Trong quá trình làm việc và hoạt động tại Việt nam, người lao động nước ngoài có thể cần xin cấp lại giấy phép lao động ( work permit ) nếu giấy phép bị mất, hỏng, hết hạn hoặc cần thay đổi thông tin. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn về điều kiện, thủ tục cấp lại giấy phép lao động một cách chính xác, đúng trình tự theo quy định của pháp luật.
Khi nào cần cấp lại giấy phép lao động?
Giấy phép lao động (Work Permit) là điều kiện bắt buộc để người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, giấy phép cần được cấp lại để đảm bảo tính hợp lệ và tiếp tục sử dụng mà không ảnh hưởng đến công việc.
Các trường hợp bắt buộc phải xin cấp lại giấy phép lao động
Theo Khoản 2 Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động bắt buộc phải xin cấp lại giấy phép lao động nếu rơi vào một trong các tình huống sau:
- Giấy phép lao động bị mất, hỏng hoặc rách: Khi giấy phép không còn nguyên vẹn hoặc bị thất lạc, không thể sử dụng hợp lệ.
- Thay đổi thông tin trên giấy phép: Khi người lao động có sự thay đổi về tên, quốc tịch hoặc số hộ chiếu.
- Người lao động thay đổi vị trí công việc hoặc doanh nghiệp: Khi thay đổi vị trí làm việc, chức danh, hoặc chuyển sang làm việc tại một doanh nghiệp khác.
- Giấy phép lao động bị thu hồi nhưng có thể xin cấp lại: Trường hợp giấy phép bị thu hồi do vi phạm hành chính nhưng doanh nghiệp và người lao động đã khắc phục được nguyên nhân.
Sự khác biệt giữa cấp lại và gia hạn giấy phép lao động
Việc cấp lại giấy phép lao động thường bị nhầm lẫn với gia hạn giấy phép. Tuy nhiên, đây là hai thủ tục hoàn toàn khác nhau theo quy định của pháp luật.
- Cấp lại giấy phép lao động: Dành cho các trường hợp giấy phép bị mất, hỏng, thay đổi thông tin hoặc thay đổi doanh nghiệp sử dụng lao động.
- Gia hạn giấy phép lao động: Áp dụng khi giấy phép sắp hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp cũ với vị trí không thay đổi.
Theo Khoản 1 Điều 19 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời gian tối đa 2 năm. Nếu không đủ điều kiện gia hạn, người lao động phải thực hiện thủ tục cấp mới thay vì cấp lại.
Các trường hợp cần cấp lại giấy phép lao động
Giấy phép lao động (Work Permit) là tài liệu quan trọng cho người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Trong một số trường hợp, người lao động cần xin cấp lại giấy phép để đảm bảo quyền lợi và tránh vi phạm quy định pháp luật.
Giấy phép lao động bị mất, hỏng hoặc rách
Giấy phép lao động cần được bảo quản cẩn thận. Nếu bị thất lạc hoặc hư hỏng, người lao động phải làm đơn xin cấp lại ngay để tránh bị xử phạt.
Theo Khoản 2 Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động nước ngoài khi làm mất giấy phép cần có văn bản xác nhận mất giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc cam kết về việc mất giấy phép để làm căn cứ xin cấp lại.
Thay đổi thông tin trên giấy phép lao động (tên, quốc tịch, số hộ chiếu)
Khi có sự thay đổi thông tin cá nhân, giấy phép lao động cần được cấp lại để tránh rủi ro pháp lý:
- Đổi tên: Khi người lao động có giấy tờ hợp pháp chứng minh việc thay đổi tên.
- Thay đổi quốc tịch: Khi người lao động được cấp quốc tịch mới và có giấy tờ chứng minh hợp pháp.
- Đổi hộ chiếu: Khi số hộ chiếu mới không còn trùng khớp với thông tin trên giấy phép lao động.
Trong các trường hợp trên, việc cập nhật lại Work Permit giúp tránh khó khăn khi làm thủ tục xuất nhập cảnh, xin visa hoặc gia hạn thẻ tạm trú.
Người lao động thay đổi vị trí công việc hoặc doanh nghiệp sử dụng lao động
Theo Khoản 3 Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, nếu người lao động thay đổi một trong các yếu tố sau, giấy phép lao động phải được cấp lại:
- Vị trí công việc: Khi đảm nhận công việc khác với nội dung trên giấy phép lao động hiện tại.
- Doanh nghiệp sử dụng lao động: Khi chuyển từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác, ngay cả khi vẫn làm cùng vị trí.
Giấy phép lao động hiện tại sẽ mất hiệu lực nếu có sự thay đổi trên. Doanh nghiệp mới phải thực hiện thủ tục cấp lại Work Permit để đảm bảo tính hợp pháp cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Giấy phép lao động bị thu hồi nhưng có thể xin cấp lại
Giấy phép lao động có thể bị thu hồi trong các trường hợp như:
- Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không tuân thủ quy định về lao động.
- Người lao động vi phạm các điều khoản hợp đồng hoặc quy định pháp luật.
- Phát hiện sai sót về hồ sơ hoặc thông tin không chính xác trên giấy phép lao động.
Tuy nhiên, nếu nguyên nhân thu hồi có thể khắc phục, người lao động hoặc doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép để tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Điều kiện cấp lại giấy phép lao động
Để được cấp lại giấy phép lao động, người lao động nước ngoài cần tiếp tục đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật. Cụ thể:
Người lao động nước ngoài vẫn đáp ứng điều kiện làm việc tại Việt Nam
- Không thuộc diện bị trục xuất hoặc cấm nhập cảnh vào Việt Nam.
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật phù hợp với vị trí công việc.
- Được doanh nghiệp hoặc tổ chức bảo lãnh hợp pháp.
- Không vi phạm các quy định về sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Theo Khoản 1 Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, chỉ những người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện này mới được xem xét cấp lại giấy phép lao động.
Có giấy tờ hợp lệ chứng minh lý do cần cấp lại
Khi nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động, người lao động phải cung cấp các giấy tờ chứng minh lý do cấp lại, bao gồm:
- Trường hợp mất giấy phép: Văn bản xác nhận mất giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc bản cam kết mất giấy phép của người lao động.
- Trường hợp hỏng giấy phép: Bản gốc giấy phép lao động bị hỏng để cơ quan cấp phép kiểm tra.
- Trường hợp thay đổi thông tin: Giấy tờ chứng minh sự thay đổi như hộ chiếu mới, giấy xác nhận đổi tên, giấy xác nhận quốc tịch.
Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng, tránh tình trạng bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
Giấy phép lao động cũ vẫn còn thời hạn hoặc đáp ứng điều kiện cấp lại
Giấy phép lao động chỉ được cấp lại nếu:
- Vẫn còn thời hạn hợp lệ tại thời điểm xin cấp lại.
- Đáp ứng điều kiện cấp lại theo quy định, chẳng hạn như bị thu hồi nhưng lý do thu hồi đã được khắc phục.
Trường hợp giấy phép đã hết hạn, người lao động phải thực hiện thủ tục xin cấp mới thay vì cấp lại.
Hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động
Để đảm bảo quá trình cấp lại giấy phép lao động diễn ra thuận lợi, người lao động và doanh nghiệp sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định.
Giấy tờ từ người lao động nước ngoài
- Đơn đề nghị cấp lại giấy phép lao động (Mẫu số 07/PLI), có chữ ký của người lao động và xác nhận của doanh nghiệp.
- Hộ chiếu còn hiệu lực (bản sao công chứng), đảm bảo thông tin trùng khớp với giấy tờ nộp kèm.
- Giấy phép lao động cũ (nếu còn), giúp đối chiếu thông tin trước khi cấp lại.
- Giấy xác nhận làm việc tại doanh nghiệp (áp dụng khi có sự thay đổi về vị trí công việc hoặc doanh nghiệp sử dụng lao động).
Giấy tờ từ doanh nghiệp sử dụng lao động
- Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động, xác nhận lý do cấp lại và cam kết thực hiện đúng quy định.
- Hợp đồng lao động mới (nếu có thay đổi về nội dung công việc hoặc vị trí làm việc của người lao động).
- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp sử dụng lao động.
Hồ sơ cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và đúng theo quy định để tránh việc bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối cấp lại.
Quy trình thủ tục cấp lại giấy phép lao động
Doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện đúng các bước theo quy định để được cấp lại giấy phép lao động nhanh chóng và hợp pháp.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định
Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại giấy phép lao động theo Mẫu số 07/PLI.
- Hộ chiếu còn hiệu lực (bản sao có công chứng).
- Giấy phép lao động cũ (nếu còn).
- Giấy xác nhận làm việc tại doanh nghiệp (nếu thay đổi vị trí công việc).
- Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của doanh nghiệp.
- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan cấp phép
Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động được nộp tại cơ quan có thẩm quyền tùy theo từng trường hợp:
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội: Dành cho lao động nước ngoài làm việc tại các doanh nghiệp ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất.
- Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất: Dành cho lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu chế xuất.
Người lao động hoặc doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến nếu địa phương đã triển khai.
Bước 3: Xử lý hồ sơ và thời gian giải quyết
Theo Khoản 3 Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ cấp lại giấy phép lao động là 5 – 7 ngày làm việc tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Các lý do bị từ chối và cách khắc phục
- Hồ sơ không đầy đủ hoặc sai mẫu: Cần bổ sung theo yêu cầu của cơ quan cấp phép.
- Thông tin trên giấy tờ không trùng khớp: Cần kiểm tra lại hộ chiếu, hợp đồng lao động và giấy phép cũ.
- Không đáp ứng điều kiện cấp lại: Nếu không đủ điều kiện, người lao động có thể cần làm thủ tục cấp mới.
Để tránh bị từ chối, doanh nghiệp và người lao động nên kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp và bổ sung giấy tờ đầy đủ theo yêu cầu.
Bước 4: Nhận giấy phép lao động cấp lại
Sau khi được duyệt, giấy phép lao động cấp lại sẽ được trả theo hai hình thức:
- Nhận trực tiếp: Người lao động hoặc doanh nghiệp đến cơ quan cấp phép để nhận.
- Nhận qua bưu điện: Nếu doanh nghiệp đã đăng ký dịch vụ chuyển phát.
Sau khi nhận giấy phép, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin để tránh sai sót. Nếu phát hiện lỗi, cần liên hệ ngay với cơ quan cấp phép để chỉnh sửa.
Thời hạn của giấy phép lao động sau khi cấp lại
Giấy phép cấp lại có thời gian hiệu lực là bao lâu?
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động cấp lại có thời hạn bằng với thời gian còn lại trên giấy phép cũ trước khi bị mất, hỏng hoặc có sự thay đổi thông tin.
Nếu giấy phép lao động còn hiệu lực 6 tháng trước khi xin cấp lại, thời gian cấp lại cũng sẽ là 6 tháng. Trường hợp doanh nghiệp muốn kéo dài thời gian sử dụng, cần thực hiện thủ tục xin cấp mới thay vì cấp lại.
Trường hợp nào cần xin cấp mới thay vì cấp lại?
- Giấy phép lao động cũ đã hết hạn tại thời điểm xin cấp lại.
- Người lao động không đáp ứng điều kiện để cấp lại giấy phép.
- Doanh nghiệp sử dụng lao động không có đủ giấy tờ pháp lý để tiếp tục bảo lãnh người lao động.
Việc xác định đúng trường hợp cần cấp lại hay cấp mới giúp người lao động và doanh nghiệp tránh mất thời gian và chi phí không cần thiết.
Chi phí cấp lại giấy phép lao động
Chi phí cấp lại giấy phép lao động bao gồm các khoản lệ phí theo quy định của Nhà nước và chi phí dịch vụ hỗ trợ (nếu có). Dưới đây là chi tiết mức phí theo từng trường hợp.
Các khoản lệ phí theo quy định của Nhà nước
Theo quy định hiện hành, chi phí cấp lại giấy phép lao động được thu theo mức phí do từng địa phương quy định, dựa trên Thông tư 85/2019/TT-BTC về lệ phí cấp giấy phép lao động. Mức phí có thể dao động như sau:
- 400.000 – 600.000 VNĐ cho việc cấp lại giấy phép lao động do mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin.
- 800.000 – 1.000.000 VNĐ cho các trường hợp cấp lại do thay đổi doanh nghiệp sử dụng lao động hoặc vị trí công việc.
Doanh nghiệp và người lao động nên tham khảo mức phí cụ thể tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương để có thông tin chính xác nhất.
Chi phí dịch vụ hỗ trợ cấp lại (nếu có)
Để giảm thời gian xử lý và tránh sai sót hồ sơ, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ hỗ trợ cấp lại giấy phép lao động. Mức chi phí dịch vụ có thể dao động từ 3.000.000 – 7.000.000 VNĐ, tùy thuộc vào:
- Thời gian xử lý hồ sơ (cấp nhanh hay tiêu chuẩn).
- Mức độ hỗ trợ trong việc chuẩn bị hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước.
- Khu vực doanh nghiệp hoạt động (một số địa phương có mức phí dịch vụ cao hơn do thủ tục phức tạp hơn).
Việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ giúp đảm bảo hồ sơ đầy đủ, tránh bị từ chối và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.