồ sơ điện tử là xu hướng bắt buộc, không còn lựa chọn
• Cơ chế chuyển tiếp bảo đảm quyền lợi pháp lý cho doanh nghiệp và người lao động đang làm việc hợp pháp

XI. Kết luận và khuyến nghị từ Trung tâm Dịch vụ Di trú và Thị thực Việt Nam – SenElite Law Firm

Nghị định 219/2025/NĐ-CP thiết lập một hệ thống pháp lý mới về quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, với mức độ chặt chẽ hơn, phân quyền rõ ràng hơn và số hóa toàn diện hơn so với các quy định trước đây. Đây là bước tiến quan trọng trong quản trị thị trường lao động, đồng thời cũng đặt ra yêu cầu tuân thủ cao hơn đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài (FDI).

Qua quá trình tư vấn và triển khai thực tiễn, SenElite Law Firm nhận thấy các doanh nghiệp thường gặp phải một số rủi ro phổ biến sau:

• Xác định sai vị trí công việc theo 4 nhóm được phép tuyển dụng
• Hồ sơ chứng minh kinh nghiệm, chuyên môn không phù hợp với vị trí xin GPLĐ
• Nhầm lẫn giữa miễn GPLĐ, xin Giấy xác nhận miễn và nghĩa vụ thông báo 03 ngày
• Nộp hồ sơ không đúng mốc thời gian pháp lý theo quy định của Nghị định 219
• Áp dụng sai hình thức làm việc theo Điều 2, dẫn đến hồ sơ bị từ chối hoặc thu hồi GPLĐ

Để hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và bảo đảm tiến độ sử dụng lao động nước ngoài, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp:

• Chuẩn bị hồ sơ tối thiểu 30–45 ngày trước thời điểm dự kiến làm việc
• Kiểm tra đầy đủ điều kiện pháp lý của người lao động trước khi ký kết hợp đồng
• Thực hiện đúng và đủ quy trình điện tử trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia
• Chủ động chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu thay vì xử lý bị động khi bị yêu cầu bổ sung
• Tham vấn đơn vị pháp lý chuyên sâu để bảo đảm tính chính xác và đồng bộ hồ sơ

Với vai trò là Trung tâm Dịch vụ Di trú và Thị thực Việt Nam, SenElite Law Firm cung cấp dịch vụ pháp lý trọn gói liên quan đến lao động nước ngoài, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện và cấu trúc hồ sơ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP
• Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với cơ quan có thẩm quyền
• Thực hiện thủ tục xin Giấy phép lao động (cấp mới – gia hạn – cấp lại)
• Xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ
• Thực hiện thủ tục Visa lao động (LĐ) và Thẻ tạm trú (TRC) liên quan

Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tuân thủ pháp luật Việt Nam, giảm thiểu rủi ro hành chính và tối ưu hóa quy trình sử dụng lao động nước ngoài một cách hiệu quả, bền vững và đúng quy định.

Liên hệ tư vấn Giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025

Nếu doanh nghiệp hoặc người lao động nước ngoài cần đánh giá điều kiện, chuẩn hóa hồ sơ hoặc triển khai thủ tục Giấy phép lao động, Giấy xác nhận miễn GPLĐ, Visa lao động và Thẻ tạm trú theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, đội ngũ luật sư và chuyên gia di trú của SenElite Law Firm – Vietnam Entry Visa Center sẵn sàng hỗ trợ.

Vui lòng để lại thông tin qua biểu mẫu liên hệ hoặc liên hệ trực tiếp theo các kênh dưới đây để được tư vấn chính xác theo từng trường hợp cụ thể:

SenElite Law Firm – Vietnam Entry Visa Center

Địa chỉ:
P400, Tầng 4, Tháp A, Keangnam Landmark 72, Hà Nội

Hotline:
0904 551 359
0902 197 119

Email:
senelite.vn@gmail.com

Website:
https://senelite.vn/

Cam kết bảo mật thông tin – Tư vấn đúng quy định pháp luật – Đồng hành trọn quy trình.